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工程项目质量档案管理规范

一、总则

工程项目质量档案是工程项目建设全过程中形成的，反映工程质量状况和管理过程的重要记录，是工程建设、运营、维护及后续改造的重要依据，亦是工程质量责任追溯的关键凭证。为规范工程项目质量档案的管理工作，确保其真实、完整、规范、有效和安全，充分发挥其在工程建设及后期管理中的作用，特制定本规范。

本规范适用于各类新建、扩建、改建工程项目的质量档案管理。凡参与工程项目建设的各相关单位，均应遵照本规范执行。

工程项目质量档案管理应遵循统一领导、分级负责、全程控制、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各相关单位应将质量档案管理纳入工程项目管理的全过程，与工程建设同步规划、同步实施、同步验收。

二、质量档案的构成与要求

（一）档案构成

工程项目质量档案主要由以下几部分构成：

1.工程准备阶段文件：包括但不限于工程项目立项审批文件、勘察设计文件、招投标文件、合同文件、开工审批文件等与工程质量策划和准备相关的文件材料。

2.勘察、设计文件：勘察报告、设计图纸、设计说明、设计变更、洽商记录、设计交底记录等。

3.施工文件：施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、原材料及构配件进场检验记录、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程检验批验收记录、质量评定资料、施工日志、竣工图等。

4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、见证取样记录、工程款支付证书、质量评估报告等。

5.竣工验收文件：竣工申请报告、竣工验收报告、各专项验收文件、工程质量保修书等。

6.其他与工程质量相关的文件：如质量事故处理记录、工程评优资料等。

（二）基本要求

1.真实准确：档案内容必须真实反映工程实际情况，数据准确无误，不得虚构、篡改或伪造。签署手续应齐全，责任主体明确。

2.规范系统：档案的形成、收集、整理、组卷应符合国家及行业相关标准规范，文件材料的格式、书写、签章、编号等应统一规范，保持档案的系统性和逻辑性。

3.完整齐全：从工程项目立项到竣工验收的各个环节形成的质量文件材料均应收集齐全，确保档案的完整性，不得有遗漏。

4.有效追溯：档案应能够清晰反映工程质量的形成过程和控制环节，便于对工程质量问题进行追溯和分析。

5.安全耐久：档案载体应选用耐久性强的材料，书写工具应符合归档要求。电子档案应采取可靠的存储和备份措施，确保其长期可读和安全保密。

三、质量档案的管理流程

（一）文件材料的形成与收集

各相关单位应在工程项目建设过程中，按照质量管理的要求，及时、准确地形成各类质量文件材料。文件材料的形成应符合规范，手续完备。

施工单位应指定专人负责质量文件材料的收集工作，随工程进度同步收集，确保不丢失、不损毁。监理单位应对施工单位提交的文件材料进行审核，并收集整理自身形成的监理文件。勘察设计单位应提交完整、规范的勘察设计文件。建设单位负责收集整理前期准备阶段及竣工验收阶段的相关文件。

（二）文件材料的整理与组卷

文件材料收集后，应按照工程项目的专业特点、施工顺序或文件类别进行系统整理。整理过程包括分类、排序、编号、编目、装订等环节。

组卷应遵循文件材料的自然形成规律和内在联系，做到条理清晰、层次分明。案卷封面、卷内目录、备考表等应填写规范、清晰。图纸应按专业排列，折叠整齐。

声像资料、电子文件等特殊载体档案，应单独整理，并配有相应的文字说明。

（三）档案的归档与移交

工程项目竣工验收前，各相关单位应完成各自形成的质量档案的整理、组卷工作，并经监理单位或建设单位审核认可。

施工单位应在工程竣工验收后规定期限内，将完整的工程质量档案移交给建设单位。勘察设计单位、监理单位也应将相关档案按合同约定或规定移交给建设单位。

建设单位在工程竣工验收备案后，应按规定将工程项目质量档案向城建档案管理部门或其他指定机构移交。移交时应办理交接手续，双方签字确认。

（四）档案的保管与利用

档案保管单位应建立健全档案管理制度，配备必要的档案库房和设施设备，确保档案存放安全、有序。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

对档案应进行科学管理，建立档案检索体系，便于查阅利用。借阅档案应履行审批手续，严格遵守保密规定和档案管理要求，防止档案丢失和泄密。归还时应检查核对。

电子档案的保管应符合国家有关电子档案管理的规定，定期进行备份和检测，确保数据安全和可读。

（五）档案的鉴定与处置

对于保管期限已满的档案，应按照国家有关规定进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应按规定程序报批后进行销毁，并做好销毁记录。

对于具有永久保存价值的档案，应采取更严格的保护措施，并适时进行数字化加工，以利于长期保存和利用。

四、管理职责

（一）建设单位职责

建设单位是工程项目质量档案管