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充电桩公司打印机使用管理规定

一、总则

本规定旨在加强公司打印机的有效管理，提高打印机的使用效率，确保公司各项工作的顺利开展，同时降低打印机的使用成本，规范员工的使用行为。本规定依据公司的企业文化、设计理念以及实际工作需求制定，体现公司对资源合理利用和规范化管理的重视，以更好地服务于公司业务发展和为客户提供优质服务。

二、适用范围

本规定适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及临时借调人员等。同时，涉及到与公司有业务往来且需要使用公司打印机的客户，在遵循本规定的前提下，可在公司员工的协助下使用打印机。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

行政部门作为打印机使用管理的主要负责部门，承担着整体规划、协调和监督的职责。负责打印机设备的选型、采购、安装与调试工作，确保打印机的性能和配置满足公司业务需求。建立打印机设备档案，记录每台打印机的型号、购买时间、使用状况、维修记录等信息，以便进行有效的资产管理。

2.信息技术部门

信息技术部门负责打印机的技术支持和维护工作。定期对打印机进行检查、保养和维修，确保打印机的正常运行。及时处理打印机在使用过程中出现的技术故障，提供必要的技术培训和指导，帮助员工正确使用打印机，提高使用效率。

3.各使用部门

各使用部门负责本部门打印机的日常使用和管理。指定专人担任打印机管理员，负责本部门打印机的纸张添加、简单故障排除等工作。督促本部门员工遵守打印机使用规定，合理使用打印机资源，积极配合行政部门和信息技术部门的管理工作。

四、管理内容与流程

1.打印机的采购与配置

行政部门根据公司各部门的业务需求和实际工作情况，进行打印机采购需求调研。结合公司的设计理念，在保证打印机性能满足工作要求的前提下，优先选择环保、节能、高效的打印机设备。采购过程严格遵循公司的采购制度，进行询价、比价、招标等流程，确保采购的打印机性价比最优。打印机采购完成后，信息技术部门负责及时进行安装和配置，确保打印机能够正常接入公司网络，各部门员工能够顺利使用。同时，对新购置的打印机进行登记，建立设备档案。

2.打印机的使用登记

为了更好地掌握打印机的使用情况，提高使用效率，公司实行打印机使用登记制度。各部门打印机管理员负责本部门打印机的使用登记工作，记录每次打印的日期、时间、使用者、打印内容、打印份数等信息。对于涉及重要业务或大量打印的任务，使用者应提前告知打印机管理员，以便合理安排打印时间和资源。

3.打印机的日常维护与保养

信息技术部门制定打印机定期维护计划，按照计划对打印机进行检查、清洁、保养等工作，确保打印机处于良好的运行状态。定期检查打印机的硒鼓、墨盒、纸张等耗材的使用情况，及时提醒各部门进行更换，避免因耗材不足影响工作。各部门打印机管理员负责本部门打印机的日常清洁工作，保持打印机外观整洁，定期清理打印机内部的纸屑、灰尘等杂物。如发现打印机出现故障，应及时报告信息技术部门进行维修，严禁未经授权私自拆卸打印机。

4.打印机耗材的管理

行政部门负责打印机耗材的采购计划制定和采购工作。根据打印机的使用情况和耗材的消耗速度，合理预估耗材的采购数量和时间，确保耗材的及时供应。建立耗材库存管理制度，对耗材的出入库进行详细记录，定期盘点库存，避免耗材积压或缺货。各部门按需领取打印机耗材，填写耗材领用申请表，经部门负责人审批后，到行政部门领取。行政部门对各部门的耗材领用情况进行统计和分析，对于耗材使用量异常的部门，进行调查和督促整改，以降低耗材使用成本。

5.打印文件的安全管理

公司高度重视打印文件的安全管理，确保公司信息的保密性和安全性。员工在打印涉及公司机密信息的文件时，必须严格遵守公司的保密制度，确保打印过程中信息不泄露。打印完成后，及时取走打印文件，避免文件在打印机旁长时间停留。对于废弃的打印文件，应按照公司的保密规定进行妥善处理，严禁随意丢弃。信息技术部门采取必要的技术措施，对打印机的网络连接进行安全防护，防止外部非法访问和数据泄露。定期对打印机的存储设备进行检查和清理，确保存储的数据安全。

五、权利与义务

1.员工的权利

员工有权按照规定使用公司配备的打印机设备，以满足工作需要。对于打印机在使用过程中出现的故障或问题，员工有权及时向信息技术部门反映，要求及时解决，以保障工作的正常进行。员工有权对打印机的管理工作提出合理的意见和建议，参与公司打印机使用管理的优化和改进。

2.员工的义务

员工应严格遵守本规定，按照规定的流程和要求使用打印机，不得擅自更改打印机的设置或进行违规操作。员工有责任爱护打印机设备，保持打印机的清洁和正常使用状态，如因个人原因造成打印机损坏，应承担相应的赔偿责任。员工应积极配合行政部门和信息技术部门的管理工作，如实提供打印机使用情况等相关信息，不得隐瞒或虚报。

3.公司的权利