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客户资料保密管理规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司客户资料的保密管理工作，保护客户隐私与商业秘密，维护公司与客户的合法权益，防范泄密风险，确保业务持续健康发展，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有部门及全体员工在职期间对公司所拥有或管理的客户资料进行的收集、记录、存储、处理、传递、使用及销毁等各项活动。同时，亦适用于代表公司执行相关业务的外部合作单位及人员，其保密责任由相关合作协议明确界定。

1.3基本原则

客户资料保密管理遵循以下基本原则：

*最小权限原则：仅授予业务开展所必需的最小范围人员访问和使用客户资料的权限。

*全程管控原则：对客户资料的生成、流转、存储、使用直至销毁的全生命周期进行严格管理与监控。

*责任明确原则：明确各部门及相关人员在客户资料保密管理中的具体职责，确保责任落实到人。

*预防为主原则：通过制度建设、技术防护、人员教育等多种手段，预防泄密事件的发生。

二、术语定义

2.1客户资料

指公司在业务活动中获取、整理、加工的，与客户相关的各类信息。包括但不限于客户基本身份信息、联系方式、业务往来记录、消费偏好、财务数据、需求信息、以及其他能够识别特定客户或对客户造成影响的未公开信息。

2.2保密管理

指为防止客户资料被泄露、窃取、篡改、滥用或非法使用，而采取的一系列制度、技术、措施和行为规范的总和。

2.3泄密行为

指违反本规范及相关规定，使不应公开的客户资料被非授权人员知悉、获取或使用的行为。

三、组织与职责

3.1公司层面

公司指定专门的管理部门（如行政部、法务部或信息安全部）作为客户资料保密管理的牵头部门，负责统筹规划、制度制定、监督检查、宣传培训及泄密事件的协调处理。

3.2各部门职责

各业务及职能部门负责人是本部门客户资料保密管理的第一责任人，负责组织本部门人员学习并执行本规范，落实具体保密措施，排查并报告泄密隐患，配合处理相关泄密事件。

3.3员工职责

全体员工均有保守客户资料秘密的义务，应严格遵守本规范及相关制度，积极参加保密培训，妥善保管所接触的客户资料，发现泄密风险或事件立即报告。

四、客户资料保密管理基本要求

4.1分类分级管理

根据客户资料的敏感程度、重要性及泄露可能造成的影响，对客户资料进行分类分级管理。针对不同级别资料，采取相应的保密措施和访问控制策略。核心资料应采取最高级别的保护措施。

4.2全生命周期管理

4.2.1资料收集与产生

在收集客户资料时，应遵循合法、正当、必要的原则，明确告知客户资料的使用目的和范围，并获得客户的明示同意（法律法规另有规定的除外）。资料的产生应规范记录，确保来源可追溯。

4.2.2资料存储与保管

客户资料应存储在公司指定的安全存储介质或系统中。纸质资料应存放在安全橱柜，电子资料应进行加密处理，并采取访问权限控制。严禁将客户资料存储在个人设备或非公司授权的第三方存储服务中。

4.2.3资料使用与流转

使用客户资料时，应限于工作必需，并严格遵守最小权限和按需分配原则。资料的内部流转应通过安全渠道，并有相应记录。对外提供客户资料，必须经过严格的审批流程，并确保接收方具备相应的保密能力和义务。

4.2.4资料销毁与清退

不再需要的客户资料，应按照规定的程序和方式进行彻底销毁，确保信息无法恢复。员工离岗离职时，必须清退所有客户资料及相关载体，并办理交接手续。

五、保密措施与行为规范

5.1人员管理

*新员工入职时，必须接受客户资料保密知识培训，并签署保密承诺书。

*定期组织在职员工进行保密教育和培训，强化保密意识。

*对接触核心客户资料的人员，应进行背景审查，并实行更严格的管理。

5.2物理环境与设备安全

*办公区域应保持整洁，涉及客户资料的纸质文件不得随意摆放。

*非工作时间，含有客户资料的文件和存储介质应锁入安全柜。

*公司计算机、服务器等设备应设置开机密码和屏幕保护密码，定期更换。

*严禁使用未经授权的外部存储设备接入公司内部系统。

5.3技术防护

*对存储客户资料的信息系统，应采取防火墙、入侵检测、病毒防护等安全技术措施。

*对敏感客户资料进行加密存储和传输。

*建立完善的访问日志和操作审计机制，对客户资料的访问和操作进行记录和监控。

5.4禁止性行为

*严禁未经授权以任何形式复制、摘录、传播、转让、披露客户资料。

*严禁在非工作场合或与工作无关人员谈论客户资料内容。

*严禁使用非公司指定的通讯工具（如个人邮箱、社交软件）传输客户资料。

*严禁将客户资料用于与公司业务无关的其他目的。

六、保密事件报告与应急处置

6.1报告程序

任何员工发现客户资料可能或已经发生泄露时，应立即向本部门负责人及公司保密管理牵头部门报告