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2025在线职业心理咨询公司咨询师管理合规检查管理制度

第一章总则

目的：规范咨询师执业行为，保障服务合规性，维护公司及服务对象合法权益。

依据：根据《中华人民共和国精神卫生法》《心理咨询师国家职业标准》等法律法规制定。

适用范围：公司全体全职、兼职及合作心理咨询师。

执行主体：公司合规管理部；操作要求：牵头组织合规检查，监督制度落地；时间节点：制度生效后长期执行。

第二章组织机构与职责

合规检查小组：由合规管理部经理任组长，人力资源部、业务部各1名代表为成员。

组长职责：审批检查计划，审核检查报告，协调整改资源；操作要求：每月召开1次检查工作部署会；时间节点：每月5日前完成上月工作复盘。

成员职责：执行检查任务，收集整理材料，跟踪整改情况；操作要求：每周向组长反馈检查进展；时间节点：每周五17:00前提交进展报告。

业务部：配合提供咨询师服务记录、客户反馈等材料；操作要求：按检查小组要求3个工作日内提交资料；时间节点：收到通知后3个工作日内。

第三章检查内容与标准

资质合规

执行主体：合规检查小组；操作要求：核查咨询师执业证书有效性（需为国家认可且在有效期内）、从业年限（全职咨询师需满2年，兼职需满3年）；时间节点：每季度末完成全面核查，新入职咨询师入职当日核查。

量化标准：资质不符率需≤0，发现1例立即暂停执业。

执业行为合规

执行主体：合规检查小组；操作要求：检查咨询过程是否符合伦理规范（无过度承诺、不泄露客户隐私等），服务时长是否与约定一致（单次咨询误差≤5分钟）；时间节点：每月随机抽查20%咨询师的服务录音/记录。

量化标准：违规行为发生率需≤3%，超标准则启动专项整改。

保密管理合规

执行主体：合规检查小组；操作要求：核查客户信息存储是否加密（采用AES-256加密标准），纸质档案是否存于带锁档案柜；时间节点：每半年全面检查1次。

第四章检查实施流程

计划制定：合规检查小组每月25日前制定下月检查计划，明确检查对象、内容及时间；执行主体：合规检查小组；操作要求：计划需报公司总经理审批；时间节点：每月28日前完成审批。

现场/线上检查：采用查阅资料、访谈客户（访谈比例不低于被查咨询师服务客户的5%）、抽查记录等方式；执行主体：合规检查小组；操作要求：检查时需2人以上在场并制作笔录；时间节点：按计划完成，单次检查不超过5个工作日。

报告形成：检查结束后3个工作日内形成报告，明确合规情况、问题清单及整改建议；执行主体：合规检查小组；操作要求：报告需经组长签字确认；时间节点：检查结束后3个工作日内。

第五章问题处理与整改

一般问题（如记录不完整）：向咨询师下达《整改通知书》；执行主体：合规检查小组；操作要求：明确整改内容及期限；时间节点：咨询师需在5个工作日内完成整改并提交复核申请。

严重问题（如无证执业、泄露隐私）：立即暂停咨询师执业资格，由人力资源部按公司奖惩制度处理；执行主体：合规管理部、人力资源部；操作要求：10个工作日内完成调查及处理决定；时间节点：处理决定下达后2个工作日内告知咨询师。

第六章档案管理

执行主体：行政部；操作要求：建立咨询师合规检查档案，包含检查记录、整改材料、处理决定等；时间节点：档案需保存至少5年，每年12月进行档案梳理。

第七章监督与问责

监督主体：公司监事会；操作要求：每季度检查合规检查工作开展情况；时间节点：每季度末提交监督报告。

问责情形：检查人员弄虚作假、隐瞒问题的，扣发当月绩效的10%-20%；执行主体：人力资源部；操作要求：问责决定需书面告知当事人；时间节点：发现问题后3个工作日内作出决定。

第八章附则

本制度自2025年10月1日起施行。

合规管理部负责制度解释，修订需经总经理办公会审议通过。

高频问题及解答

问题：咨询师资质证书即将到期，如何处理以确保合规？

解答：执行主体为咨询师本人及人力资源部；操作要求：咨询师需在证书到期前3个月向人力资源部提交续期申请及相关材料，人力资源部5个工作日内审核并反馈；时间节点：证书到期前1个月未完成续期的，暂停执业直至资质更新。

问题：检查中发现咨询师存在轻微保密违规行为，应按什么流程处理？

解答：执行主体为合规检查小组；操作要求：立即下达《整改通知书》，要求咨询师3个工作日内提交整改方案，整改完成后2个工作日内组织复核；时间节点：复核通过后，将整改情况纳入咨询师季度合规评分。