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公司内部采购流程与授权管理手册

前言

为进一步规范公司采购行为，提高采购效率，控制采购成本，确保采购物资与服务的质量，防范采购过程中的各类风险，特制定本手册。本手册旨在为公司各部门及全体员工提供清晰、规范的采购操作指引和明确的授权管理依据，确保采购活动在合规、透明、高效的原则下进行。良好的采购管理是公司稳健运营和持续发展的重要保障，每一位员工都应认真学习并严格遵守本手册的各项规定。

一、适用范围

本手册适用于公司所有部门及员工在公司运营过程中发生的各类物资采购、服务采购及工程项目采购活动。除非另有特殊规定（如特定战略采购项目、应急采购等需另行审批流程），均须遵照本手册执行。

二、采购基本原则

1.合规性原则：所有采购活动必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规，杜绝任何形式的违规操作。

2.经济性原则：在满足质量和需求的前提下，通过比价、议价、招标等方式，力求以最合理的成本获取最优的物资或服务，实现资源的优化配置。

3.透明化原则：采购过程应公开、透明，关键环节（如供应商选择、价格确定等）需有记录可查，接受内部监督，防止暗箱操作。

4.权责对等原则：明确各岗位在采购流程中的职责与权限，确保权责统一，谁决策谁负责，避免责任不清或权力滥用。

5.需求导向原则：采购活动应紧密围绕公司实际业务需求展开，避免盲目采购或超需求采购，确保资源投入的有效性。

三、采购流程详解

3.1需求提出与审批

1.需求发起：各需求部门根据实际业务需要，由具体使用人或负责人填写《采购需求单》，详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、质量要求、期望交付时间、用途及其他特殊要求。

2.部门审核：《采购需求单》经部门负责人审核，确认需求的真实性、必要性和合理性。部门负责人应对本部门的采购需求负首要责任。

3.需求审批：根据采购预估金额及物品/服务类别，按照公司授权权限逐级上报审批。审批人应仔细审阅需求的合理性及预算匹配情况。对于超出部门预算或无预算的采购需求，需附加预算调整说明或特批申请。

3.2供应商寻源与评估

1.供应商信息收集：采购部门（或需求部门在采购部门指导下）根据经审批的采购需求，负责收集潜在供应商信息。可通过市场调研、行业推荐、过往合作记录、公开信息平台等多种渠道进行。

2.供应商初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步筛选，评估其基本资质（如营业执照、相关行业许可证、生产能力、供货能力、质量保证体系、财务状况、商业信誉等）。

3.供应商评估：对于重要或长期合作的供应商，或采购金额达到特定标准的采购项目，应组织跨部门（如采购、技术、质量、财务等）的评估小组进行实地考察或深入的书面评估，形成《供应商评估报告》。

4.建立合格供应商名录：通过评估的供应商将被纳入公司《合格供应商名录》，采购活动原则上应从合格供应商名录中选取。

3.3采购方式选择与执行

根据采购物品的特性、金额大小及市场竞争状况，选择适宜的采购方式：

1.询价采购：适用于采购金额较小、市场价格透明、规格标准统一的常规物品。应向至少三家及以上合格供应商发出询价单，获取报价单，进行比价分析后确定供应商。

2.比价采购：适用于采购金额较大、或规格型号较复杂、需要进行多方面比较的采购项目。除价格外，还需综合比较供应商的资质、技术实力、供货周期、售后服务、付款条件等因素。

3.招标采购：适用于采购金额达到一定标准、或对公司运营有重大影响的关键设备、大宗物资或重要服务。应制定详细的招标文件，公开或邀请符合条件的供应商参与投标，按照预设的评标标准组织评标委员会进行公正评审。

4.单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况（如专利产品、专有技术、紧急抢修等），需提供充分的书面说明并经高级管理层特批。

3.4采购合同签订

1.合同起草：对于金额较大或条款复杂的采购项目，应签订书面采购合同。合同文本优先采用公司标准合同模板，如无标准模板，由采购部门牵头起草。合同内容应包括：供需双方基本信息、采购物品/服务详情、数量、价格、质量标准、交付方式与地点、交付期限、验收标准、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式等关键条款。

2.合同评审：起草的合同需提交法务部门（或指定法务人员）进行法律合规性审核，相关业务部门（如需求部门、技术部门）审核技术与业务条款，财务部门审核付款与税务条款。

3.合同审批与签署：经评审通过的合同，按照公司授权权限进行审批。审批通过后，由授权代表签署，并加盖公司合同专用章。合同签订后，应及时分发至相关部门存档。

3.5订单履行与接收

1.订单下达：采购合同签订后，或对于无需签订正式合同的小额采购，由采购部门向供应商下达《采购订单》，明确采