2025年公司采购统计员作业指导书.docVIP

第一章职位阐明书

第一节岗位职责

职位名称：采购部记录员

直接从属:采购部经理

直接下属:无

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协调部门：综共计划部、财务部、保管员

岗位描述：在采购部经理领导下,负责各类记录报表拟制、文件、资料整理归档工作；负责票据传递、往来明细帐对帐工作;负责按经理下达的定点采购物资订货告知单进行电话订货告知，经经理授权可代其解决平常工作。

岗位职责：

1、负责天天原料肉、辅料、包装物、低耗品的出入库的记录；负责对大宗原料，包装物，辅料库存制作曰报、周报、月报表工作,及时(曰报表每曰9点前,周报表每七天一９点前）上报关于部门(曰、周报表报采购部经理、储运部经理、综共计划部经理；月报表报采购部经理、分公司总经理、财务部成本会计)。

2、负责每个月原料肉、辅料、包装物及低耗品的盘点工作,月末盘点表5曰前上报。

３、收到外购物资发票后,按公司规定履行各项签字手续并及时送交财务。

4、负责与有购货协议的供应商发订货订单的工作,准时完成综共计划部及公司内部所需各种报表工作。

５、负责与财务部成本会计查对供应商往来帐。

6、负责检验保管员物资帐、物是否一致。

7、对公司下发的各种文件、供应商的各种资质证实(如：原料肉的检疫证实、防五证实、清真证实、供应商各种经营证照等）、物资原则等,及时整理归档。

８、对供应商建立详尽的供方档案，有新增客户及时索要各项关于资料并记录归档,保证资讯准确，同时把各种订货协议整理归档。

９、按台帐格式填报各种物资采购、付款、挂帐等记录，月末将各种数据汇总后报采购部经理。

10、帮助采购经理做好外购物资采购及平常事务性工作。

11、

１2、代经理接听电话时，有理有度地回答供应商提出的问题，保持良好的客户关系，并记录电话内容,上报部门经理。

第二节重要权利

1、有权规定保管员提供所需的各种物资库存、用量等相关数据。

2、有权检验保管员的帐物管理情况。

3、特殊情况由经理授权,有权解决采购部平常事务。

第二章常规工作内容

第一节填报各类报表

一、曰报表

每曰9:０0时前报出《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存曰报表》与《包装物购入、消耗、库存曰报表》,交采购部经理、储运部记录、分公司总经理各一份。

二、周报表

每七天一９:0０时前报出《库存原料肉周报表》、《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存曰报表》与《包装物购入、消耗、库存曰报表》,交采购部经理、分公司总经理、综共计划部各一份。

三、月报表

每个月5曰前报出《库存积压辅料、内包装、包装袋报表》、《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存月报表》与《包装物购入、消耗、库存月报表》，交采购部经理、分公司总经理、综共计划部各一份。

四、其它报表

对于相关部门及主管领导索取的各类数据,编制报表后上报。

２、年末，对各类物资的购入与消耗情况进行汇总，上报采购部经理、分公司总经理、综共计划部。

第二节办理物资入库手续

1、采购部记录员对各类外购物资的购货发票、入库单的名称、数量、单价、金额进行逐个查对。

2、查对无误后持购货发票、入库单，交采购部保管员、采购部经理、分公司总经理在购货发票上签字,方可办理入库手续。

3、如是外购的原辅料、包装物、竹签等物资，需品控部进行验收的,在交采购部保管员、采购部经理、分公司总经理签字的同时，还应请品控部经理在购货发票上签字确认，方可办理入库。

4、凭签字后的单据在《采购部应付账款往来账》、《流水账》上进行登记,月末采购部记录就应付账款余额与财务部成本会计进行查对。

5、将签字后的购货发票与入库单送达财务部成本会计处，将购货发票的抵扣联交财务部纳税会计。

第三节物资订购

采购部记录员负责帮助本部门经理对辅料及包装物进行订购。

一、外购物资

1、填写《订货告知单》，交采购部经理、分公司总经理签字后,向供应商发送传真。

传真发送后,随时问询发货情况及是否开具增值税发票。

二、市内物资的采购

1、对于本市内原辅料的采购,有固定供应商的,由采购部经理依照原辅料的库存情况，告知记录员进行电话订购。

2、电话订购向供应商讲明，品名、数量、送货时间及增值税发票的开具情况。

第四节电话接听与传真收发

一、电话接听

１、接听如是采购部记录业务范围之内的，可向对方做出回复。

2、如采购部经理不在,对于记录员无法做出回复或解决的事宜,则由记录员将接听电话的内容,在本人待办单上具体记录，待采购部经理回来后，及时报告。

二、传真的收发

接受传真

(1）本部门接受的传真内容重要有:发货包裹票、供应商提供的辅

料质量原则、对经供应商确认的购货协议、与供应商的对账单等。

(２)接受到的传真应交采购部经理审阅后,进行妥善保管,