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企业电子档案管理操作规范

一、总则

企业电子档案是企业在生产经营、管理决策、研发创新等各项活动中直接形成的，具有保存价值的数字形态的历史记录。为规范企业电子档案管理行为，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，提升档案管理效能，服务企业发展战略，特制定本规范。

本规范旨在为企业电子档案管理提供系统性的操作指引，适用于企业内部所有部门及员工在电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与处置等环节的管理活动。企业应将电子档案管理纳入整体信息化建设规划，遵循统一领导、分级管理、全程管控、安全保密的原则。

二、适用范围与定义

适用范围：本规范适用于企业各部门产生、接收、管理的各类电子档案。凡以数字形式记录的，反映企业各项活动，具有查考、利用和保存价值的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式的历史记录，均属本规范管理范畴。

核心定义：

*企业电子档案：指企业在各项生产经营和管理活动中形成的，具有保存价值的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘、硬盘、闪存等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在网络上传输的文件集合。

*电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件是电子档案的前身，经规范归档后形成电子档案。

*元数据：描述电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据。

*归档：指将办理完毕且具有保存价值的电子文件，经系统整理后，向档案管理部门或指定的档案管理人员移交的过程。

三、核心操作流程

（一）电子档案的形成与收集

电子档案的形成应符合国家及行业相关标准，确保其真实性、完整性和有效性。业务部门在日常工作中产生的各类电子文件，均为电子档案的来源。

*形成要求：电子文件的制作应选用符合长期保存要求的文件格式，优先采用开放格式或主流通用格式。文件内容应准确、清晰，相关签章应符合电子签名法规定。

*收集时限：日常办公电子文件应在办理完毕后及时收集；项目类电子文件应在项目完成后集中收集；周期性产生的电子文件应按规定周期收集。

（二）电子档案的整理与著录

收集到的电子文件需进行系统化整理，使其有序化，并进行规范著录，为后续管理和利用奠定基础。

*整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。可按年度、机构（部门）、业务类型或项目等进行分类。

*分类与编号：根据企业档案分类方案，对电子档案进行分类，并赋予唯一的档号。档号编制应具有逻辑性、唯一性和可扩展性。

*著录规则：按照预设的元数据方案对电子档案进行著录，著录项目至少应包括：档号、题名、责任者、形成日期、文件编号、页数（或字节数）、文件格式、密级、保管期限、主题词等。著录信息应准确、规范。

（三）电子档案的归档

电子文件整理著录完毕后，应按照规定程序向企业档案管理部门（或档案管理系统）归档。

*归档范围：凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对企业当前和长远发展具有查考、凭证价值的电子文件，均应列入归档范围。

*归档方式：可通过网络在线归档或离线介质移交归档。鼓励利用企业统一的档案管理系统进行在线归档，实现无缝对接。

*归档审核：归档前，业务部门与档案管理部门（或档案员）应对电子文件的完整性、准确性、著录质量及文件格式等进行审核。审核合格后方可正式归档。

*归档验收：档案管理部门对接收的电子档案进行验收，验收合格后，完成归档手续，赋予其档案身份，并纳入档案管理系统统一管理。

（四）电子档案的保管与维护

电子档案的保管旨在保障其长期可读和安全。

*存储载体：应选用质量可靠、性能稳定的存储载体，如专用服务器硬盘、磁带、光盘等。重要电子档案应进行多套备份，并异地存放。

*环境要求：存储设备应放置在符合规定的环境中，注意温度、湿度控制，远离磁场、灰尘、腐蚀性气体等。

*日常维护：定期对电子档案进行检查、复制和转存，防止存储载体老化失效。对档案管理系统及相关软硬件进行日常维护和更新，确保系统正常运行。

*版本管理：对于需进行版本控制的电子档案，应明确版本号、版本日期及版本说明，确保各版本的可追溯性。

（五）电子档案的利用

电子档案的利用是实现其价值的关键环节，应在确保安全保密的前提下，便捷高效地提供服务。

*利用权限：根据电子档案的密级和内容，设定不同的利用权限。严格执行利用审批制度，特别是涉密和敏感档案的利用。

*利用要求：利用者应遵守档案管理规定，不得擅自复制、传播、篡改或销毁电子档案。未经授权，不得将档案带出指定利用场所或用于规定范围外的用途。

*信息反馈：鼓励利用者对档案利用效果进行反馈，以便优化档案管理工作。

（六）电子档案的鉴定与处置

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