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常用办公用纸规格及使用指南

在现代办公环境中，纸张作为信息传递与记录的载体，依然扮演着不可或缺的角色。从日常文件打印到正式合同签署，再到会议资料分发，选择合适的纸张规格与类型，不仅能确保文件呈现效果，提升工作效率，更能在细节处体现专业素养。本文将系统梳理常用办公用纸的规格体系、核心参数及实用选择策略，助您在纷繁的纸张世界中找到最适合的那一款。

一、办公用纸规格体系概览

办公用纸的规格繁多，但国际上及国内均有相对统一的标准体系，这为我们的选择和使用提供了便利。

（一）国际标准与国内常用规格

当前，办公领域最广泛采用的是国际标准化组织（ISO）制定的纸张尺寸标准，即我们常说的A系列、B系列以及较少用于办公的C系列。国内日常办公中，A系列纸张占据了绝对主导地位，其中A4纸更是当之无愧的“主角”。

A系列纸张：办公的基石

A系列纸张的核心特点是其独特的长宽比例——√2:1（约为1.414:1）。这一比例使得将一张纸沿长边中点对折后，得到的两张新纸的比例与原纸完全一致，只是尺寸缩小一半，这为文件的缩放、装订和归档带来了极大便利。

*A0：作为A系列的基础尺寸，其面积为1平方米。

*A1：由A0沿长边对折裁切而成，面积为A0的一半。

*A2至A10：以此类推，每一级均为前一级面积的一半。

在办公场景中，我们最常用的并非A0这样的大幅面纸张，而是经过多次对折裁切后的较小规格：

*A3（297mm×420mm）：常用于制作图表、海报、工程图纸的初步打印，或是需要较大版面展示的文件。

*A4（210mm×297mm）：这是日常办公的绝对主力，无论是报告、信函、合同、简历还是各类表格，A4纸都能胜任。其大小适中，便于携带、阅读和存档。

*A5（148mm×210mm）：约为A4纸的一半大小，常用于制作手册、便签、小型宣传册或作为笔记本内页。

*A6及更小规格：如A6（105mm×148mm），则常用于制作名片（通常需在A6基础上进一步裁切）、小卡片或标签。

B系列纸张：更广阔的选择

B系列纸张同样遵循√2:1的比例，但其尺寸介于A系列相邻两个规格之间，为特定需求提供了更多选择。例如B4尺寸大于A4小于A3，B5则大于A5小于A4。在一些特定行业或地区，B系列纸张也有较多应用，例如某些公文、书籍印刷等。

（二）纸张的“体重”：克重（GSM）

除了尺寸，纸张的“重量”——即克重，是另一个至关重要的参数。克重通常以“克每平方米”（g/m2或GSM）为单位，表示每平方米纸张的重量。这个数值直接关系到纸张的厚度、挺度、质感以及打印适性。

*常见办公用纸克重：

*70-80g：这是最常用的普通打印纸克重。70g纸张相对轻薄，适合日常大量文本打印，成本较低，但双面打印时可能会有轻微透印。80g纸张质感稍好，挺度和厚度略优于70g，透印情况减轻，是日常办公的首选。

*100-120g：这类纸张更为厚实，挺括度好，打印效果佳，不易变形。适用于制作重要文档、演示文稿、手册封面、简历等需要提升质感和专业度的场合。

*140g及以上：属于厚纸范畴，如160g、200g、250g等，常用于制作名片、贺卡、宣传册、海报等对挺度和质感要求较高的印刷品。

选择合适的克重需结合打印内容、用途以及打印机性能。过厚的纸张可能不适合普通家用或小型办公打印机，容易造成卡纸。

二、办公用纸的选择与应用场景

面对不同规格和克重的纸张，如何选择才能恰到好处？以下结合常见办公场景给出建议：

（一）日常文档打印与复印

*场景：会议纪要、内部通知、草稿、普通资料存档等。

*选择：A4尺寸，70g或80g的普通复印纸（通常为木浆纸或草浆纸）。追求性价比可选70g，若希望纸张稍显厚实、减少透印，80g是更稳妥的选择。

（二）正式文件与对外材料

*场景：合同、协议、报告、提案、公司介绍、简历等。

*选择：A4尺寸为主，建议选用80g及以上优质木浆纸。这类纸张白度更高，纸面更平滑，打印文字更清晰锐利，色彩还原也更好，能有效提升文档的专业感和可信度。若文件页数较少或需要单独呈现，100-120g的纸张会带来更好的手感。

（三）图表、海报与展示材料

*场景：数据图表、流程图、宣传海报、会议背景板等。

*选择：根据内容多少和展示需求，可选用A3或A4尺寸。若图表内容复杂、元素较多，A3能提供更大的展示空间。克重方面，80-120g较为常用。如需张贴或长期保存，可考虑更高克重（如120-150g）的铜版纸或哑粉纸，以获得更好的色彩饱和度和耐久性。

（四）手册、画册与多页资料

*场景：产品手册、培训教材、宣传画册等。

*选择：内页常用A4或A5尺寸，80-100g纸张。封面则需选用更厚的纸张，如120-2