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财务报销流程与电子审批系统操作手册

前言

在现代企业管理中，规范、高效的财务报销流程是保障企业资金安全、提升运营效率的关键环节。随着信息化技术的深入应用，电子审批系统已成为财务报销流程中不可或缺的工具，它不仅简化了传统纸质报销的繁琐步骤，更实现了报销过程的透明化、规范化和可追溯化。本手册旨在为公司全体员工提供一套清晰、详尽的财务报销指引，帮助大家准确理解报销政策、熟练掌握电子审批系统的操作方法，确保每一笔报销都合规、高效、准确。无论您是财务工作的新手，还是希望进一步优化工作流程的老员工，本手册都将是您得力的参考工具。

一、财务报销基本原则与政策概述

在您开始准备报销之前，请务必了解并遵循以下基本原则，这是确保报销顺利进行的前提。

1.1真实性原则

所有报销业务必须基于真实发生的经济业务。严禁虚构交易、虚报冒领。报销凭证（如发票）必须是业务发生时取得的合法、有效凭证，其内容应与实际业务相符。

1.2合规性原则

报销项目和金额必须符合国家财经法律法规、公司财务管理制度及相关专项规定。对于有明确开支标准的项目（如差旅费中的交通、住宿标准），应严格按照标准执行，超标准部分原则上不予报销，特殊情况需提供充分说明并经特别审批。

1.3及时性原则

各项费用应在业务发生完毕后及时进行报销，一般不应跨年度。及时报销有助于财务部门准确核算当期成本费用，也便于员工尽快回笼个人垫付款项。

1.4相关性原则

报销费用必须是与公司生产经营活动直接相关的支出。如因公务产生的差旅费、业务招待费、办公费、交通费等。个人消费及与公司业务无关的支出不得报销。

二、财务报销标准流程

财务报销流程是一个闭环管理过程，从业务发生、票据收集到最终款项支付，每个环节都有其特定要求。

2.1报销发起前准备

*票据收集与整理：业务发生时，务必向对方索取合法合规的原始凭证（主要为发票）。发票抬头、税号、项目名称、金额、开票日期等信息必须清晰、准确、完整。对于多张票据，应按照费用性质（如差旅费中的交通费、住宿费、餐费）或发生时间进行分类整理，便于后续填写报销单和财务审核。

*合规性初步判断：对照公司财务制度，初步判断所发生费用是否符合报销范围和标准。对于不确定的部分，可提前与部门负责人或财务部门沟通确认。

*填写报销单：根据费用性质选择正确的报销单类型（如日常费用报销单、差旅费报销单、专项费用报销单等）。报销单上的各项信息，如报销部门、报销人、报销日期、费用所属期间、事由、金额（大小写必须一致）、附件张数等，均需如实、准确、完整填写。摘要描述应简明扼要，能清晰反映业务内容。

2.2报销单据的提交与初审

*粘贴原始凭证：将整理好的原始凭证（发票、行程单等）整齐粘贴在报销单背面或粘贴单上，注意不要遮盖关键信息。票据较多时，可分页粘贴。

*部门负责人审核：报销人将填写完整、附件齐全的报销单提交给部门负责人。部门负责人需对业务的真实性、必要性以及费用的合理性进行审核，并在报销单相应位置签字确认。

*（可选）专项审核：对于特定类型的费用（如大额采购、招待费等），可能需要经过相关职能部门（如行政部、采购部）的专项审核。

2.3财务部门审核

*单据完整性审核：财务审核人员首先检查报销单填写是否规范、附件是否齐全、相关人员签字是否完整。

*合规性审核：审核发票等原始凭证的合法性、合规性，包括发票真伪、开票信息是否符合要求、是否在规定抵扣期限内（针对增值税专用发票）。

*准确性审核：审核报销金额计算是否正确，费用标准是否符合公司规定，是否存在重复报销等情况。

2.4审批流程

*分级审批：根据公司规定的审批权限，报销单将逐级提交给相应层级的审批人进行审批。审批人应基于其职责范围，对报销业务进行审慎判断并决策。

*电子审批流转：目前，公司的报销审批已全面通过电子审批系统进行，相关审批人会在系统中收到待办任务提醒。（具体操作详见本手册第三部分）

2.5付款与账务处理

*审批完成：当报销单通过所有必要的审批环节后，将流转至财务付款岗。

*付款安排：财务付款岗根据公司资金安排和付款周期，统一办理付款手续。付款方式通常为银行转账至报销人提供的本人名下银行账户。

*账务记录：付款完成后，财务部门会进行相应的账务处理，登记相关费用科目。

2.6报销款到账与查询

报销人可通过电子审批系统或咨询财务部门，查询报销单的审批进度及付款状态。一般情况下，审批完成且财务完成付款操作后，款项会在约定的时间内到账。

三、电子审批系统操作详解

电子审批系统是实现报销流程电子化、高效化的核心平台。以下将详细介绍系统的具体操作步骤。

3.1系统登录

3.2发起新报销单

*进入报销模块：登录系统后，在主界面或菜单栏中找到“财务