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社区矫正档案管理规范

1?范围

本文件规定了档案管理的基本原则、内容结构、建立流程、日常管理、安全保密等要求。

本文件适用于社区矫正档案管理工作。

2?规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

SF/T?0055-2019?社区矫正术语

3?术语和定义

SF/T?0055-2019?界定的术语适用于本文件。

4?基本原则

???????4.1?合法性原则

档案管理活动必须在法律框架内进行，遵循相关法律法规及政策文件。

4.2?安全性原则

确保档案安全的措施包括：

物理安全：确保档案存放在安全的物理环境中，采取防火、防盗、防潮、防尘等措施；技术安全：电子档案使用密码保护和加密技术，防止未授权访问和篡改；网络安全：档案信息系统部署防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和病毒感染；访问控制：实行权限管理，确保只有授权人员才能访问档案信息；信息披露：对外披露档案信息前，应进行审批，并记录披露的事项和范围；应急响应：制定档案信息安全事件的应急响应预案，明确事件报告、评估、处理和恢复的流程；教育培训：定期对档案管理人员进行信息安全教育和培训，提高其安全意识和技能。

4.3?保密性原则

档案管理中的保密性原则包括：

保密责任：档案管理人员对档案中的敏感信息负有保密责任；信息分类：根据信息的敏感程度进行分类，并采取相应的保密措施；最小化访问：实行最小化访问原则，?限制对敏感信息的访问；脱敏处理：对外提供档案信息时，进行必要的脱敏处理；保密协议：与档案管理人员和参与社区矫正的社会组织、志愿者等签订保密协议。

4.4?完整性原则

确保档案信息的完整性涉及的环节包括：

信息收集：全面收集档案中的信息，确保不遗漏重要内容；信息记录：详细记录档案中的信息，包括时间、地点、人物、事件等要素；信息更新：定期更新档案中的信息，反映矫正对象的最新情况；信息审查：定期进行信息审查，发现错误或遗漏及时纠正；信息归档：按照规定的格式和要求进行归档，保持整洁、有序。

4.5?可追溯性原则

确保档案管理的可追溯性宜注意：

记录日志：记录档案管理的每个环节，包括操作的时间、人员、内容等；版本控制：保留修改前的版本，并记录修改的原因和内容；审计跟踪：建立审计跟踪机制，对档案的访问、修改、披露等操作进行记录和分析；责任追溯：根据日志和审计记录，追溯违规操作的相关责任人；时间戳：对重要操作使用时间戳进行标记，确保时间戳的准确性和不可篡改性。

5?档案内容与结构

???????5.1?基本信息

档案中的基本信息应包括但不限于：

个人身份信息：全名、曾用名、别名、性别、出生日期、身份证件号码、民族、户籍地、居住地等；照片：矫正对象的近期免冠照片，用于档案识别和核对；犯罪记录：详细记录犯罪事实、判决结果、服刑情况，以及是否有前科等；健康状况：记录基本健康状况，有无既往病史等；教育背景：包括学历、专业、毕业院校等；职业技能：掌握的专业技能和职业资格证书；家庭情况：家庭成员构成、婚姻状况等；社会关系：主要社会交往对象。

5.2?矫正方案

矫正方案应包括但不限于：

矫正目标：明确矫正的阶段性目标及最终目标；矫正措施：列出实现矫正目标所采取的具体措施；效果评估：对矫正措施的实施效果进行评估。

5.3?矫正活动记录

矫正活动记录应包括但不限于：

活动名称：记录矫正活动的名称；活动时间：记录矫正活动的时间；活动地点：记录矫正活动的举办地点；活动内容：记录矫正活动的具体内容。

5.4?档案类别

???????5.4.1?调查评估档案

调查评估档案应包括但不限于以下内容。

接受委托材料包括：

委托调查函；相关法律文书。

调查材料包括但不一定同时存在：

被调查人相关证明（身份证明、户籍证明、固定居所证明）；被调查人的监护人、保证人等相关证明（身份证明、户籍证明等）；调查笔录（犯罪嫌疑人/被告人/罪犯）；调查笔录（监护人/保证人/家庭成员等）；调查笔录【村（居）委会等】；犯罪记录证明（居住地/户籍地派出所）；社会调查表；调查评估报告。

调查评估意见书。

5.4.2?社区矫正执行档案

社区矫正执行档案包括但不限于以下内容。

接收材料包括：

社区矫正对象基本信息表；起诉书或自诉状副本；刑事判决书（含刑事附带民事判决书、刑事附带民事公益诉讼判决书）；刑事裁定书；执行通知书；假释裁定书、出监鉴定表、原刑事判决书、减刑裁定书等相关材料；具保书、暂予监外执行决定书、疾病证明书或者病残鉴定书