机关单位办公用品采购管理规范.docxVIP

机关单位办公用品采购管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范机关单位办公用品采购行为，提高资金使用效益，降低行政运行成本，杜绝浪费和不当支出，确保办公用品的及时、质优、经济供应，依据国家相关财经法律法规及本单位内部管理制度，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本机关单位所有部门及下属单位的办公用品采购、验收、入库、领用、库存及处置等管理活动。

（三）基本原则

办公用品采购管理应遵循以下原则：

1.需求导向原则：以实际工作需求为出发点，避免盲目采购和超量储备。

2.经济性原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的价格采购，降低采购成本。

3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，相关信息在规定范围内可查。

4.合规高效原则：严格遵守采购程序和财经纪律，简化流程，提高采购效率。

5.统一管理原则：实行统一的采购管理体系，明确职责分工，确保管理有序。

二、组织与职责

（一）管理部门

机关单位办公室（或指定的行政后勤管理部门，以下统称“采购管理部门”）是办公用品采购管理的牵头部门，负责统筹协调和具体组织实施。

（二）相关职责

1.采购管理部门职责：

*制定和完善办公用品采购管理制度及实施细则；

*汇总、审核各部门办公用品需求计划；

*组织实施办公用品的集中采购或分散采购工作；

*负责办公用品供应商的遴选、评估与管理；

*监督采购合同的履行、物品验收及款项支付；

*负责办公用品的入库、保管、发放和库存盘点；

*建立和维护办公用品采购管理台账。

2.财务部门职责：

*负责办公用品采购预算的审核与资金保障；

*依据审批手续及合规凭证办理采购款项支付；

*对办公用品采购的财务活动进行监督。

3.各使用部门职责：

*根据实际工作需要，合理编制本部门办公用品月度或季度需求计划；

*负责本部门办公用品的领用、分发和内部管理；

*配合采购管理部门进行物品验收，对所领用办公用品的合理使用和节约负责；

*及时反馈办公用品使用情况及质量问题。

三、采购管理流程

（一）需求提报与汇总

1.各使用部门应指定专人负责办公用品需求的提报工作。于每月固定日期前，根据工作实际需要和库存情况，填写《办公用品需求计划表》，经部门负责人审核签字后，报送采购管理部门。

2.采购管理部门对各部门提报的需求计划进行汇总、审核，重点审查其合理性、必要性及是否符合预算控制要求。对于不合理的需求，应与相关部门沟通确认并进行调整。

（二）采购方式确定

1.集中采购：对于单位常用、采购频次高、数量较大或金额达到规定标准的办公用品，应实行集中采购。集中采购可根据情况采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行。

2.分散采购：对于紧急需求、零星小额或特殊规格的办公用品，经采购管理部门批准后，可由使用部门或采购管理部门按规定程序进行分散采购，但需严格控制采购金额和数量。

3.无论采取何种采购方式，均应遵循“货比三家、质优价廉”的原则，优先选择资质齐全、信誉良好、服务优质的供应商。

（三）采购实施与合同管理

1.采购管理部门根据审核确定的采购需求和采购方式，组织开展采购活动。

2.对于达到规定金额的采购项目，应与供应商签订书面采购合同，明确物品名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订前需履行相应的审批手续。

3.采购过程中应做好详细记录，包括询价记录、谈判记录、中标通知书等，作为采购决策和后续审计的依据。

（四）验收与入库

1.办公用品到货后，采购管理部门应会同使用部门（必要时可邀请财务部门）共同对物品的数量、规格型号、质量、包装等进行查验。

2.验收合格后，由采购管理部门负责办理入库手续，登记《办公用品入库台账》，并由相关人员签字确认。对于验收不合格的物品，应及时通知供应商进行退换货处理。

（五）付款与账务处理

1.采购管理部门凭经审批的采购合同、验收合格单、正式发票等凭证，按财务审批程序报请付款。

2.财务部门对相关凭证的合规性、完整性进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和期限办理款项支付。

四、库存管理

（一）入库登记

所有采购的办公用品，均需由采购管理部门统一办理入库手续，详细记录物品名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商、入库日期等信息，并建立库存明细账。

（二）储存保管

办公用品应存放在指定仓库或storage区域，做到分类存放、整齐有序、标识清晰。仓库应保持通风、干燥、清洁，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保物品安全。

（三）领用管理

1.各部门领用办公用品时，应填写《办公用品领用单》，注明领用部门、领用人、领用