文化公司档案保密管理细则.doc

文化公司档案保密管理细则

一、总则

1.目的

为加强本文化公司的保密工作，保护公司的商业秘密、知识产权及客户信息等机密内容，维护公司的合法权益和正常运营秩序，确保公司在文化市场竞争中的优势地位，特制定本保密管理细则。

2.适用范围

本细则适用于文化公司全体员工、合作伙伴、实习人员以及因工作需要接触公司保密信息的其他人员。对于客户，涉及客户机密信息时，公司有义务按照本细则进行保密管理。

3.保密原则

遵循合法、公正、诚信、严谨的原则，确保保密信息的安全性、完整性和可用性。公司倡导全体员工树立保密意识，将保密工作融入日常工作行为中，积极维护公司保密制度。同时，公司注重社会效益，在保密管理过程中，确保不泄露任何可能损害社会公共利益的信息。

4.企业文化体现

本公司秉持创新、协作、共享的企业文化。保密管理工作同样以此为指导，在保护公司核心机密的同时，鼓励员工在合规的前提下进行创新工作和知识共享，促进公司文化事业的蓬勃发展。保密工作也是协作的一部分，各部门和员工需相互配合，共同守护公司的保密信息。

二、组织架构与职责划分

1.保密管理委员会

-设立公司保密管理委员会，作为公司保密工作的最高决策机构。成员包括公司高层管理人员、各核心部门负责人。委员会主任由公司总经理担任。

-职责：制定和修订公司保密工作的方针、政策和制度；审议公司重大保密事项和决策；协调解决公司保密工作中的重大问题；监督公司保密工作的整体执行情况。

2.行政主管部门

-公司行政部门作为保密工作的主管部门，负责日常保密管理工作的组织、协调和监督。

-职责：制定和执行公司保密管理制度和流程；开展保密宣传教育和培训工作；组织保密检查和评估活动；对违反保密制度的行为进行调查和提出处理建议；管理公司保密文件和资料的存储、流转等。

3.各部门

-各部门负责人为本部门保密工作的第一责任人，负责本部门保密工作的具体落实和管理。

-职责：组织本部门员工学习保密制度，开展保密教育；明确本部门员工的保密职责；对本部门涉及的保密信息进行分类管理和日常监控；配合公司保密管理部门开展各项保密工作。

4.员工个人

-公司全体员工均有保守公司秘密的义务，在工作中应严格遵守公司保密制度，妥善保管和使用所接触到的保密信息。

-职责：在入职时签署保密协议；未经授权，不得泄露、传播、使用公司保密信息；发现保密隐患或违规行为及时报告；离职时按照规定办理保密信息交接手续。

三、管理流程

1.保密信息的分类与标识

-行政主管部门根据保密信息的性质、影响范围和重要程度，将保密信息分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级信息是公司最核心的商业秘密，一旦泄露将对公司造成极其严重的损害；机密级信息的泄露会对公司造成重大损失；秘密级信息的泄露可能给公司带来一定负面影响。

-对不同等级的保密信息，采用不同的标识进行标注。例如，文件封面加盖相应等级的保密印章，电子文档在文件名或文件头部注明保密等级。

2.保密信息的产生与收集

-员工在工作过程中产生的保密信息，应及时提交给所在部门负责人。部门负责人对信息进行初步审核和整理，确定其保密等级，并按照规定的存储方式进行保管。

-涉及外部收集的保密信息，如客户提供的机密资料等，接收人员应在第一时间向部门负责人报告，并按照保密流程进行处理。

3.保密信息的存储与保管

-公司设立专门的保密存储设施，如保密文件柜、加密服务器等，用于存放不同等级的保密信息。保密存储设施应具备防火、防潮、防盗、防电磁泄漏等安全防护措施。

-对于纸质保密文件，应存放在保密文件柜中，按照分类和编号进行有序排列，并建立文件借阅登记制度。电子保密信息应存储在加密服务器上，设置不同级别的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应信息。

4.保密信息的使用与流转

-员工因工作需要使用保密信息时，应填写保密信息使用申请表，注明使用目的、信息等级、预计使用期限等内容，经部门负责人审批后，向保密存储管理部门申请获取。

-保密信息在公司内部流转时，应采用安全的传输方式，如加密邮件、内部加密网络等。涉及跨部门流转的，需经双方部门负责人同意，并做好交接记录。

-严禁将保密信息带出公司办公场所，如因特殊情况确需带出，必须经过公司保密管理委员会的批准，并采取严格的保密防护措施。

5.保密信息的销毁

-对于已失去保密价值或超过保密期限的保密信息，应及时进行销毁。销毁方式应确保信息无法恢复，如粉碎纸质文件、擦除电子数据等。

-销毁保密信息时，应由专人负责监督，并填写保密信息销毁记录表，记录销毁的信息内容、数量、时间、销毁方式等信息