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采购部门岗位职责及流程操作手册

前言

本手册旨在明确采购部门的核心职责、工作流程及操作规范，确保采购活动的高效、合规、透明，最大限度地为公司降低成本、保障供应、控制风险。本手册适用于公司采购部门全体人员，并作为日常工作的指导依据。各岗位人员应认真学习、严格遵守，确保采购工作的顺利开展。

第一章采购部门组织架构与岗位职责

1.1组织架构（示例）

采购部门通常根据公司规模和业务需求设置不同岗位，典型的组织架构可能包含：

*采购部经理

*采购主管（按品类或区域划分）

*采购专员/采购员

*采购助理

*（可选）供应商管理专员、招标管理专员

1.2核心岗位职责

1.2.1采购部经理

*战略规划与制度建设：制定公司整体采购战略、政策和管理制度，并监督执行；参与公司年度预算编制，负责采购预算的制定与控制。

*团队管理与发展：领导采购团队，明确部门及各岗位职责，组织团队建设活动，提升团队专业能力和工作效率。

*供应商管理体系搭建：建立和完善供应商开发、评估、认证及关系维护体系，优化供应商结构。

*成本控制与风险防范：主导重大采购项目的谈判，寻求成本降低机会；识别和控制采购过程中的各类风险，确保采购活动合规合法。

*跨部门协作：与需求部门、财务部门、法务部门、仓储部门等保持良好沟通与协作，协调解决采购相关问题。

*绩效评估与改进：定期评估采购部门及员工绩效，分析采购数据，持续改进采购流程和工作方法。

1.2.2采购主管

*计划与执行：根据部门战略和年度计划，制定分管品类或区域的采购计划，并组织实施。

*供应商管理：具体负责分管范围内供应商的开发、筛选、评估、谈判及日常关系维护。

*采购执行与监控：组织并参与询比价、招标等采购活动，审核采购合同，跟踪订单执行，确保物料/服务按时、按质、按量交付。

*成本控制：分析市场行情及价格趋势，针对分管品类提出成本优化方案并实施。

*团队协作与指导：指导下属采购员的日常工作，协调解决采购过程中的具体问题，配合部门经理完成各项指标。

*数据统计与报告：负责分管业务的数据统计、分析，并定期向部门经理汇报。

1.2.3采购专员/采购员

*需求接收与确认：接收并核实需求部门提交的采购申请，明确采购物料/服务的规格、数量、质量要求及交付时间。

*市场调研与供应商寻访：根据采购需求进行市场调研，搜集供应商信息，建立供应商名录。

*询比价与谈判：向合格供应商发出询价，获取报价并进行比较分析，组织或参与商务谈判，争取有利条款。

*订单处理与跟踪：根据审批结果下达采购订单，跟踪订单履行情况，协调解决生产、交货、质量等问题。

*合同管理：协助起草或审核采购合同，确保合同条款的准确性和合规性，并负责合同的执行与归档。

*物料接收与付款协助：配合仓库部门进行物料验收，协助财务部门进行发票核对与付款申请。

*文档管理：负责采购过程中相关文件、记录的整理、归档和保管。

1.2.4采购助理

*行政支持：协助采购经理/主管处理日常行政事务，如文件录入、复印、扫描、归档等。

*信息收集与汇总：协助收集市场信息、供应商资料，汇总采购数据，制作初步报表。

*沟通协调：协助与供应商进行日常沟通，传达信息，跟进简单的交期、付款等事宜。

*会议与差旅安排：协助组织部门会议，安排相关差旅事宜。

*办公用品管理：负责部门办公用品的申领、分发和管理。

第二章采购业务流程

2.1采购需求提报与确认流程

1.需求发起：需求部门根据生产计划、项目进度或实际运营需要，填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、需求日期、预算金额等信息，并经部门负责人审批。

2.需求审核：采购部门接收《采购申请单》后，对需求的合理性、必要性、规格清晰度及预算符合性进行审核。如有疑问，及时与需求部门沟通确认。

3.预算复核：对于涉及大额支出或预算外的采购申请，需提交财务部门进行预算复核。

4.需求汇总与优先级排序：采购部门对审核通过的采购需求进行汇总，并根据生产紧急程度、项目重要性等因素进行优先级排序，纳入采购计划。

2.2供应商选择与管理流程

1.供应商寻源：采购人员通过市场调研、行业展会、同行推荐、网络平台等多种渠道寻找潜在供应商。

2.供应商初步筛选：根据供应商的基本资质（营业执照、生产许可证、质量认证等）、生产能力、供货范围、财务状况等进行初步筛选，形成《潜在供应商名录》。

3.供应商考察与评估：对重要或大额采购的潜在供应商，组织跨部门（如技术、质量、生产）进行实地考察或文件评审，评估其生产设备、工艺水平、质量控制体系、管理能力、环保安全