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行政办公文件收发管理规范

一、总则

为规范公司行政办公文件的收发管理工作，确保文件传递及时、准确、安全、保密，提高办公效率和工作质量，保障公司各项业务活动的有序开展，特制定本规范。

本规范适用于公司内部所有行政办公文件（包括纸质文件与电子文件）的接收、登记、分发、传阅、承办、催办、归档以及对外发文的拟稿、审核、签发、用印、登记、分发等管理工作。全体员工在涉及文件收发处理时，均须严格遵守本规范。

文件收发管理遵循以下原则：统一管理、分级负责；规范流程、提高效率；安全保密、严防泄密；有据可查、便于追溯。

二、收文管理

（一）文件签收与登记

外来文件（包括上级单位、兄弟单位、业务往来单位等发送的各类公文、函件、通知、资料等）由行政部指定专人负责签收。签收时应仔细核对文件的发送单位、文号、份数、页数等是否清晰、完整，有无破损。如发现问题，应立即向投递方提出，并做好记录。

所有签收文件（含内部流转需登记的文件）均需在《收文登记簿》进行详细登记。登记内容包括：收文日期、来文单位、文号、标题、份数、密级（如有）、处理情况及备注等信息。登记应做到准确、及时，不遗漏。

（二）文件拟办与批办

行政部收到文件后，对于需要办理的文件，应由部门负责人或指定的文件管理员根据文件内容和性质，提出初步的处理意见，即“拟办意见”。拟办意见应明确承办部门、承办时限及办理要求等。

拟办意见形成后，应及时呈送公司相关领导进行“批办”。领导根据文件重要程度、职责分工等因素，对文件的处理作出明确指示，包括指定具体承办部门、承办人、办理原则和要求等。

（三）文件分办与承办

根据领导的批办意见，行政部应迅速将文件分发给相关承办部门或承办人。分发时应办理交接手续，由接收人签字确认。对于紧急文件，应优先处理，并注明紧急程度。

承办部门或承办人收到文件后，应按照批办要求和文件时限认真办理。在承办过程中，如需其他部门协作，应主动协调；如对文件内容有疑问，应及时向批办领导或行政部咨询。

（四）文件传阅与催办

对于需要多位领导或多个部门阅知的文件，行政部应组织传阅。传阅可采用专人送阅或在指定阅文地点阅读的方式，严禁个人私自留存、横传或带出阅文范围。阅文人应在《文件传阅单》上签署姓名和阅文日期。

行政部应对承办文件的办理情况进行跟踪，适时进行催办。催办可采用电话、书面或当面提醒等方式，确保文件在规定时限内办结。对于无故拖延或未按要求办理的，应及时向批办领导汇报。

（五）文件办结与归档

承办部门或承办人在文件办理完毕后，应将办理结果形成书面材料（如需要），连同原文件一并交回行政部。行政部负责检查办理结果是否符合要求。

办结后的文件，由行政部按照公司档案管理规定进行整理、立卷、归档。归档文件应齐全、完整，符合归档标准。

三、发文管理

（一）文件拟稿与核稿

公司对外发文或内部重要通知、规定等，由相关业务部门根据工作需要拟稿。拟稿人应确保文件内容真实、准确、表述规范、逻辑清晰，并使用公司统一的文件格式模板。

稿件拟就后，应由拟稿部门负责人进行初审（核稿）。核稿主要审查内容是否符合政策法规和公司实际、文字表述是否准确、格式是否规范等。

（二）文件审核与签发

经部门核稿后的文件，应连同“发文审签单”一并报送行政部进行审核。行政部审核重点包括：是否符合行文规则、格式是否标准、有无错漏字、用印是否符合规定等。

审核通过的文件，按照公司领导分工和权限逐级呈送审批、签发。未经签发的文件不得对外发出或内部印发。签发人应对文件内容的真实性、合法性和有效性负责。

（三）文件编号与用印

经领导签发后的文件，由行政部统一进行编号。文号应按照公司发文规则编制，确保唯一性和连续性。

文件正式印发前，需加盖公司公章。用印时应核对文件内容、份数与签发件是否一致，确认无误后方可用印。印章应盖在发文机关名称或签发人签名的上方，做到清晰、端正。

（四）文件登记与分发

发文前，行政部应在《发文登记簿》中进行登记，内容包括文号、标题、签发人、印发日期、份数、分发范围等。

文件印发后，由行政部或指定部门按照分发范围及时、准确地进行分发。分发方式可采用邮寄、传真、电子邮件或专人送达等。重要文件的分发应索要回执或要求接收方签字确认。

（五）文件存档

文件发出后，行政部应将文件的签发稿、定稿（打印件）、电子版及发文审签单等材料整理存档，以备查考。

四、文件格式与印制

公司各类文件的格式应符合国家相关标准及公司内部规定，统一字体、字号、行距、页边距等。一般情况下，正式文件应使用公司信笺纸印制，封面（如有）应标明公司全称、文件标题、文号等。

文件印制应保证字迹清晰、版面整洁、无错漏。打印份数应根据实际需要确定，避免浪费。

五、电子文件管理

随着办公自动化的推进，电子文件的收发日益普遍。电子文件的管理参照本规范的基本原则执行。应注意电子文件的存储安