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档案管理岗位职责及工作流程标准

档案作为机构历史记忆的载体与核心信息资源，其科学管理对于维护机构历史真实面貌、保障决策科学性及促进各项事业发展具有不可替代的作用。档案管理岗位作为此项基础性工作的承担者，其职责履行与工作流程的规范化程度直接决定了档案资源的开发利用价值。本文旨在系统梳理档案管理岗位的核心职责，并深入阐述关键工作流程的标准要求，以期为相关从业人员提供兼具理论指导与实践操作性的专业参考。

一、档案管理岗位职责

档案管理工作是一项系统性、专业性极强的工作，档案管理人员肩负着档案从形成、流转、保管到利用的全过程管理重任。其核心职责可概括为以下几个主要方面：

（一）档案业务基础管理

档案管理人员首要职责在于确保档案的完整收集与规范整理。这包括依据相关规定，及时、准确地接收各部门形成的各类档案材料，对其完整性、有效性进行初步核查。在整理环节，需按照统一的分类方案与著录规则，对档案进行系统化排列、编号、编目，并完成案卷或件的装订、装盒工作，确保每份档案都能得到科学的组织与清晰的标识。同时，负责档案检索工具的编制与维护，保障档案查找的便捷性。

（二）档案保管与保护

档案的安全保管是档案管理工作的生命线。档案管理人员需严格执行档案库房管理制度，对库房温湿度进行日常监测与调控，采取有效措施防范火灾、虫害、霉变、盗窃等风险，确保档案实体安全。对于破损、褪变的档案，应根据其价值与破损程度，适时开展修复或复制工作，延缓档案老化速度，延长档案寿命。此外，还需负责档案装具、保护设备的日常维护管理。

（三）档案利用服务与信息开发

档案管理的最终目的在于利用。档案管理人员应树立服务意识，在严格遵守保密规定的前提下，为机构内部及符合条件的外部单位或个人提供档案查阅、复制、摘录等服务。耐心解答咨询，指导利用者正确使用档案。同时，应积极开展档案信息资源的深度开发，通过编撰档案参考资料、专题汇编以及参与史志编修等方式，主动为机构决策、学术研究、宣传教育等活动提供有价值的档案信息支撑。

（四）档案数字化与信息化建设

随着信息技术的发展，档案数字化与信息化已成为必然趋势。档案管理人员需参与或负责档案数字化加工工作，确保扫描图像质量、元数据著录准确性符合相关标准，并对数字化成果进行验收与备份管理。同时，负责档案管理系统的日常操作、数据维护与安全管理工作，推动档案信息资源的共享与高效利用。

(五)制度建设与监督指导

档案管理人员需协助制定、完善本单位的档案管理规章制度和工作细则，并监督各项制度规定的贯彻执行。对本单位各部门的档案形成、积累、整理、归档工作进行业务指导与督促检查，确保各部门档案工作符合规范要求，从源头上保证档案质量。

(六)档案统计与鉴定销毁

定期对档案的收进移出、整理编目、保管利用、数字化等情况进行统计，编制档案工作统计报表，并对统计数据进行分析，为改进工作提供依据。按照规定的程序和标准，参与档案保管期限的鉴定工作，对已到保管期限的档案提出存毁意见，并负责对经批准销毁的档案进行监销，确保销毁过程的合规与安全保密。

(七)保密与安全工作

严格遵守国家及本单位有关保密工作的法律法规和规章制度，增强保密意识，确保档案信息的安全。在档案收集、整理、保管、利用等各个环节，严防失泄密事件发生。妥善处理涉密档案与非涉密档案的管理，严格执行涉密档案的借阅、复制等审批程序，并承担相应的保密责任。

二、档案管理工作流程标准

档案管理工作流程是确保档案从产生到最终处置全过程规范有序的重要保障。以下将按照档案工作的内在逻辑，阐述各关键环节的工作流程与标准要求。

(一)档案收集工作流程与标准

档案收集工作应遵循“齐全完整、及时有效”的原则。流程始于各部门或形成单位按照归档范围和时限要求，对已办理完毕的具有保存价值的文件材料进行系统整理，并填写《档案移交清单》向档案管理部门移交。档案管理部门接收时，需依据清单对移交档案的数量、份数、页数以及完整性、规范性进行逐项核对、清点验收，并检查文件材料的制成材料是否符合归档要求。对不符合要求的，应退回形成部门限期整改。验收合格后，双方在移交清单上签字确认，并各执一份备查。

(二)档案整理工作流程与标准

档案整理工作是档案管理的基础，应遵循“遵循文件材料形成规律、保持文件之间有机联系，并便于保管和利用”的基本原则。首先，对接收的档案材料进行分类，按照事先确定的分类方案，将文件材料归入相应的类别。其次，在分类基础上，对文件材料进行排列，通常按事由结合时间、重要程度等顺序排列。然后，对每份文件或案卷进行编号，赋予其唯一的档号。接着，进行编目，即对文件或案卷的内容特征和形式特征进行著录，填写卷内文件目录或归档文件目录，并编制备考表。最后，进行装订或装盒，确保档案形态规范，便于保管和利用。整理过程中，所有操作均需符合国家或行业相关的档案