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机关单位档案管理工作实务

——基于实践操作的要点解析与经验谈

机关单位档案，作为党和国家机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源体系的核心构成。做好档案管理工作，对于维护机关历史真实面貌、保障工作连续性、促进决策科学化、服务经济社会发展具有不可替代的作用。本文拟结合机关档案管理的实践操作，从多个维度阐述其核心环节、关键要点及实用方法，力求为相关从业人员提供一份既有理论指导又具操作性的实务参考。

一、档案管理的基石：认知与定位

机关档案管理并非简单的“收收发发、装装订订”，而是一项系统性、规范性极强的基础工作。其核心目标在于确保档案的真实、完整、可用与安全。

真实是档案的生命线。档案必须是历史活动的原始记录，任何篡改、伪造或失真都会使其失去价值。在日常工作中，这要求我们从文件材料形成之初就注重其真实性审核，杜绝“带病”文件进入档案序列。

完整是档案发挥作用的前提。不仅指数量上的齐全，更指内容上的系统。一份工作从酝酿、决策到执行、反馈的全过程材料应尽可能完整归档，避免关键环节缺失导致档案价值受损。

可用是档案管理的最终目的。档案如果束之高阁，就失去了其存在的意义。要通过科学的整理、编目，确保档案信息能够被快速、准确地检索和利用，服务于机关工作和社会查询需求。

安全是档案管理的底线要求。包括实体安全（防火、防潮、防虫、防盗、防高温等）和信息安全（防泄密、防篡改、防丢失等），特别是在数字化时代，信息安全的挑战更为严峻。

因此，从事机关档案管理工作，首先要树立“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的责任感和使命感，将规范、高效、安全的理念贯穿于档案管理全过程。

二、档案管理的核心流程：从形成到利用的闭环

（一）文件材料的收集与归档：源头控制是关键

档案工作的基础在于收集。只有将应归档的文件材料及时、完整地收集起来，后续工作才有坚实的基础。

明确归档范围与时限：各机关单位应依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关专业档案管理规定，结合本单位职能特点，制定详细的本单位文件材料归档范围和保管期限表，并严格执行。通常，文书档案应在次年上半年完成归档，专门档案（如会计、人事、基建、科研等）也需按各自规定时限完成。

确保收集的完整性与准确性：业务部门是文件材料产生的源头，档案部门应加强与各业务部门的沟通协作，指导其做好文件材料的积累和预归档工作。归档文件材料应齐全完整，手续完备（如签字、盖章等），格式规范，字迹清晰耐久。对于电子文件，其元数据、背景信息及相应的纸质或其他载体的复制件也应一并收集。

注重“应收尽收”：避免因工作疏忽或认识不足导致重要文件流失。例如，对于一些非正式渠道形成的、但对工作有重要参考价值的材料（如会议记录、调研手稿、内部讨论纪要等），也应纳入归档视野。

（二）档案的整理：科学分类与系统排列

整理是档案由“无序”走向“有序”的关键环节，直接影响后续的保管和利用效率。

遵循“全宗原则”：一个机关单位形成的所有档案为一个全宗，这是档案整理的基本单位。

科学分类：根据档案的来源、内容、形式等特征，采用适当的分类方法。文书档案常用“年度-机构（问题）-保管期限”或“年度-保管期限-机构（问题）”的分类方法。专门档案则需按各自的专业分类标准进行，如会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告等。分类方案应保持相对稳定，如需调整，需有明确说明和记录。

规范整理操作：包括件（卷）内文件的排列、编号、编目、装订（或装盒）等。以文书档案“件”为单位整理为例，需对归档文件进行组件、分类、排列、编号、编目、装盒、填写备考表等操作。要求做到：件内文件排列有序（通常正文在前、附件在后；印件在前、定稿在后；转发件在前、被转发件在后等）；编号唯一规范；目录条目信息准确、著录规范。

（三）档案的鉴定：去粗取精与价值判断

档案鉴定主要包括两个方面：一是归档前对文件材料是否具有保存价值、保存价值大小（即保管期限）的鉴定；二是对已到保管期限档案的销毁鉴定。

准确划定保管期限：这是鉴定工作的核心。要依据归档范围和保管期限表，结合文件材料的内容、影响力、时效性等因素，客观公正地判定其保管期限（永久、定期30年、定期10年等）。对于难以准确判定的，可组织集体审议或向上级档案部门请教。

严格执行销毁程序：对于已到保管期限且经鉴定确无继续保存价值的档案，必须按照规定的程序进行销毁，严禁个人私自处理。销毁前需造具清册，报单位负责人审批，并由两人以上负责监销，监销人需在销毁清册上签字。

（四）档案的保管：安全防护与科学管护

档案保管的任务是采取一切必要措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，延长档案的寿命。

完善库房设施：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、