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机关单位档案管理规范化流程

机关单位档案作为党和国家机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机关单位工作的重要组成部分，其规范化管理对于维护机关历史真实面貌、提高工作效率、保障决策科学、服务经济社会发展具有不可替代的作用。建立并严格执行一套科学、系统、规范的档案管理流程，是提升机关单位治理能力现代化的必然要求。

一、夯实基础：制度建设与人员保障

规范化的档案管理，首先必须筑牢制度根基。机关单位应依据国家及行业档案管理法律法规，结合本单位工作实际，制定涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、保密等各个环节的档案管理制度和实施细则。明确各部门、各岗位在档案管理中的职责与分工，确保每一项工作都有章可循、有据可查。同时，要将档案管理纳入机关单位整体工作规划和年度考核，提升全员档案意识。

档案管理人员是档案工作的具体承担者，其专业素养直接关系到档案管理水平。应选拔政治素质高、责任心强、具备相应专业知识的人员从事档案管理工作，并保持队伍的相对稳定。建立常态化的业务培训和学习交流机制，鼓励档案人员学习档案法律法规、专业理论和实操技能，熟悉本单位业务工作，不断提升其专业能力和综合素养，以适应新时代档案工作发展的需求。

二、源头管控：文件材料的收集与归档

档案的质量始于文件材料的形成与收集。机关单位应加强对文件材料形成过程的规范与指导，确保文件材料的格式规范、内容真实、手续完备。各业务部门是文件材料产生的源头，应指定专人负责本部门文件材料的收集、积累和初步整理工作，定期向单位档案管理部门移交。

归档范围的界定是确保档案齐全完整的关键。档案管理部门应根据国家有关规定，结合本单位职能和业务特点，科学划定归档范围和不归档范围，明确哪些文件材料必须归档，哪些可以不归档。归档时间应严格遵守，一般应在文件材料办理完毕后的规定时限内完成归档，避免文件积压、散失。对于重要会议、重大活动、重点工作形成的文件材料，档案管理部门应提前介入，主动收集，确保其完整归档。

三、科学整理：档案的系统化组织

收集上来的档案材料，需经过系统化整理，才能转化为有序、可查的档案。整理工作应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

分类是档案整理的首要环节。应根据本单位档案的实际情况，选择适宜的分类方法，如年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合形式。分类体系应具有逻辑性和稳定性，便于长期执行。

排序是在分类基础上，对同一类别的文件材料按照一定顺序进行排列，通常可按时间顺序、重要程度或问题内在联系排列。

编目是档案系统化整理的核心，包括编制案卷目录、卷内文件目录等。编目应规范著录项目，确保条目信息准确、完整，为后续检索利用奠定基础。档号的编制应遵循唯一性、合理性、稳定性原则，确保每一份档案都有其专属的“身份证”。

装订是为了保护档案实体，便于保管和利用。应根据档案材料的厚度、纸张状况选择合适的装订方式和材料，确保装订牢固、整齐、美观，且不损害档案原件。

四、安全保管：档案实体与信息的守护

档案保管是档案管理的重要环节，其核心任务是维护档案的完整与安全，延长档案的寿命。应设立符合《档案馆建筑设计规范》要求的专门档案库房，配备必要的温湿度调控设备、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”设施设备，并定期检查维护，确保设备运行良好。

严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案入库前应进行严格的消毒处理，防止有害物质带入。档案存放应按照不同门类、载体、保管期限进行有序排列，便于取放和管理。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。同时，积极推进档案数字化建设，对重要档案进行数字化扫描、存储和备份，实现实体档案与数字档案的双重备份和保护，应对突发事件可能带来的风险。

五、规范利用：档案价值的实现途径

档案利用是档案工作的最终目的。应建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用方式、审批权限和借阅手续。在确保档案安全和保密的前提下，简化利用流程，为机关单位各项工作和社会合理需求提供高效、便捷的档案利用服务。

档案利用服务可采取查阅、复制、摘录、咨询等多种形式。对于涉密档案和敏感信息，必须严格按照保密规定执行，严禁擅自扩大知悉范围。利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。档案管理部门应做好利用登记和效果反馈工作，了解档案利用产生的社会效益和经济效益，不断改进服务方式，提升服务质量。同时，积极开展档案编研工作，围绕中心工作和社会需求，编纂档案资料，主动提供深层次、高质量的档案信息产品。

六、到期处置：档案生命周期的闭环管理

档案具有一定的生命周期，对于已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定处置。成立由单位领导、档案管理人员、业务部门人员及相关专家组成的档案鉴定小组，对到期档案进