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公司采购管理制度及操作流程

一、总则

目的：为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资及服务的质量，满足公司生产经营需求，特制定本制度及操作流程。

适用范围：本制度适用于公司各部门及下属分支机构的所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等采购。

基本原则：采购工作应遵循“公平、公正、公开”的原则，坚持优质优价、及时高效、廉洁自律，严格遵守国家法律法规及公司相关规定。

二、职责分工

采购部门：

负责制定采购计划，组织实施采购活动，包括供应商选择、谈判、合同签订等。

跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量到货。

建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理，优化供应商资源。

负责采购成本控制，通过谈判、招标等方式获取最优惠的采购价格和条款。

需求部门：

根据生产经营计划和实际需求，提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等关键信息。

参与采购过程，协助采购部门进行技术交流、样品确认、验收等工作，确保采购物资或服务符合使用要求。

反馈采购物资在使用过程中的问题，为供应商评估和改进采购工作提供依据。

财务部门：

负责审核采购预算，确保采购活动在预算范围内进行。

参与采购合同评审，对合同中的付款条款、税务条款等进行审核，防范财务风险。

根据采购合同和验收结果，办理货款支付手续，并进行财务核算和账务处理。

对采购成本进行分析和监控，为采购决策提供财务支持。

质量部门：

制定采购物资的质量标准和验收规范，参与采购合同中质量条款的制定。

负责采购物资的到货检验和验收工作，出具检验报告，对不合格品进行处理和跟踪。

对供应商的质量保证能力进行评估和审核，推动供应商持续改进产品质量。

审计部门：

对采购活动进行全过程审计监督，包括采购计划、供应商选择、采购合同、采购价格、验收付款等环节。

查处采购过程中的违规违纪行为，提出审计整改建议，促进采购管理的规范化和制度化。

三、采购管理流程

（一）采购需求确定

需求部门根据生产计划、库存情况、项目需求等，填写《采购申请表》。申请表应详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间、预算金额等信息。对于大型设备或技术复杂的采购项目，需求部门还需提供详细的技术方案和论证报告。

《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门对采购需求进行汇总分析，结合市场供应情况、库存水平等因素，判断需求的合理性和紧迫性。对于不合理或可暂缓的需求，采购部门应与需求部门沟通协调，提出调整建议。

（二）采购计划编制

采购部门根据审核通过的采购需求，编制《采购计划》。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预计采购金额、预计到货时间、采购方式（如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等）等内容。

对于常规物资采购，采购部门可根据历史采购数据、市场价格波动情况等，制定年度或季度采购计划框架，并根据实际需求在框架内进行动态调整。对于临时性或紧急采购需求，采购部门应及时调整采购计划，优先保障供应。

《采购计划》编制完成后，需经采购部门负责人审核，并报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的执行依据，采购部门应严格按照计划组织实施采购。

（三）供应商选择与评估

采购部门通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、参加展会等）收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。对新供应商，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关资质证书、产品说明书、业绩案例等资料，进行初步资格审查。

对于符合初步资格要求的供应商，采购部门可组织需求部门、质量部门等相关人员进行实地考察（如有必要）。考察内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务能力、企业信誉等方面。考察结束后，考察人员应填写《供应商考察报告》，对供应商进行综合评价。

采购部门根据资格审查和实地考察结果，选择至少三家（特殊情况除外）潜在供应商进入询价或招标环节。对于重要物资或大额采购项目，可邀请专业的第三方机构对供应商进行信用评估，作为选择供应商的参考依据。

建立供应商定期评估机制。采购部门联合质量部门、需求部门等，每季度或每半年对供应商进行一次评估。评估指标包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务响应速度等。根据评估结果，对供应商进行分级管理，对表现优秀的供应商给予优先合作、增加订单量等奖励；对表现不佳的供应商，要求其限期整改，如整改仍不合格，则取消其供应商资格。

（四）采购谈判与合同签订

采购部门向选定的供应商发出询价函或招标文件，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间、付款方式等内容，要求供应商在规定时间内报价或投标。

收到供应商的报价或投标文件后，采购部门组织相关人员进行评审。对于询价