外贸企业财务专用章分开管理制度.doc

外贸企业财务专用章分开管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范外贸企业财务专用章的管理，确保财务专用章使用的安全性、规范性和有效性，防范财务风险，保障企业及客户的合法权益，同时契合企业扁平化管理理念，提高工作效率，展现企业良好的企业文化与社会效益。

2.适用范围

本制度适用于外贸企业全体员工及涉及财务专用章使用业务的相关客户。

3.企业文化融入

秉持企业“诚信、创新、共赢”的核心价值观，在财务专用章管理过程中，强调诚信原则，确保每一次盖章行为都真实、可靠，维护企业的信誉。鼓励员工创新管理方式，提高财务专用章管理的便捷性与准确性。追求企业与客户、员工的共赢，通过合理规范的管理，保障各方利益。

4.教育理念体现

注重对员工进行财务安全与规范意识教育，定期组织培训，使员工深刻认识财务专用章管理的重要性，培养严谨、负责的工作态度。将教育理念贯穿于制度执行过程中，不断提升员工的专业素养和风险防范能力。

二、组织架构与职责划分

1.管理层职责

-企业高层领导负责制定财务专用章管理的总体方针和战略，确保管理模式符合企业发展需求，体现扁平化管理理念，减少不必要的层级审批，提高决策效率。

-监督财务专用章管理制度的执行情况，协调解决制度执行过程中的重大问题，确保制度有效落实。

2.财务部门职责

-财务负责人是财务专用章管理的直接责任人，负责制定具体的操作流程和规范，确保财务专用章的使用符合财务法规和企业内部规定。

-安排专人负责财务专用章的日常保管，严格记录印章的使用情况，包括使用时间、用途、盖章文件等信息，做到账目清晰、可追溯。

-审核财务专用章使用申请，确保申请事项合理、合规，对于不符合规定的申请有权拒绝，并向相关人员说明原因。

3.其他部门职责

-各业务部门有需求使用财务专用章时，需填写规范的申请单，详细说明使用用途、涉及金额、预计使用时间等信息，并按照规定流程提交审核。

-协助财务部门做好财务专用章使用的相关工作，如提供必要的文件资料、确认盖章事项的真实性等，共同维护财务专用章管理的规范性。

三、管理流程

1.使用申请

-员工因业务需要使用财务专用章时，应提前填写《财务专用章使用申请单》，内容包括申请人姓名、部门、申请日期、使用用途、涉及金额、预计使用时间等详细信息。

-将申请单提交给本部门负责人审核，部门负责人需确认申请事项与本部门业务相关且合理合规，签署审核意见后提交给财务部门。

2.审核流程

-财务部门收到申请单后，首先由财务审核人员对申请事项进行财务合规性审核，检查涉及的财务数据是否准确、用途是否符合财务规定等。

-审核通过后，提交给财务负责人进行最终审批。财务负责人根据企业财务状况、资金安排等因素综合判断，审批通过后方可进入用章环节。对于金额较大或涉及重大业务的申请，需报企业管理层审批。

3.用章操作

-财务专用章保管人员在接到审批通过的申请单后，按照规定进行用章操作。用章时，需在指定位置清晰盖章，并确保印章与文件内容一致，防止出现错盖、漏盖等情况。

-用章完成后，保管人员在申请单上记录用章时间，并由申请人签字确认。同时，将相关文件资料进行妥善归档，以备后续查询。

4.特殊情况处理

-如遇紧急业务需要立即使用财务专用章，但无法按照正常流程进行申请和审批时，申请人应先通过电话等方式向财务负责人和部门负责人说明情况，获得口头批准后，方可使用印章。

-事后，申请人需在规定时间内补办完整的申请和审批手续，确保用章行为合规、可追溯。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照规定流程申请使用财务专用章，以完成本职工作任务。在申请过程中，享有知情权，可向相关审核人员了解申请未通过的原因。

-对财务专用章管理过程中的不合理现象，员工有权提出意见和建议，企业应积极倾听并合理采纳，体现企业的人文关怀和对员工意见的尊重。

2.员工义务

-严格遵守本制度规定的申请和使用流程，如实填写申请信息，不得虚报、瞒报使用用途和金额等信息。

-妥善保管因工作需要接触到的财务专用章相关文件资料，不得泄露涉及企业财务机密的信息，维护企业的信息安全。

3.客户权利

-客户有权要求企业按照规定使用财务专用章，确保涉及自身业务的财务文件盖章真实、有效。对于企业财务专用章使用不当可能影响自身权益的情况，客户有权提出质疑并要求企业作出合理说明。

4.客户义务

-配合企业提供必要的文件资料，协助企业完成财务专用章使用的相关流程，确保业务顺利进行。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-企业内部审计部门定期对财务专用章的管