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企业员工档案管理制度及表格模板

引言

员工档案是企业人力资源管理的重要组成部分，它系统记录了员工从入职到离职的整个职业生涯轨迹，承载着员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等关键信息。建立健全并严格执行科学的员工档案管理制度，不仅是企业规范化管理的内在要求，更是保障企业人力资源决策科学性、维护企业与员工双方合法权益、防范用工风险的基础性工作。本制度旨在明确员工档案管理的职责、内容、流程及要求，确保档案材料的真实、完整、安全与有效利用，为企业的持续健康发展提供有力的人力资源信息支撑。

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司员工档案管理工作，提高人力资源管理效率，确保员工信息的准确性、安全性和保密性，依据国家相关法律法规及公司人力资源管理基本政策，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体在职员工、离退休人员、离职人员的档案管理工作。公司各部门及所有涉及员工档案操作的人员均须遵守本制度。

第三条管理原则

员工档案管理遵循以下原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工情况。

2.完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工的主要经历和情况。

3.保密性原则：严格遵守档案管理纪律，不得泄露档案内容。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递等环节均应符合规范要求。

5.动态管理原则：及时更新员工档案信息，确保信息的时效性。

第二章档案管理职责分工

第四条人力资源部

人力资源部是员工档案管理的归口管理部门，主要职责包括：

1.贯彻执行国家及公司有关档案管理的法规和制度。

2.负责制定和修订公司员工档案管理的具体实施细则。

3.负责公司员工档案的统一建立、接收、建立电子档案、分类、整理、保管、统计、鉴定和销毁工作。

4.负责员工档案材料的收集、鉴别、归档和更新。

5.严格执行档案查阅、借阅和转递制度，确保档案安全。

6.组织档案管理人员的业务培训和学习交流。

7.指导和监督公司各部门配合做好员工档案材料的及时提供。

第五条各部门

各部门应积极配合人力资源部做好员工档案管理相关工作，主要职责包括：

1.及时收集本部门员工在工作中形成的、应归档的各类材料（如考核材料、奖惩材料、培训记录等），并在规定时间内提交给人力资源部。

2.确保提交材料的真实性和规范性。

3.配合人力资源部核实员工相关信息。

第三章员工档案的内容构成

第六条入职基本材料

1.员工入职登记表（含个人简历、家庭成员信息等）。

2.身份证复印件。

3.学历、学位证书复印件及学信网验证报告；职业资格证书、专业技术职务任职资格证书复印件。

4.与原单位解除或终止劳动合同的证明文件（应届生提供就业报到证）。

5.近期免冠照片。

6.其他应提供的入职材料（如背景调查确认书、无犯罪记录证明等，视岗位要求而定）。

第七条劳动关系材料

1.劳动合同文本及续签、变更、解除、终止劳动合同的相关协议或证明。

2.岗位聘用、调动、晋升、降职等文件。

3.保密协议、竞业限制协议等。

第八条考核与奖惩材料

1.各类考核登记表、考核结果通知。

2.奖励审批表、奖励决定（通报）等。

3.处分决定（通报）、解除处分决定等。

第九条薪酬福利材料

1.薪酬调整审批表、薪资确认单。

2.社会保险及住房公积金参保、变更、停缴等相关材料。

3.其他与薪酬福利相关的记录材料。

第十条培训与发展材料

1.员工参加各类培训的记录、结业证书复印件等。

2.员工职业发展规划、培训需求申请表等。

第十一条其他材料

1.员工信息变更申请表及相关证明材料。

2.离职申请、离职交接清单、离职证明存根等。

3.其他有参考价值的材料。

第四章档案的建立与日常管理

第十二条档案的建立

1.新员工入职后，人力资源部应在一个月内为其建立个人档案，并对收集的材料进行认真核对、整理、编号。

2.档案材料应统一使用A4纸张，如有特殊规格材料，应进行规范处理（如折叠、复制）。

3.电子档案应与纸质档案同步建立，确保信息一致。

第十三条档案材料的收集与归档

1.各部门及员工本人形成的应归档材料，应在材料形成后的十五个工作日内提交人力资源部。

2.人力资源部档案管理员对接收的材料要认真核对其真实性、完整性和规范性，对不符合要求的材料应退回并要求补充或更正。

3.归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

4.档案材料归档前，档案管理员应在材料右上角编写页码，并按档案内容构成的顺序进行整理、装订。

第十四条档案的保管

1.档案库房应具备防火、