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人事档案数字化管理操作手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范我单位人事档案数字化管理工作，确保人事档案信息的真实、完整、可用和安全，提高档案管理效率和利用水平，根据国家及行业相关档案管理法规与标准，结合我单位实际情况，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于我单位所有在职、离职、离退休等各类人员人事档案的数字化处理、存储、管理、利用及安全保密工作。凡参与人事档案数字化管理的相关部门及人员，均须严格遵守本手册规定。

1.3基本原则

人事档案数字化管理工作应遵循以下原则：

*真实性原则：确保数字化档案与原件内容一致，metadata信息准确无误。

*完整性原则：保证档案材料收集齐全、数字化过程无遗漏，数字档案信息完整反映档案原貌。

*规范性原则：严格按照本手册规定的操作流程和技术标准进行数字化处理。

*安全性原则：建立健全安全保密制度，采取有效技术和管理措施，保障档案信息在数字化、存储、传输和利用过程中的安全。

*可用性原则：数字档案应便于检索、查阅和利用，满足日常管理和业务需求。

第二章组织与人员

2.1组织领导

明确人事档案数字化管理工作的负责部门，统筹协调各项工作的开展，确保资源投入和工作推进。

2.2岗位职责

*档案管理员：负责档案的接收、清点、整理、著录、移交等工作，确保档案实体安全。

*数字化操作员：严格按照操作规程进行档案扫描、图像处理(OCR)、数据校对等数字化加工工作。

*质量检查员：对数字化加工过程中的各个环节进行质量检查，确保数字档案质量符合标准。

*系统管理员：负责数字化管理系统及相关软硬件设备的日常维护、数据备份与恢复，保障系统安全稳定运行。

*安全保密员：监督检查安全保密制度的执行情况，组织开展安全保密教育和培训。

2.3人员要求

*政治素质高，责任心强，严守纪律，廉洁奉公。

*熟悉档案业务知识和数字化工作流程。

*具备相应的计算机操作技能和信息安全意识。

*严格遵守国家及单位有关档案保密的规定，签订保密承诺书。

第三章数字化前准备

3.1档案接收与清点

*档案管理员接收需数字化的人事档案，核对档案数量、案卷信息，确保与移交清单一致。

*对接收的档案进行初步检查，记录档案的破损、霉变、装订等情况。

3.2档案整理

*拆除装订：对需扫描的档案材料，在不损坏档案原件的前提下，拆除原有装订物。对不便拆除的特殊装订，可采用相应扫描方式处理。

*页面排序与编码：确保档案材料页码顺序正确、连续。对无页码或页码混乱的，应重新编写页码，编写位置应规范、统一，不影响档案原貌。

*材料修补与清洁：对破损、褶皱、污渍的档案材料，应进行必要的修补、抚平、清洁处理，确保扫描质量。

3.3数字化环境准备

*硬件环境：配备符合要求的计算机、扫描仪（平板式、高速馈纸式等）、打印机、复印机、存储设备（硬盘、光盘等）、不间断电源等。

*软件环境：安装档案管理系统、扫描软件、图像处理软件、OCR识别软件、杀毒软件等。

*场地环境：数字化加工场所应整洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。设置必要的隔离措施，限制无关人员进入。

3.4元数据标准确定

根据国家及行业相关标准，结合本单位人事档案管理特点，确定人事档案数字化的元数据著录项、字段定义、数据类型、取值范围等。

第四章档案数字化加工

4.1档案著录

*档案管理员或指定人员根据元数据标准，对档案的题名、责任者、形成时间、档号、页数、密级等核心元数据进行著录。

*著录信息应准确、规范，采用国家正式公布的简化汉字。

4.2档案扫描

*扫描方式选择：根据档案材料的幅面、纸张状况、字迹清晰度等因素，选择合适的扫描设备和扫描方式（黑白、灰度、彩色）。

*扫描参数设置：

*分辨率：应根据档案内容和实际利用需求设置，确保扫描图像清晰可辨。

*图像格式：宜采用通用、开放的格式，如JPEG、TIFF等。

*特殊档案处理：对大幅面图纸、照片、声像材料等特殊载体档案，应采用相应的数字化采集设备和方法。

*扫描操作：扫描过程中应轻拿轻放档案，避免损坏。逐页扫描，确保不重扫、不漏扫。

4.3图像处理

*图像校验：扫描后应对图像进行逐页检查，发现漏扫、错扫、模糊等情况及时补扫或重扫。

*图像优化：对扫描图像进行去黑边、去污点、纠偏、裁剪、亮度对比度调整等处理，确保图像清晰、端正。

*图像命名与存储：按照预设规则对处理后的图像文件进行命名，并存储到指定位置。

4.4OCR文字识别（可选）

*对需要进行全文检索的档案，可采用OCR技术对扫描图像