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公司财务资料交接工作指引

一、引言

财务资料乃公司运营之核心信息载体，其完整性、准确性与安全性直接关系到公司的财务管理秩序及后续经营决策。为规范财务资料交接行为，明确交接双方及相关人员的责任，确保财务工作的连续性与稳定性，特制定本指引。本指引适用于公司内部所有涉及财务资料的交接场景，包括但不限于财务人员岗位变动、离职、休假及项目交接等情况。

二、交接原则与责任主体

（一）交接原则

1.真实性原则：交接的财务资料必须真实反映经济业务的实际情况，不得伪造、变造或隐匿。

2.完整性原则：交接范围应全面覆盖所有相关财务资料，确保无遗漏、无缺失。

3.清晰性原则：交接过程需条理清晰，资料整理有序，便于后续查阅与使用。

4.规范性原则：交接程序、交接记录等均应符合公司财务管理制度及本指引规定。

5.监督性原则：重要财务岗位或涉及重大金额、敏感信息的交接，应有监交人在场监督。

（二）责任主体

1.交接人：指原负责保管或处理财务资料的人员。其主要责任为：整理应交接的财务资料，确保资料完整、准确，并对所交接资料的真实性、合规性负责；向接手人详细介绍资料情况、工作流程及注意事项；填写交接清单并签字确认。

2.接手人：指新负责保管或处理财务资料的人员。其主要责任为：认真核对交接人所移交的各项资料，确保与交接清单内容一致；了解并掌握所接收资料的管理要求及相关工作流程；对接收后的财务资料的安全、完整及合规使用负责；填写交接清单并签字确认。

3.监交人：指对交接过程进行监督的人员，通常由交接双方的直接上级或财务部门负责人担任。其主要责任为：监督交接过程的合规性与完整性；协调解决交接中出现的问题；对交接的正式完成进行确认，并在交接清单上签字。

三、交接准备

（一）交接方准备

1.资料整理：交接人应提前对其负责范围内的财务资料进行全面、系统的整理。包括但不限于：会计凭证、会计账簿、财务报表、银行对账单、纳税申报资料、发票存根及领用登记簿、合同协议（财务相关）、财务印章、U盾及密码、电子数据备份、未办结事项说明、工作笔记及其他重要财务文档。

2.清单编制：根据整理出的财务资料，逐项填写《财务资料交接清单》（以下简称“交接清单”）。交接清单应详细列明资料名称、编号、数量、起止日期、存放地点、备注说明等信息。

3.问题梳理：对交接资料中存在的疑问、未了结的事项、特殊处理流程等，应提前梳理并准备书面说明材料。

4.工作梳理：回顾近期工作，总结关键工作节点、重要联系人信息及需要特别提醒接手人的注意事项。

（二）接手方准备

1.了解背景：提前了解交接岗位的工作职责、工作范围及相关的财务制度规定。

2.沟通协调：与交接人就交接时间、地点、方式及所需准备的事项进行充分沟通。

3.工具准备：准备好接收资料所需的存放空间、文件夹、电脑等工具。

（三）监交方准备（如适用）

1.明确职责：清楚监交人的职责与权限，确保交接过程符合规定。

2.时间安排：协调交接双方时间，确保交接工作能在规定时间内不受干扰地完成。

四、交接实施

（一）资料清点与确认

1.逐项核对：交接双方在监交人（如适用）的监督下，依据交接清单，对所有财务资料进行逐项、逐册、逐份的清点与核对。核对内容包括资料的名称、数量、页数、日期、印章等是否与清单一致，资料是否完整、有无破损、涂改等情况。

2.电子数据核查：对于电子财务数据，如财务软件账套、电子表格、数据库文件等，交接人应演示登录过程，确保账套名称、权限设置正确，并协助接手人备份关键数据。相关的用户名、密码（包括但不限于财务软件、网上银行、税务系统等）应单独列出并进行交接确认，接手人接收后应及时更改初始密码。

3.实物交接：对于财务印章、U盾、发票专用章、空白发票、支票等实物，应重点核对数量、编号，并进行试用或验证，确保其有效性。

4.疑点澄清：在核对过程中，如发现资料不符、缺失或存在疑问，交接方应立即做出解释或查找原因。无法当场解决的，应在交接清单备注栏中注明，并由交接人承诺解决时限或提供书面说明。

（二）工作事项交接

1.口头说明：交接人应向接手人详细介绍各项财务资料的形成过程、管理要求、查询方法，以及当前正在处理的工作进展、未了事项、历史遗留问题、重要客户或供应商的财务往来情况、内部工作流程及关键控制点等。

2.书面记录：对于重要的口头说明内容，尤其是未了事项、特殊处理方式、关键联系人及联系方式等，应尽可能形成书面材料，作为交接清单的附件。

3.操作演示：对于涉及特定系统操作、复杂流程的工作，交接人应进行必要的操作演示，确保接手人能够独立操作。

（三）交接清单签署

1.清单确认：所有资料核对无误，工作事项说明清楚后，交接双方及监交人（如适用）应对交接清单内容进行