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讲师：向广镞
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高效会议管理
欠缺目标
目标不清晰
欠缺议题
与会人选不当（与会者太多或与会人太少）
会议时间不当（周一早上或者周六下午）
会会通知时间不当（太早通知开会或者太晚
开会通知内容欠周详。
想一想讨论三分钟
会议为什么没有实效?
会议地点不当
01
会议场地设备欠佳。
02
与会者无准备而来。
03
未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。
04
会议不能准时开始。
05
会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。
06
向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。
07
从事交谊活动；
外界干扰；
与会者发言离题；
主席出难题；
让没有必要留在会场的人员留在会场；
犹豫不决；
资料不充足，却贸然决策；
少数人垄断会议；
与会者与主持人发生冲突；
与会者之间争论；
视听器材发生故障；
与会者欠缺热心；
会议超出预定的时间；
主持人未能总结会议成果；
与会者之间交头接耳；
与会者不表明真正感受或意见；
欠缺会议记录；
不能对决议事项进行追踪。
不能对会议成败得失进行检讨。
不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。
与会者对会议感到不满。
5月5日,客户将50个样品速递到道丰公司后,要求道丰公司尽快按照样品的形状生产50万双鞋底,并于5月20日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:
在短短的15天内做不出50万双产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,计划,生产,质量,研发,采购等部门全力配合,完成生产任务和准时交货。
请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?
练习题：
课程纲要
开场
争论
达成
总结
会前
会议目的、时间、地点和与会人
会中
会后
感谢，会议纪要，会后跟踪
会议的类型和目的
制定决策
交流汇报
解决问题
会议是有必要的吗？
会议成本
时间成本
会议直接成本
机会成本
会议的十大致命伤
一言堂，与者迎合附会领导的想法
少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通
主持人不能拍板决定
跑题，偏离讨论主题
没有议程
会议的十大致命伤
打断别人，争辩
议而不决，没有行动计划
与会人不对，与会议主题相关性不大；
会议场所不佳，与会议人频繁进出，办理与会议无关的事情，；
与会者没有充分准备
“必要”的会议
会议目的单纯化
会议资料有准备
会前先行沟通
书面解决无法当场决定的事项
报告内容有纪要
有负责会后考核工作的部门
一个中心两个基本点
前轮
后轮
会前准备
一个中心
会议议程
会后跟踪
准备会议
什么人参加？
相关问题的主要决策人
能够提供相关意见的人员
为完成工作需要了解相关信息的人员
将要负责执行会议做出的决定的人员
对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员
03
04
05
06
01
02
会议规范流程
开始
欢迎
会议目的
议程
时间安排
规章制度
议程一：
分享话题和目标
交换信息
产生主意/做决定/确认行动
小结
议程二
议程三
结束会议
总结
安排下次会议
跟进
会议纪要
跟进计划
准备会议议程的要求
由容易到困难
练习：会议议程内容和格式
02
由重要到不重要
会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。
由不尖锐到尖锐
将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。
让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。
01
会议准备工具：思维导图
会议准备工作核对清单
高效会议在开始之前就开始了
1.了解会议的目的
2.是否一定要开会
3.确定会议的形式
4.安排会议的议程
5.决定会议的时间
6.确定会议的主持人
7.决定会议的地点
8.研究会场如何布置
9.确定出席人数
10.安排出席者座位
11.是否准备会议名签
12.是否安排交通工具
13.是否安排与会者住宿
14.是否发出了会议通知
15.确定视听材料
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知
会议主题
01
时间地点
02
负责人
03
预算
04
邀请通知
05
嘉宾
06
参会者
07
报到
08
接送
09
筹备工作的方方面面
会场
01
会议资料
02
用餐
03
宴会
04
住宿
05
演出
06
展台
07
参观
08
旅游
09
筹备工作的方方面面
会议进程
开场
争论
达成
总结
会前
会议目的、时间、地点和与会人
会中
会后
感谢，会议纪要，会后跟踪
如何开场
1
介绍背景
3
议程
2
会议目的
4
会议期待
营造和谐气氛
01
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