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高校档案管理工作流程

高校档案是高等学校在教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是学校宝贵的信息资源和历史财富。科学规范的档案管理工作，对于维护学校历史真实面貌、保障学校各项工作顺利开展、促进学校事业发展具有不可替代的重要作用。本文将系统阐述高校档案管理的标准工作流程，以期为相关从业人员提供借鉴与参考。

一、档案的形成与积累

档案的形成与积累是档案管理工作的起点，其质量直接关系到后续工作的成效。这一阶段的核心在于确保应归档材料的齐全、完整与规范。

（一）前端控制与规范建设

高校档案管理部门应依据国家及上级主管部门的法规政策，结合本校实际，制定和完善档案管理规章制度体系，明确各类档案的归档范围、归档时间、归档要求以及各部门、各单位在档案形成过程中的职责。同时，应加强对全校教职工，特别是各部门兼职档案员的业务培训，普及档案知识，强化档案意识，从源头上保证文件材料的形成质量符合归档标准。例如，对于科研项目档案，应在项目立项之初就明确档案收集的范围和要求，确保研究过程中的每一个关键节点都有完整的记录。

（二）文件材料的产生与初步积累

学校各职能部门、教学单位、科研团队及个人在履行职责、开展工作过程中，会产生大量的文件材料。这些材料的形成者或承办人应按照规定，及时、准确地将具有保存价值的文件材料进行收集、整理和初步积累。这一过程强调“即时性”和“连续性”，避免材料的散失或遗漏。对于一些重要的会议、活动、项目，应指定专人负责相关材料的跟踪收集，确保其系统性和完整性。

二、档案的整理与移交

文件材料在形成积累到一定阶段后，需按照规范的方法进行系统整理，然后向学校档案管理部门移交，这是档案进入集中管理的关键环节。

（一）部门级整理与预立卷

各部门兼职档案员是档案整理工作的第一道关口。他们需按照学校档案管理部门规定的分类方案、组卷原则和要求，对本部门积累的文件材料进行初步整理。这包括对文件材料进行鉴别，剔除无保存价值的部分；对有保存价值的材料进行分类、排序、编写页码、填写卷内文件目录和备考表等操作，形成初步的案卷。整理过程中，要特别注意区分文件的正本与副本、不同稿本的价值，以及文件之间的有机联系。

（二）向档案馆移交

按照规定的归档时间（通常为次年上半年），各部门应将整理完毕的案卷连同《档案移交目录》一并向学校档案馆（室）移交。档案馆接收人员需对移交的案卷进行认真核对与检查，包括案卷数量、文件材料的完整性、整理质量等。核对无误后，双方在移交清单上签字确认，完成交接手续。对于不符合要求的案卷，档案馆有权退回形成部门，要求其重新整理。

（三）档案馆的进一步整理与编目

档案馆接收档案后，档案管理人员会在部门预立卷的基础上，根据档案管理的专业标准和要求，进行更细致的系统化整理。这可能包括对案卷标题的斟酌与规范、保管期限的复核与调整、密级的确定、档号的编制等。同时，会进行著录工作，将档案的核心信息录入档案管理系统，形成机读目录，为后续的检索利用奠定基础。

三、档案的保管与保护

档案的保管与保护是档案管理工作的重要组成部分，其目的是确保档案实体和信息的安全，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性。

（一）库房管理

档案馆库房是档案保存的核心场所，必须具备良好的保管条件。应严格控制库房的温湿度，配备必要的温湿度调控设备；采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施；建立严格的库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房，档案管理人员进入库房也需履行相应手续。档案的存放应按照分类体系和档号顺序，科学排架，便于管理和查找。

（二）档案装具与设备

应选用符合国家标准的档案装具，如档案盒、档案柜、密集架等，确保档案得到妥善承载和保护。同时，根据需要配备去湿机、加湿器、空调、消防器材、防虫药剂、温湿度记录仪等设备，并定期检查维护，保证其正常运行。

（三）数字化加工与管理

随着信息技术的发展，档案数字化已成为必然趋势。档案馆应根据规划，对馆藏档案进行有序的数字化扫描、著录、标引、存储和备份。数字化档案不仅能有效保护原件，还能极大地提高档案利用的效率和便利性。数字化过程中，要严格遵守相关技术标准，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并加强对数字档案的管理和长期保存策略研究。

（四）档案的鉴定与销毁

对于已到保管期限的档案，档案管理部门应组织相关人员进行鉴定。对仍有继续保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁，并做好销毁记录，严禁个人私自处理。

四、档案的利用与服务

档案管理的最终目的是为学校各项工作和社会提供利用服务。高效、便捷的档案利用服务是衡量档案工作成效的重要标准。

（一）利用制度与手续

档案馆应建立健全档案利