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档案管理标准化验收流程及样本报告

档案管理标准化是提升机构治理能力、保障信息资源安全与利用效率的基础性工作。验收作为标准化建设的关键环节，既是对前期工作的全面检验，也是持续改进的重要契机。本文旨在系统梳理档案管理标准化验收的核心流程，并提供一份具有实操性的样本报告框架，以期为相关单位提供专业参考。

一、档案管理标准化验收流程

档案管理标准化验收工作应遵循客观公正、科学规范、注重实效的原则，通常分为以下几个阶段有序推进：

（一）验收准备阶段

此阶段是确保验收工作顺利开展的基础，需要申请单位与验收组织单位（或专家组）共同协作完成。

1.申请单位自查与申报：

*自查自纠：申请单位对照相关档案管理国家标准、行业标准及地方规范（以下统称“相关标准”），结合本单位档案管理实际情况，组织内部人员进行全面自查。重点检查制度建设、设施设备、人员配备、业务流程（包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节）、信息化建设、安全保密等方面是否达到标准化要求。

*问题整改：针对自查中发现的问题，制定切实可行的整改方案，明确责任人和完成时限，并组织落实整改措施。

*提交申请材料：自查合格后，向相应的验收组织单位提交验收申请报告，并附以下材料：单位概况、档案管理标准化建设工作总结、自查报告、相关制度汇编、档案管理系统（如有）说明、整改报告及其他必要的佐证材料。

2.验收组织单位审核与准备：

*材料审核：验收组织单位收到申请材料后，对材料的完整性、规范性和符合性进行初步审核。如发现材料不齐或不符合要求，应及时通知申请单位补充或完善。

*组建验收专家组：根据申请单位的性质、档案门类及规模，遴选具有相关专业知识和丰富实践经验的专家组成验收专家组，并明确专家组组长。

*制定验收方案：验收组织单位与专家组共同商议，制定详细的验收工作方案，明确验收目的、依据、内容、方法、程序、时间安排及纪律要求等。

*通知与协调：将验收方案及相关要求提前通知申请单位，协调落实验收现场的准备工作，如会议室、档案库房及相关设施的开放等。

（二）验收实施阶段

此阶段是验收工作的核心环节，通过现场核查、资料查阅、人员访谈等方式，全面评估申请单位档案管理标准化的实际水平。

1.召开首次会议：

*验收组织单位负责人主持会议，介绍验收目的、依据、流程及专家组组成。

*申请单位负责人汇报本单位档案管理标准化建设工作情况，包括主要做法、取得成效、存在问题及改进思路等。

2.现场核查：

*档案库房检查：实地查看档案库房的选址、面积、温湿度控制、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等设施设备配置与运行状况。

*业务流程检查：随机抽取不同门类、不同年度的档案，对其收集、整理（分类、编号、排列、编目、装订）、著录、保管、利用等环节的规范性进行检查。

*信息化建设检查：如已实施档案信息化，检查档案管理系统的功能、数据录入质量、数据备份与安全保障措施、电子档案的管理与利用情况等。

*制度与人员检查：核查档案管理各项规章制度的建立健全与执行情况，了解档案管理人员的配备、专业背景、培训及持证上岗情况。

3.资料查阅与质询：

*专家组查阅申请单位提交的验收材料，以及档案管理过程中形成的各类原始记录、统计报表、利用登记簿等。

*针对汇报和现场核查中发现的疑点或不清楚的问题，向申请单位相关人员进行质询，申请单位应如实回答。

4.汇总评议：

*专家组成员根据现场核查、资料查阅和质询情况，结合相关标准要求，进行独立思考和评分（如有评分标准）。

*专家组内部召开会议，对申请单位的档案管理标准化建设情况进行充分讨论和综合评议，形成初步的验收意见，明确优点、存在的主要问题及整改建议。

5.召开末次会议：

*专家组组长代表专家组向申请单位反馈初步验收意见，肯定成绩，指出存在的问题，并提出具体的整改要求和建议。

*申请单位负责人对专家组的意见表示感谢，并就存在问题的整改作表态发言。

*验收组织单位负责人总结验收工作，对后续整改工作提出明确要求和时限。

（三）验收结论与后续工作阶段

此阶段主要是形成正式验收结论，并督促问题整改。

1.形成验收报告：

*专家组根据初步验收意见，结合申请单位的表态，撰写正式的《档案管理标准化验收报告》，明确验收结论（通常分为“合格”、“基本合格（需整改后复核）”、“不合格”三种）。

*验收报告需经专家组全体成员签字确认。

2.审批与通报：

*验收组织单位对专家组提交的验收报告进行审核，按程序报批后，将正式验收结论通报给申请单位。

3.整改与复核：

*对验收结论为“基本合格”的单位，申请单位应在规定期限内完成整改，并将整改报