网络公司供应商档案规定.doc

网络公司供应商档案规定

一、总则

1.目的：为规范本网络公司供应商档案的管理，确保供应商信息的完整性、准确性和安全性，加强与供应商的良好合作关系，保障公司业务的顺利开展，特制定本规定。

2.依据：本规定依据国家相关法律法规以及公司的实际运营需求制定。

3.意义：供应商档案是公司与供应商合作的重要信息库，对于优化采购流程、评估供应商绩效、防范合作风险等方面具有重要意义。同时，符合公司以信息管理为核心，追求高效运营的企业文化理念。

二、适用范围

本规定适用于与本网络公司有业务往来的所有供应商，以及参与供应商档案管理工作的公司全体员工。无论是提供网络设备、软件技术服务，还是办公用品等各类供应商，均在本规定适用范围内。

三、组织架构与职责分工

1.采购部门

-职责：负责供应商档案的初步收集、整理和录入工作。在与供应商建立合作关系前，收集供应商的基本信息、资质证明等资料，并进行初步审核，确保资料的真实性和完整性。采购部门作为与供应商直接对接的部门，需要及时更新供应商的业务动态信息，如供应产品的变化、价格调整等。

-意义：采购部门处于与供应商合作的前沿，其对供应商信息的及时掌握和准确录入，是供应商档案管理的基础，符合公司扁平化管理中强调的一线信息快速传递和处理的要求。

2.质量管理部门

-职责：负责对供应商提供的产品或服务的质量信息进行记录和评估。定期收集供应商产品质量检测报告、客户反馈的质量问题等资料，将相关信息纳入供应商档案，并根据质量情况对供应商进行评级。

-意义：质量管理部门的参与，有助于从质量角度全面评估供应商，保障公司所采购的产品和服务符合公司及客户的要求，体现公司对产品质量的重视，也是公司追求社会效益，为客户提供优质服务的重要保障。

3.财务部门

-职责：负责记录供应商的财务往来信息，包括付款记录、发票开具情况等。审核供应商的报价和财务条款，评估供应商的财务状况，为供应商档案提供财务方面的资料和分析。

-意义：财务部门的工作确保了供应商档案中财务信息的准确性，有助于公司合理安排资金，防范财务风险，同时也是绩效考核中成本控制方面的重要数据来源。

4.行政部门

-职责：负责供应商档案的存储、保管和安全维护。制定档案存储的管理制度，确保档案资料的物理安全和信息安全，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。

-意义：行政部门对档案的妥善保管，保障了供应商信息的完整性和安全性，体现了公司对信息管理的重视，符合公司以信息为核心资源的设计理念。

四、管理内容与流程

1.档案建立

-信息收集：采购部门在与供应商洽谈合作意向时，向供应商发放《供应商信息登记表》，要求供应商填写包括公司基本信息（如公司名称、法定代表人、联系方式、注册地址等）、资质证书（如营业执照、行业许可证、质量认证等）、产品或服务信息（如产品目录、服务内容、技术参数等）、业绩情况（过往合作项目清单及证明材料）等内容。

-审核录入：采购部门收到供应商填写的信息后，进行初步审核，确保信息的真实性和完整性。审核通过后，将信息录入公司的供应商档案管理系统，并将纸质资料整理归档。同时，通知质量管理部门、财务部门等相关部门对供应商信息进行复核。

2.档案更新

-定期更新：采购部门每季度对供应商的基本信息进行一次梳理，确认是否有信息变更，如联系方式、经营范围等。质量管理部门定期更新供应商的质量信息，财务部门更新财务往来信息。

-动态更新：当供应商发生重大事件，如企业重组、产品升级、质量事故等，相关部门应在得知信息后的[X]个工作日内将信息更新到供应商档案中。

3.档案查询与使用

-权限设定：根据公司员工的工作岗位和职责，设定不同的供应商档案查询权限。采购人员可以查询和修改与采购业务相关的供应商信息；质量管理部门人员可以查询和更新质量相关信息；财务人员可以查询和管理财务信息等。

-申请流程：员工因工作需要查询供应商档案中超出自己权限范围的信息时，需填写《供应商档案查询申请表》，经部门负责人审批后，提交给行政部门进行查询操作。行政部门应记录查询情况，包括查询人、查询时间、查询内容等。

4.档案保管

-物理保管：行政部门设立专门的档案存储区域，对供应商档案的纸质资料进行分类存放，建立索引目录，便于查找。同时，做好防火、防潮、防虫等措施，确保纸质档案的安全。

-电子保管：公司的供应商档案管理系统应具备数据备份功能，定期对电子档案数据进行备份，存储在安全的服务器或存储介质上。对系统进行安全防护，设置防火墙、加密等措施，防止数据泄露和被篡改。

五、权利与义务

1.供应商权利与义务

-权利：供应商有权要求公