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技术文件发放与管理流程标准

一、引言

1.1目的与意义

为确保技术文件的准确性、完整性、有效性和可追溯性，规范其发放与管理行为，保障生产、研发、质量等各项工作的顺利进行，特制定本标准。本标准旨在建立一套科学、系统的技术文件管控机制，明确各相关部门及人员的职责，减少因文件管理不当造成的失误，提升整体工作效率与管理水平。

1.2适用范围

本标准适用于公司内部所有技术文件的编制、审核、批准、发放、领用、使用、更改、作废、回收、销毁及归档等管理活动。技术文件包括但不限于产品设计图纸、工艺规程、检验规范、技术标准、作业指导书、设备操作规程、研发报告等。

1.3定义

*技术文件：指在产品生命周期内产生的，描述产品设计、开发、生产、检验、维护等过程中所需要的技术信息和指令的各类文件。

*受控文件：指需要对其分发、更改、回收进行严格控制，以确保使用者及时获得有效版本的文件。

*非受控文件：指用于参考、宣传等目的，其更改无需通知所有持有者，发放后不进行追踪回收的文件。

二、职责与权限

2.1技术部（或指定的文件管理部门）

*负责本标准的制定、修订与解释。

*负责公司技术文件的归口管理，包括文件的分类、编号、登记、归档。

*负责受控技术文件的发放、回收、作废与销毁的组织实施。

*负责监督检查各部门对技术文件的管理和使用情况。

*负责组织对技术文件的定期评审与更新。

2.2各相关业务部门

*负责本部门相关技术文件的编制、初审工作。

*配合技术部进行文件的评审、更改和归档工作。

*负责本部门领用文件的妥善保管、正确使用和有效控制，防止文件丢失、损坏或非授权复制。

*及时反馈文件使用过程中发现的问题。

2.3文件编制与审批人员

*文件编制人员：负责按规定要求起草文件，确保文件内容的准确性、完整性和适用性。

*文件审核人员：负责对文件的技术内容、格式规范性进行审查。

*文件批准人员：负责对文件的最终审批，确保文件的权威性和有效性。

三、技术文件发放与管理流程

3.1文件的编制与评审

*编制：文件编制应符合公司规定的格式要求，内容清晰、准确、完整，术语统一。编制完成后，编制人员应填写《文件审批单》。

*评审：文件编制完成后，应由相关技术骨干、部门负责人进行评审。必要时，可邀请使用部门代表参与评审，以确保文件的可操作性。评审意见应记录在《文件审批单》中。

3.2文件的批准与发布

*批准：经评审通过的文件，应按规定的审批权限逐级上报审批。未经批准的文件不得发布和使用。

*发布前准备：批准后的文件，由技术部（或指定部门）进行统一编号、登记，并制作受控文件副本或确定电子发布路径。文件编号应具有唯一性和可追溯性。

3.3文件的发放与领用

*发放范围：技术部（或指定部门）根据文件的性质、重要程度及使用需求，确定发放范围和数量。

*发放方式：

*纸质发放：对于需要纸质版本的受控文件，应在文件封面或指定位置加盖“受控文件”印章，并注明分发号。领用人需在《文件发放登记表》上签字确认。

*电子发放：对于采用电子文档管理系统的，应将文件上传至指定平台，并设置访问权限。通知相关人员查阅和确认。

*领用：各部门指定专人负责文件的领用和分发。文件领用人应妥善保管文件，确保其清晰、完整。

3.4文件的使用、控制与更改

*使用：使用者应确保在工作场所使用的是文件的最新有效版本。严禁使用过期、作废或未经批准的文件。

*控制：

*受控文件未经许可，不得擅自复制、转借、涂改、抽换或销毁。

*对破损严重影响使用的文件，使用者可向技术部（或指定部门）申请更换，交回旧文件后领取新文件，旧文件由技术部（或指定部门）按作废文件处理。

*文件持有者如发生岗位变动或调离，应办理文件交接或交还手续。

*更改：

*《文件更改申请单》及更改后的文件草案应按原审批程序进行评审和批准。

*文件更改批准后，技术部（或指定部门）应及时通知所有文件持有人，并根据更改情况采取换页、重新印发或电子更新等方式进行文件替换。原文件相应页次或版本即时作废。

3.5文件的作废与销毁

*作废：凡已被新版本替代、不再适用或被撤销的文件，由技术部（或指定部门）统一标识为“作废”。作废文件应及时从使用场所收回。

*销毁：收回的作废文件，由技术部（或指定部门）填写《文件销毁清单》，报相关负责人批准后，进行统一销毁。对有保留价值的作废文件，应加盖“作废留用”印章，与有效文件分开存放。

3.6文件的归档与保管

*归档：所有经批准发布的技术文件（包括各版本）均应按照规定进行归档管理。归档文件应齐全、完整，便于查阅。

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