纸质文件管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司纸质文件的管理，确保文件的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有纸质文件的收发、登记、保管、借阅、归档和销毁等环节。

第三条公司纸质文件的管理应遵循以下原则：

1.安全性：确保文件不被非法复制、泄露或丢失。

2.完整性：保持文件内容的完整和真实。

3.及时性：确保文件传递和处理的高效。

4.经济性：合理利用资源，降低管理成本。

第二章文件分类与编号

第四条公司纸质文件分为以下类别：

1.行政文件：包括公司规章制度、会议纪要、通知、报告等。

2.业务文件：包括合同、协议、技术文件、市场资料等。

3.会计文件：包括财务报表、凭证、账簿等。

4.人力资源文件：包括员工档案、招聘记录、培训资料等。

第五条文件编号采用统一格式，由类别代码、年份、序号组成。

第三章文件收发与登记

第六条文件收发由公司指定的部门或专人负责，收发人员应认真核对文件内容，确保文件完整无误。

第七条收发文件应填写《文件收发登记簿》，登记内容包括文件名称、类别、收发日期、收发人、文件数量等。

第八条收发文件应及时传递给相关部门或个人，不得延误。

第四章文件保管

第九条文件保管分为以下等级：

1.一级保管：公司重要文件，如公司章程、重要合同等。

2.二级保管：公司一般文件，如规章制度、会议纪要等。

3.三级保管：公司日常文件，如通知、报告等。

第十条一级文件由公司档案室负责保管，二级文件由各部门负责人负责保管，三级文件由各部门指定专人负责保管。

第十一条文件保管应采取以下措施：

1.设立专门的文件柜或档案室，确保文件安全。

2.定期检查文件保管情况，防止文件损坏或丢失。

3.对重要文件进行加密或加封，防止文件被非法复制或泄露。

第五章文件借阅

第十二条文件借阅需填写《文件借阅登记簿》，登记内容包括文件名称、类别、借阅人、借阅日期、归还日期等。

第十三条借阅文件应注明用途，不得擅自复制或转借他人。

第十四条借阅文件应在规定日期内归还，如有特殊情况，需提前向文件保管人申请延期。

第六章文件归档

第十五条文件归档分为定期归档和临时归档。

第十六条定期归档：各部门应在每年年底将当年形成的文件按照类别和编号进行整理，并报送公司档案室。

第十七条临时归档：对于具有保存价值的文件，应及时归档。

第十八条归档文件应按照档案管理规范进行整理、编号、装订，并填写《档案目录》。

第七章文件销毁

第十九条文件销毁应遵循以下原则：

1.依法销毁：销毁文件必须符合国家有关法律法规的规定。

2.安全销毁：销毁文件应采取安全措施，防止文件内容泄露或造成环境污染。

第二十条文件销毁程序：

1.制定销毁计划，经公司领导批准。

2.对拟销毁文件进行核对，确保文件完整无误。

3.对文件进行分类，分别进行销毁。

4.销毁后，填写《文件销毁登记簿》。

第八章附则

第二十一条本制度由公司办公室负责解释。

第二十二条本制度自发布之日起施行。

附件：

1.文件收发登记簿

2.文件借阅登记簿

3.档案目录

4.文件销毁登记簿

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以上是一份基本的纸质文件管理制度，实际应用中可能需要根据公司具体情况和法律法规进行调整。

第2篇

第一章总则

第一条编制目的

为加强公司纸质文件的管理，确保文件的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有纸质文件的收发、登记、保管、使用、归档和销毁等环节。

第三条管理原则

1.集中管理原则：公司设立专门的文件管理办公室，负责文件的管理工作。

2.分类管理原则：根据文件的重要性和保密程度进行分类管理。

3.责任到人原则：明确文件管理的责任人和责任范围。

4.安全保密原则：确保文件的安全和保密性。

5.方便利用原则：确保文件能够方便快捷地被查阅和使用。

第二章文件分类与编号

第四条文件分类

1.按内容分类：分为行政管理文件、业务管理文件、技术文件、财务文件等。

2.按保密程度分类：分为公开文件、内部文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。

第五条文件编号

1.统一编号：文件采用统一编号，编号由文件类别、年份、序号组成。

2.编号规则：具体编号规则由文件管理办公室制定。

第三章文件收发

第六条文件收发程序

1.收文：收文人员接到文件后，应立即登记，并按照文件类别和保密程度分类存放。

2.发文：发文人员应按照文件类别和保密程度，将文件送交收文人员，并要求收文人员签收。

第七条文件登记

1.登记内容：包括文件名称、文号、发文单位、接收单位、接收人、接收日期、文件份数、密级等。

2.登记要求：登记应准确