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财务报销制度及流程标准操作手册

前言

为确保公司资金使用的合规性与效率，维护公司及员工的合法权益，明确报销流程中的各项责任与操作规范，特制定本《财务报销制度及流程标准操作手册》（以下简称“本手册”）。本手册旨在为公司全体员工提供清晰、统一的报销指引，促进财务工作的规范化、标准化运作。

本手册依据国家相关财经法律法规及公司内部管理制度编制而成，适用于公司所有部门及员工。全体员工在办理报销业务时，均须严格遵守本手册的规定。财务部门将依据本手册对各项报销业务进行审核与处理。

第一章总则

1.1目的与依据

本手册的制定，旨在规范公司费用报销行为，加强成本控制，提高资金使用效益，确保财务信息的真实、准确与完整。其制定依据包括《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》及公司其他相关管理制度。

1.2适用范围

本手册适用于公司全体在职员工因公务活动所发生的各项费用报销。公司外部人员或特殊项目的费用报销，若无另行规定，亦参照本手册执行。

1.3基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，票据及相关证明材料必须真实、合法、有效。

2.合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规、公司财务制度及本手册规定的标准与流程。

3.及时性原则：费用发生后，报销人应尽快整理单据并办理报销手续，一般不应超过规定时限。

4.权责对等原则：各级审批人员对其审批范围内的报销业务的真实性、合规性负责。

5.效益性原则：各项费用支出应符合成本效益原则，力求节约，避免浪费。

第二章报销范围与标准

2.1报销范围界定

可报销费用主要包括但不限于：

*差旅费（含交通、住宿、伙食补贴、市内交通等）

*业务招待费

*办公费（含办公用品、印刷、邮寄等）

*交通费（因公市内出行）

*通讯费（因公发生的固定及移动通讯费用）

*培训费

*会议费

*物料采购费

*租赁费

*水电费

*其他经公司批准的因公费用。

与公司经营活动无关的个人消费、罚款、滞纳金等费用，不予报销。

2.2各项费用报销标准

2.2.1差旅费

*交通：根据出差人员级别及出差目的地，选择合适的交通工具（火车、汽车、飞机等）。乘坐飞机需符合公司规定或经特殊审批。

*住宿：按出差人员级别及不同城市制定相应的住宿标准上限，超支部分原则上自理，特殊情况需书面说明并经审批。

*伙食补贴：按出差自然天数计算，不同地区可设定不同标准，不再报销额外餐费（特殊宴请除外）。

*市内交通：可选择实报实销（凭票据）或按日发放市内交通补贴，两者择一。

具体标准详见公司《差旅费报销专项规定》。

2.2.2业务招待费

业务招待费应遵循必要、合理、节约的原则。根据招待对象的级别及事由，控制招待标准和陪餐人数。报销时需注明招待对象、事由、人数及时间。具体标准参照公司相关规定执行。

2.2.3其他费用

办公费、交通费、通讯费、培训费等其他费用，均应在公司规定的标准和范围内凭有效凭证报销。具体标准参照公司相关细则或预算控制。

第三章报销凭证要求

3.1原始凭证基本要求

报销必须提供合法、合规的原始凭证，主要包括：

*发票：国家税务部门监制的正规发票，或财政部门监制的行政事业性收费收据。发票抬头必须为公司全称，内容应清晰、完整，包括开票日期、商品或服务名称、规格、数量、单价、金额、开票单位盖章等要素。

*行程单：机票、火车票、汽车票等交通票据。

*付款凭证：银行转账凭证、POS机刷卡小票等（辅助证明）。

3.2凭证真实性与合规性

*原始凭证必须真实反映经济业务内容，严禁伪造、变造、虚开发票。

*发票内容应与实际消费相符，不得开具与实际业务不符的发票。

*电子发票具有同等法律效力，报销时需提供清晰的电子发票打印件或按公司规定进行电子归档，并确保未重复报销。

3.3辅助证明材料

根据费用性质不同，可能还需提供以下辅助证明材料：

*出差申请单、出差报告；

*会议通知、培训通知；

*采购申请单、验收单；

*合同协议（大额支出）；

*费用发生的事由说明、情况说明（特殊情况）；

*其他能证明费用真实性、合理性的材料。

3.4凭证粘贴与整理

*报销人应将原始凭证分类、整齐地粘贴在“费用报销单”或“差旅费报销单”后，同类票据应集中粘贴。

*粘贴时应注意不要遮盖票据金额、印章等关键信息。

*票据较多时，可使用多张粘贴单，并在报销单上注明附件张数。

第四章报销流程

4.1报销申请与单据填写

*报销人应在费用发生后，及时整理原始凭证，填写相应的报销单（如《费用报销单》、《差旅费报销单》）。

*报销单填写应字迹清晰、内容完整、数据准确，包括