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批发公司采购付款流程规章

一、总则

1.目的

本规章旨在规范本批发公司的采购付款流程，确保采购活动的合法性、合理性和有效性，保障公司资金安全，提高资金使用效率，同时提升公司整体运营管理水平，更好地为客户服务，实现公司的战略目标。

2.制定依据

依据国家相关法律法规、财务会计准则以及公司的实际运营情况和企业文化，制定本采购付款流程规章。

3.企业文化融入

本规章贯彻公司“诚信、高效、创新、共赢”的企业文化。在采购付款过程中，强调诚信原则，要求所有参与人员诚实守信，确保与供应商之间的合作建立在信任的基础上；追求高效的流程运作，减少不必要的环节和延误；鼓励创新采购方式和付款模式，以提升公司竞争力；最终实现与供应商、客户以及公司内部各部门的共赢局面。

二、适用范围

本规章适用于批发公司全体员工涉及采购付款相关的业务活动，同时对于与公司有采购业务往来的客户也具有一定的参考和规范作用，确保采购付款流程在整个业务链条中的顺畅与规范。

三、组织架构与职责分工

1.采购部门

-负责根据公司业务需求，进行市场调研，寻找合适的供应商，建立并维护供应商数据库。

-发起采购申请，与供应商进行商务谈判，签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款。

-跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保按时、按质、按量收到采购物品。

-审核供应商提供的发票、送货单等相关单据，确保单据的真实性、完整性和准确性，并提交给财务部门进行付款审核。

2.财务部门

-负责制定和完善公司的财务管理制度，包括采购付款的财务审核标准和流程。

-对采购部门提交的采购合同、发票、送货单等单据进行财务审核，重点审核发票的合规性、采购金额与合同约定的一致性、付款条件是否符合公司资金状况等。

-根据审核结果，安排付款事宜，确保付款的及时性和准确性，并做好相关账务处理。

-定期对采购付款情况进行财务分析，为公司管理层提供决策支持，防范财务风险。

3.仓库管理部门

-负责对采购物品进行验收，核对物品的规格、数量、质量等是否与送货单和采购合同一致。

-及时办理入库手续，将验收合格的物品妥善保管，并更新库存记录。

-对于验收不合格的物品，及时通知采购部门与供应商协商解决。

4.审批部门（根据公司扁平化管理原则，可设立由相关高层管理人员组成的审批小组）

-负责对采购金额较大或涉及重要业务的采购付款申请进行审批。

-根据公司的战略规划、预算安排和资金状况，综合评估采购付款的必要性和合理性，做出审批决策。

四、管理内容与流程

1.采购申请

-各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预计采购金额等信息。

-采购申请表需经过部门负责人审批后，提交给采购部门。采购部门对各部门的采购申请进行汇总和审核，结合公司的库存情况和采购计划，确定最终的采购需求。

2.供应商选择与评估

-采购部门根据采购需求，在供应商数据库中筛选合适的供应商，或通过市场调研、供应商推荐等方式寻找新的供应商。

-对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。可以通过实地考察、查阅供应商的历史交易记录、向其他客户咨询等方式获取评估信息。

-根据评估结果，选择至少两家符合要求的供应商进行商务谈判，争取最有利的采购条件。

3.采购合同签订

-采购部门与选定的供应商就采购物品的规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款进行商务谈判，达成一致后起草采购合同。

-采购合同需经过公司内部的法务部门或法律顾问审核，确保合同条款符合法律法规的要求，避免法律风险。审核通过后的采购合同由采购部门负责人签字，并加盖公司公章。

-采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给财务部门、仓库管理部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。

4.采购执行与跟踪

-采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，并跟踪采购订单的执行情况。及时与供应商沟通，了解货物的生产进度、发货情况等，确保按时、按质、按量收到采购物品。

-供应商发货后，采购部门应及时获取物流信息，并通知仓库管理部门做好验收准备。

5.验收与入库

-仓库管理部门在收到采购物品后，按照采购合同和送货单的要求，对物品的规格、数量、质量等进行验收。验收过程中，应仔细核对实物与单据的一致性，并对物品的质量进行检验。

-对于验收合格的物品，仓库管理部门办理入库手续，填写入库单，并更新库存记录。入库单需由仓