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企业环保档案管理制度及流程

一、目的与意义

建立健全企业环保档案管理制度，是企业落实环境保护主体责任、遵守国家及地方环境保护法律法规、提升环境管理水平的基础性工作。通过系统规范地收集、整理、保管、利用和处置环保档案，不仅能够客观反映企业环境保护工作的全过程与成效，为企业环境决策提供依据，更是应对环境监管、突发环境事件处置、环境信用评价、清洁生产审核及潜在环境责任追溯的重要凭证。本制度旨在确保企业环保档案的真实性、完整性、规范性和安全性，促进企业可持续发展。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、各生产单位在生产经营、项目建设、科研开发等活动中形成的，与环境保护相关的各类文件、记录、数据、图表、影像资料等。凡涉及企业环境影响评价、污染治理、排污许可、环境监测、固废处置、环境应急、环保培训、环保投入、环保合规性证明等方面的档案材料，均纳入本制度管理范畴。

三、基本原则

1.真实性原则：环保档案内容必须真实反映企业环境管理的实际情况和结果，数据准确，来源可靠。

2.完整性原则：环保档案的收集应全面、系统，确保反映环境管理活动的各个环节和要素不缺失。

3.规范性原则：档案的形成、收集、整理、编号、归档、保管、利用和销毁等环节均应遵循统一的规范和标准。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止丢失、损坏、篡改和泄露。

5.可追溯性原则：档案管理应清晰记录其形成、流转、变更和使用过程，确保每一份重要档案都有迹可循。

四、环保档案的分类与内容

环保档案应根据其产生的环节和内容性质进行科学分类，主要包括但不限于以下类别：

1.基础管理类：

*企业环境保护方针、目标、规划及管理制度文件；

*企业环境保护组织机构及人员职责文件；

*企业营业执照、排污许可证等相关资质文件的复印件；

*与环保相关的合同协议（如委托监测合同、危废处置合同、环保设施运维合同等）。

2.项目环评与“三同时”类：

*建设项目环境影响评价文件及其批复；

*建设项目环境保护设施设计、施工、验收等“三同时”阶段的相关文件、图纸及验收资料；

*重大变更的环评及批复文件。

3.污染防治设施运行管理类：

*废水、废气、噪声、固体废物等污染防治设施的运行记录、维护保养记录、检修记录；

*污染治理药剂（如活性炭、药剂等）的采购、储存、使用记录；

*在线监测设备（CEMS、VOCs在线监测等）的运行、校准、维护记录及数据报表。

4.环境监测类：

*企业自行监测计划及监测记录（包括废水、废气、厂界噪声等）；

*委托有资质单位出具的环境监测报告（包括例行监测、监督性监测、验收监测等）；

*排污口规范化设置相关资料及监测点位图。

5.固体废物管理类：

*一般工业固体废物、危险废物的产生、贮存、转移、处置等全过程记录；

*危险废物转移联单、应急预案备案表；

*固体废物处置单位的资质证明文件。

6.环境应急管理类：

*突发环境事件应急预案、备案文件及修订记录；

*环境应急演练计划、方案、记录及总结评估报告；

*应急物资储备清单及维护记录；

*若发生突发环境事件，还应包括事件报告、调查处理、应急处置记录等。

7.环境合规与许可类：

*排污许可证的申请、变更、延续相关材料及副本；

*环境保护税费缴纳凭证；

*环境行政处罚、行政命令、行政复议、行政诉讼等相关文件；

*环保部门检查、督查、整改通知及企业整改报告。

8.环保宣传与培训类：

*企业组织或参与的环境保护宣传教育活动资料；

*员工环境保护知识、技能培训记录、考核资料及培训教材。

9.其他类：

*与环境保护相关的科研成果、技术改造项目资料；

*企业获得的环保荣誉、奖励证书或不良环境行为记录；

*其他具有保存价值的环保文件材料。

五、环保档案管理职责

1.公司层面：由指定的职能部门（如行政部、安全环保部或综合管理部）作为环保档案管理的牵头部门，负责本制度的制定、修订、监督和指导。

2.各部门/单位：负责本部门/单位在环境管理活动中产生的环保文件材料的及时收集、初步整理、标识和向档案管理牵头部门移交。各部门负责人对本部门产生的环保档案的真实性、完整性负责。

3.档案管理员：负责环保档案的接收、分类、编号、登记、装订、保管、统计、利用、鉴定和销毁等具体工作，确保档案管理规范有序。档案管理员应具备相应的专业知识和技能，并保持相对稳定。

六、环保档案管理流程

1.形成与收集：各部门在环境管理活动中形成的文件材料，应指定专人负责，按照“谁产生、谁收集”的原则，及时、完整地收集。对于需要长期跟踪的事项