公司电子邮件管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为规范公司内部电子邮件的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工及公司合作伙伴。

第三条本制度遵循合法、安全、高效、节俭的原则。

第二章电子邮件系统

第四条公司电子邮件系统由公司IT部门负责建设、维护和管理。

第五条公司电子邮件系统应具备以下功能：

1.用户身份验证；

2.邮件发送、接收、转发、回复等功能；

3.邮件分类、搜索、归档等功能；

4.邮件加密和数字签名功能；

5.邮件备份和恢复功能。

第六条公司电子邮件地址的格式为：用户名@公司域名。

第三章电子邮件使用规范

第七条电子邮件使用规范：

1.严格遵守国家法律法规，不得利用电子邮件进行违法活动。

2.不得利用电子邮件进行商业广告、垃圾邮件发送等违规行为。

3.不得利用电子邮件传播淫秽、赌博、暴力等不良信息。

4.不得泄露公司商业秘密、客户信息等敏感信息。

5.不得在电子邮件中使用侮辱、诽谤、诬告等不当言论。

第八条邮件内容规范：

1.邮件标题应简洁明了，概括邮件内容。

2.邮件正文应结构清晰，语言规范，避免使用口语化表达。

3.邮件附件应注明文件类型、大小等信息，并确保附件内容安全可靠。

第九条邮件发送规范：

1.发送邮件前，请确认收件人地址无误。

2.发送重要邮件时，请使用邮件加密功能。

3.邮件发送后，如需确认对方已收到，请使用邮件回复功能。

第十条邮件接收规范：

1.收到邮件后，请及时查看并处理。

2.对需要回复的邮件，请尽快回复，并注明回复时间。

3.对不需要回复的邮件，请及时删除或归档。

第四章电子邮件安全

第十一条电子邮件安全措施：

1.加强电子邮件系统安全防护，定期进行安全检查和漏洞修复。

2.对公司电子邮件地址进行严格管理，防止他人冒用。

3.定期对员工进行电子邮件安全培训，提高安全意识。

4.对公司内部敏感信息进行加密处理，防止信息泄露。

第十二条病毒防范：

1.定期更新防病毒软件，确保系统安全。

2.不得下载不明来源的邮件附件，防止病毒感染。

3.发现病毒感染，立即向IT部门报告，并采取相应措施。

第五章电子邮件管理

第十三条电子邮件档案管理：

1.公司应建立电子邮件档案管理制度，对重要邮件进行归档保存。

2.邮件归档应遵循分类、编号、保管、查询等原则。

3.邮件档案的保管期限根据公司相关规定执行。

第十四条电子邮件审计：

1.公司IT部门定期对电子邮件使用情况进行审计，确保制度执行。

2.审计内容包括邮件发送、接收、转发、删除等操作。

3.对违反本制度的行为，公司将进行严肃处理。

第六章附则

第十五条本制度由公司IT部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

第七章电子邮件使用细则

第十七条邮件格式要求：

1.邮件格式应遵循公司统一规定的模板。

2.邮件标题应简洁明了，包括发件人、收件人、事由等信息。

3.邮件正文应使用标准字体和字号，保持格式整洁。

第十八条邮件发送时间：

1.工作日邮件发送时间为上午9:00至下午18:00。

2.非工作时间，如需发送紧急邮件，请使用手机短信或电话通知。

第十九条邮件回复时间：

1.收到邮件后，应在24小时内回复。

2.对需要讨论或处理的邮件，应在48小时内给出初步回复。

第二十条邮件附件要求：

1.附件文件格式应与邮件正文格式一致。

2.附件文件大小不超过10MB。

3.附件文件应进行压缩处理，提高传输效率。

第二十一条邮件使用限制：

1.不得利用公司电子邮件系统进行个人事务。

2.不得利用公司电子邮件系统进行商业活动。

3.不得利用公司电子邮件系统进行非法活动。

第二十二条邮件使用监督：

1.公司IT部门对电子邮件使用情况进行监督。

2.员工应自觉遵守本制度，不得违反相关规定。

第二十三条本细则由公司IT部门负责解释。

第二十四条本细则自发布之日起施行。

结束语

本制度旨在规范公司内部电子邮件的使用，提高工作效率，保障信息安全。请全体员工严格遵守本制度，共同维护公司电子邮件系统的正常运行。

第2篇

第一章总则

第一条为规范公司内部电子邮件的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工及外部合作伙伴的电子邮件使用。

第三条本制度依据国家相关法律法规、公司规章制度以及电子邮件相关标准制定。

第二章电子邮件系统

第四条公司设立统一的电子邮件系统，负责公司内部及外部邮件的收发、存储和管理。

第五条电子邮件系统应具备以下功能：

（一）邮件收发：支持发送、接收、转发、回复等功能；

（二）邮件管理：支持邮件分类、搜索、筛选、归档等功能；

（三）安全防