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招标采购归档管理办法

一、总则

(一)目的

为加强公司招标采购活动的规范化管理，确保招标采购文件资料的完整性、准

确性和可追溯性，特制定本办法。

(二)适用范围

本办法适用于公司内所有招标采购项目，包括但不限于工程建设、货物采购、

服务采购等各类招标采购活动所形成的文件资料的归档管理。

(三)基本原则

1.真实性原则：归档文件资料应如实反映招标采购活动的全过程，确保其内

容真实可靠。

2.完整性原则：涵盖招标采购活动从策划、招标、评标到合同签订等各个环

节的相关文件资料，不得遗漏重要信息。

3.规范性原则：归档文件资料的格式、内容填写等应符合国家法律法规、行

业标准以及公司内部的相关规定。

4.保密性原则：对于涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的归档文件资料，

应严格保密，防止信息泄露。

(四)职责分工

1.招标采购部门

负责组织招标采购活动，确保形成的文件资料真实、完整、准确。

在招标采购活动结束后，按照本办法的要求，及时整理、分类相关文件资料

,并移交至档案管理部门。

2.档案管理部门

负责制定和完善招标采购归档管理制度，并监督执行。

接收招标采购部门移交的文件资料，进行审核、编号、装订、存储等归档管

理工作。

为公司各部门提供招标采购档案的查阅、借阅服务，并做好相关记录。

3.其他相关部门

在各自职责范围内，配合招标采购部门做好文件资料的收集、整理工作，并

及时将相关资料移交至招标采购部门。

按照规定的程序和要求，向档案管理部门查阅、借阅招标采购档案。

二、归档范围

(一)招标采购前期文件

1.招标采购项目的立项申请、审批文件，包括项目可行性研究报告、项目预

算批复等。

2.招标采购需求文件，如技术规格书、服务要求、采购清单等，明确项目的

具体要求和标准。

3.招标采购计划，包括招标采购项目的时间安排、采购方式选择、标段划分

等内容。

(二)招标采购过程文件

1.招标公告、投标邀请书，应包含招标项目的基本信息、投标人资格要求、

获取招标文件的方式和时间等内容。

2.招标文件，包括商务条款、技术条款、评标标准和方法、合同条款等，是

投标人编制投标文件的依据。

3.投标文件，投标人根据招标文件要求编制的响应文件，包括商务部分、技

术部分、价格部分等。

4.开标记录，记录开标时间、地点、投标人名称、投标报价等开标过程中的重要信息。

5.评标报告，详细记录评标过程、评标结果，包括评标委员会成员名单、各

投标人的评审情况、推荐的中标候选人等。

6.中标通知书，通知中标人其已被确定为中标单位，并明确中标金额、中标

工期等相关信息。

(三)合同文件

1.采购合同，明确双方的权利和义务，包括货物或服务的名称、规格、数量

、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。

2.补充协议，对采购合同在履行过程中需要变更或补充的内容进行约定。

(四)其他相关文件

1.招标采购活动中的往来函件，如答疑纪要、澄清文件、质疑答复等。

2.与招标采购项目相关的会议纪要，记录会议讨论的主要内容和决策结果。

3.项目验收文件，包括验收报告、验收证书等，证明招标采购项目已按照要

求完成并通过验收。

4.审计、监察文件，如审计报告、监察意见等，对招标采购项目进行监督和

审查的相关文件。

三、归档要求

(一)文件资料的收集

1.招标采购部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保在招标采购活动

的各个环节及时收集相关文件资料。

2.对于由外部单位提供的文件资料，如投标人的投标文件、供应商的报价文

件等，应要求提供方加盖单位公章，并注明提供日期。

3.收集的文件资料应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时进

行修复或补充。

(二)文件资料的整理

1.对收集到的文件资料进行分类整理，按照归档范围的要求，分为招标采购

前期文件、招标采购过程文件、合同文件和其他相关文件等类别。

2.同一类别的文件资料应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保文件资料

的逻辑性和系统性。

3.对每份文件资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号规

则可根据公司实际情况制定，例如采用年份+项目编号+文件类别编号+顺序

号的方式。

4.编制文件资料目录，目录应包含文件编号、文件名称、日期、页数等信息

,以便快速查阅和检索。

(三)文件资料的装订

1.对整理好的文件资料进行装订，确保文件资料牢固、整齐。

2.装订时应去除文件资料中的金属物，如订书钉、回形针等，以免影响文件

资料的保存。

3.对于纸张大小不一致的文件资料，应进行折叠或裁剪，使其规格统一，便

于装订和存储。

(四)文件资料的存储

1.档案管理部门应设立专门的招标采购档案库房，配备必要的存储设备，如

档案柜、货架、防潮防虫设备等，确保文件资料的安全存储。