批发公司合同纠纷处理记录办法.doc

批发公司合同纠纷处理记录办法

一、总则

本办法旨在规范批发公司在处理合同纠纷过程中的记录工作，确保纠纷信息的准确、完整、及时记录与保存，为纠纷的有效解决、公司决策提供可靠依据，同时维护公司合法权益，提升公司整体运营管理水平。本办法依据国家相关法律法规以及公司实际运营情况制定，充分体现公司“诚信、专业、创新、共赢”的企业文化。在记录过程中，秉持公平、公正、客观的原则，确保记录内容真实反映纠纷全貌，符合公司扁平化管理理念，提高信息传递与处理效率。

二、适用范围

本办法适用于批发公司全体员工在处理与客户、供应商等各类主体之间发生的合同纠纷时的记录工作。无论是业务部门直接参与合同执行引发的纠纷，还是行政、财务等支持部门在相关工作中涉及的合同纠纷，均需遵循本办法执行。

三、组织架构与职责分工

1.纠纷记录管理小组

由公司行政主管担任组长，成员包括法务人员、相关业务部门负责人等。小组负责统筹规划合同纠纷记录工作，制定和完善记录办法，协调各部门之间在记录工作中的协作，对重大合同纠纷记录进行审核与决策。

2.法务部门

作为纠纷记录工作的核心部门，负责对合同纠纷的法律性质、潜在风险进行评估，并指导相关部门进行记录内容的整理与审核。同时，法务人员要确保记录内容符合法律法规要求，为纠纷处理提供专业的法律意见和支持。

3.相关业务部门

负责及时、准确地收集和提供与本部门业务相关的合同纠纷信息，按照规定的格式和要求进行初步记录，并提交给法务部门审核。业务部门要配合法务部门对纠纷记录进行补充和完善，提供必要的证据材料和背景信息。

4.行政部门

负责合同纠纷记录的归档、存储和保管工作，建立专门的纠纷记录档案库，确保记录资料的安全、完整。行政部门还要负责按照规定的程序和权限为公司内部人员提供记录查阅服务，并对记录的借阅情况进行登记和跟踪。

5.财务部门

在涉及合同纠纷可能产生的经济损失、赔偿金额等财务问题时，财务部门要及时介入，提供专业的财务分析和数据支持。财务人员要协助法务和业务部门对纠纷涉及的财务事项进行记录和核算，确保财务信息的准确性和真实性。

四、管理内容与流程

1.纠纷信息收集

-当发现合同纠纷迹象或纠纷已经发生时，相关业务部门员工应立即停止可能导致纠纷进一步恶化的行为，并及时向部门负责人报告。部门负责人在接到报告后，要迅速组织人员对纠纷情况进行初步调查，收集与纠纷相关的各类信息，包括但不限于合同文本、往来函件、沟通记录、货物交付凭证、付款记录等。

-收集信息过程中，要注重信息的完整性和准确性，尽可能获取原始资料。对于电子数据，要进行备份保存，确保数据的真实性和可追溯性。同时，要详细记录信息的来源、收集时间和收集人等信息。

2.初步记录

-业务部门在收集完纠纷信息后，要按照规定的记录模板进行初步记录。记录内容应包括纠纷发生的时间、地点、涉及的合同编号及名称、纠纷双方当事人信息、纠纷的简要描述、目前的处理进展等。初步记录要语言简洁、内容清晰，客观反映纠纷的基本情况。

-初步记录完成后，由业务部门负责人进行审核，确保记录内容真实、准确、完整。审核通过后，将初步记录提交给法务部门。

3.法务审核与补充记录

-法务部门收到业务部门提交的初步记录后，要对记录内容进行全面审核。审核重点包括记录是否符合法律法规要求、是否涵盖了纠纷处理所需的关键信息、证据材料是否充分等。

-法务人员根据审核结果，对记录进行补充和完善。如果发现记录存在问题或信息不完整，要及时与业务部门沟通，要求其补充相关信息。同时，法务人员要对纠纷涉及的法律问题进行分析，在记录中注明法律风险点和可能的处理方式。

4.记录归档与存储

-经过法务审核后的纠纷记录，由行政部门负责归档存储。行政部门要按照一定的分类标准，将纠纷记录进行整理，建立专门的档案目录。档案存储要采用纸质和电子两种方式，确保数据的安全性和可查阅性。

-对于电子记录，要定期进行备份，防止数据丢失。同时，要设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和修改记录。纸质记录要存放在专门的档案柜中，做好防潮、防火、防虫等措施。

5.记录更新与跟踪

-在合同纠纷处理过程中，如纠纷情况发生变化、出现新的证据或处理结果有了新进展，相关部门要及时对纠纷记录进行更新。更新记录的流程与初步记录和补充记录的流程相同，确保记录始终反映纠纷的最新情况。

-法务部门要对合同纠纷的处理进行跟踪，定期检查记录的更新情况。对于长期未解决的纠纷，要定期向上级领导汇报纠纷进展和记录情况，以便公司及时做出决策。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权在处理合同纠纷记录工作过程中，获取必要的培训和指导，以提高记录工作的质量和效率