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企业财务报销管理全流程制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司财务行为，加强费用支出管理，提高资金使用效益，确保报销业务的真实性、合法性和合规性，防范财务风险，依据国家相关财经法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。本制度旨在明确报销流程、责任分工及审批权限，为公司各项费用的报销提供清晰指引。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在日常经营管理活动中发生的各项费用报销事宜。控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定，但需报公司总部财务部门备案。

（三）基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须是真实发生的、与公司经营活动直接相关的支出。严禁虚构交易、虚报冒领。

2.合规性原则：费用支出及报销流程必须符合国家法律法规、公司内部规章制度及合同协议的约定。

3.效益性原则：各项费用支出应遵循必要、节约的原则，力求以最合理的成本获取最大效益。

4.及时性原则：费用发生后，报销人应在规定时限内及时办理报销手续，避免长期积压。

5.权责对等原则：各审批环节负责人对其审批事项的真实性、合规性及合理性承担相应责任。

二、事前申请与审批（针对特定类型支出）

（一）事前申请范围

对于以下类型的支出，原则上应履行事前申请与审批程序：

1.差旅费（特别是远途、长时间或大额差旅）；

2.业务招待费（尤其是预计金额较大的）；

3.大额办公费用采购；

4.固定资产及低值易耗品购置；

5.其他公司规定需事前申请的专项支出。

（二）申请与审批流程

1.申请人需根据实际业务需要，填写《费用事前申请表》，详细说明支出事由、预计金额、发生时间、涉及人员等信息。

2.《费用事前申请表》需按规定权限逐级报批。未经事前批准的此类支出，财务部门有权不予报销或要求补充说明。

3.事前申请获批后，申请人应在批准范围内控制支出。如实际支出与申请金额差异较大，需重新履行审批或说明程序。

三、费用发生与原始凭证取得

（一）费用发生规范

员工在发生费用时，应严格遵守公司相关规定，选择经济、合理的消费方式，杜绝铺张浪费。对于业务招待，应注重其必要性与适度性。

（二）原始凭证基本要求

1.真实性：原始凭证必须是经济业务发生时取得的合法、真实的凭证，严禁伪造、变造。

2.合规性：

*发票：必须是国家税务部门监制的正规发票，发票抬头应为公司全称，税号准确无误。电子发票与纸质发票具有同等效力，但需确保其唯一性和防重复报销。

*其他凭证：如行程单、付款凭证、签收单等，需符合相关行业规定。

3.完整性：

*原始凭证应内容完整，包括：开票日期、经济业务内容、数量、单价、金额（大小写一致）、开票单位盖章、收款人等信息。

4.关联性：原始凭证所记载的经济内容必须与报销事由相符。

（三）原始凭证的特殊处理

1.丢失原始凭证的，应取得原签发单位加盖公章的证明，并注明原凭证号码、金额和内容等，经相关负责人审批后，方可作为报销依据。确实无法取得证明的，需由当事人书面说明情况，并经部门负责人及公司分管领导签字确认。

2.外文原始凭证应附有中文翻译件。

四、报销申请与单据填制

（一）报销时限

费用发生完毕后，一般应在一个合理周期内（例如：出差结束后或费用发生当月内）及时办理报销手续，跨年度费用原则上不予报销（特殊情况除外）。

（二）报销单据填制

1.报销人应使用公司统一格式的《费用报销单》，如实、清晰、完整地填写各项内容：

*填写报销日期、报销人、所属部门、联系方式。

*详细填写费用发生的事由、时间、地点、涉及人员（如多人共同发生的费用）。

*按费用性质（如差旅费、招待费、办公费等）分类逐项填写，注明原始凭证张数、金额。

*大小写金额必须一致，不得涂改。

*如有事前申请，需注明事前申请单号。

2.报销人对所提供的报销单据及原始凭证的真实性、合规性、完整性负直接责任。

（三）附件整理

1.原始凭证应按类别或时间顺序整齐粘贴在《费用报销单》后或粘贴单上，避免杂乱、重叠。

2.对于差旅费，除发票外，还应附上经审批的《出差申请单》、行程单等；对于业务招待费，可附上《业务招待申请及说明单》。

3.如报销内容涉及合同（如采购），应将合同关键页（如金额、签字盖章页）作为附件。

五、审批流程

（一）审批权限设定

公司根据费用性质、金额大小及管理层级，设定不同的审批权限。具体权限表由公司另行制定并适时更新。

（二）常规审批流程

1.部门负责人审核：报销人所在部门负责人对报销业务的真实性、必要性、费用标准的合规性进行审核，并对其部门费用支出负责。

2.财务部门审核：财务部门是报销业务的专业审核部门，主要审核：

*原始凭