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企业原材料半成品成品采购控制程序

一、目的

本程序旨在建立一套全面、系统且严格的采购控制体系，对企业原材料、半成品及成品的采购全过程进行有效管理。通过规范采购流程，确保所采购物资在质量、数量、交货期等方面满足企业生产经营需求，同时合理控制采购成本，提升企业经济效益和市场竞争力。

二、适用范围

适用于企业内所有原材料、半成品及成品的采购活动，涵盖生产制造所需的各类基础材料、加工过程中的中间产品以及直接面向市场销售的最终产品采购。

三、职责分工

采购部门：作为采购活动的核心执行部门，负责制定采购策略，开展供应商开发与管理工作，依据需求部门提交的计划编制采购计划并组织实施。主导采购合同的谈判、起草与签订，跟踪采购订单执行进度，协调解决采购过程中出现的各类问题，同时负责采购记录的整理与归档。

需求部门（生产、研发、销售等）：精准识别并提出原材料、半成品及成品的采购需求，详细说明所需物资的规格、型号、数量、质量要求以及预计使用时间等关键信息。参与供应商的评估与选择过程，特别是针对与本部门业务紧密相关的技术、质量等方面提供专业意见。及时反馈采购物资在使用过程中的质量问题及其他异常情况。

质量部门：制定全面且严格的原材料、半成品及成品质量检验标准和规范，对采购到货的物资进行严格的入厂检验与质量判定。针对检验过程中发现的不合格品，提出专业的处理意见，并监督供应商整改措施的有效落实。定期对采购物资的质量状况进行统计分析，为采购决策和供应商管理提供有力的数据支持。

技术部门：为采购物资提供详尽准确的技术要求和规格参数，参与供应商技术能力的深度评估，确保供应商具备满足企业技术需求的实力。在采购过程中，协助解决因技术问题引发的争议，为采购部门提供技术层面的支持与指导。对新材料、新工艺的应用进行技术论证，为企业引入更优质、更具竞争力的采购物资提供技术依据。

财务部门：负责采购资金的整体预算编制与管理，对采购合同中的付款条款进行严格审核，确保企业资金的合理使用与安全。准确核算采购成本，分析采购活动对企业财务状况的影响，为采购决策提供财务分析报告和建议。监督采购资金的支付流程，保证付款的准确性与及时性。

仓库管理部门：负责采购物资的接收、入库存储以及发放管理工作。在物资到货时，认真核对物资的数量、规格、包装等信息，确保与采购订单和送货单一致。按照规定的存储条件和方式妥善保管物资，建立准确的库存台账，实时掌握库存动态。严格执行凭单发料制度，依据经审批的领料单准确发放物资，防止错发、漏发。

四、工作程序

采购需求确定

需求提出：生产部门依据生产计划、库存情况以及生产损耗率，每月[具体日期]前编制《原材料需求计划》；研发部门根据项目研发进度和实验需求，填写《研发物资采购申请表》；销售部门若涉及成品采购用于市场应急或补充库存，提交《成品采购申请》。需求文件中需明确物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计使用时间或交货时间等关键信息，并经部门负责人审核。

需求审核：采购部门收到需求申请后，会同财务部门、仓库管理部门进行联合审核。财务部门评估采购资金的可行性与合理性，仓库管理部门核实库存情况，确认是否存在可替代物资或库存积压风险。采购部门综合各方面意见，判断需求的必要性与准确性，若发现问题及时与需求部门沟通协调，调整需求计划。

供应商评估与选择

潜在供应商调查：采购部门通过多种渠道广泛收集潜在供应商信息，如行业展会、专业采购平台、同行推荐、供应商主动自荐等。建立潜在供应商信息库，详细记录供应商的企业资质（营业执照、生产许可证、质量认证证书等）、生产能力（生产设备、产能规模、生产工艺）、产品质量（过往产品质量记录、质量检测报告）、价格水平、交货期、售后服务以及商业信誉等信息。要求潜在供应商填写《供应商基本信息调查表》，并提供相关证明文件。

样品测试（如有需要）：对于初次合作或关键物资的潜在供应商，采购部门向其索取样品。质量部门依据既定的质量标准和技术要求，对样品进行全面严格的测试，涵盖物理性能、化学性能、电气性能等各项关键指标。测试过程严格遵循操作规程，详细记录测试数据和结果，形成《样品测试报告》。若样品测试不合格，采购部门及时与供应商沟通，明确告知不合格项，要求供应商分析原因并重新提供样品或直接淘汰该供应商。

实地考察（重要供应商）：对于供应关键原材料、半成品或成品的重要供应商，以及新开发的具有战略意义的供应商，采购部门联合质量部门、技术部门组成考察小组，制定详细的考察计划和考察清单。实地考察内容包括供应商的生产现场管理（设备维护、工艺流程、人员操作规范）、质量控制体系运行（质量检测设备、检验流程、不合格品处理）、仓储管理（库存管理系统、物资存储条件）、研发能力（研发团队、研发投入、新产品开发）以及企业管理水平等方面。考察过程中，考察人员做好现场记录、拍照取证