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仓库备品备件库存管理操作规范

一、总则

（一）目的

为规范公司仓库备品备件（以下简称“备件”）的库存管理流程，确保备件的安全、准确、高效流转，满足生产运营对备件的及时需求，降低库存成本，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司所有仓库内备品备件的计划、采购、入库、存储、出库、盘点、信息管理及报废处置等相关活动。公司各相关部门及所有涉及备件库存操作的人员均须遵守本规范。

（三）重要性

备品备件是保障生产设备正常运行、维持生产连续性的关键物资。科学合理的库存管理，不仅能够有效避免因备件短缺造成的生产停机损失，还能通过优化库存结构，减少资金占用，提升整体运营效率。

二、入库管理

（一）采购订单核对

备件到库前，仓库管理员应根据采购部门传递的采购订单或到货通知，提前做好接收准备，核对订单信息与供应商发货信息是否一致，包括备件名称、规格型号、数量、品牌等关键要素。

（二）实物验收

1.数量验收：仓库管理员会同相关部门（如采购部或申请部门）对到库备件进行数量清点，确保与订单及送货单一致。对于有包装的备件，必要时应进行开箱抽检或全检。

2.质量验收：检查备件外观是否完好无损，有无变形、锈蚀、破损等情况。对于需要技术检验的备件，应由相关技术部门或专业人员进行质量检验，并出具检验合格证明后方可入库。

3.规格型号与资料核对：核对备件的规格型号、技术参数是否与订单要求一致，随货同行的技术资料（如合格证、说明书、图纸等）是否齐全。

（三）入库信息录入与标识

1.验收合格的备件，仓库管理员应及时将其信息准确录入库存管理系统（或手工台账），包括备件编码、名称、规格型号、数量、供应商、入库日期、存放货位等。

2.所有入库备件均需粘贴或悬挂清晰的标识牌，标识内容应至少包含备件名称、规格型号、数量、入库日期、货位编码等信息，确保易于识别和查找。

三、存储保管

（一）货位规划与管理

1.根据备件的特性（如尺寸、重量、材质、价值、周转率等）进行分区、分类存放，并规划固定货位。

2.货位应设置清晰的编码，做到“一物一位，一位一码”，便于快速定位和存取。

3.定期对货位进行整理和优化，确保存储空间得到有效利用。

（二）堆放原则

1.安全第一：堆放应稳固，防止倒塌。重物、大件物品宜放在底层或易存取的货位，轻物、小件物品可放在上层。

2.先进先出（FIFO）：相同备件应按入库日期顺序堆放，确保先入库的备件先被领用，减少积压和过期风险。

3.易于存取与盘点：备件堆放应留有适当通道，便于人员和搬运设备通行。同类备件集中存放，标签朝外。

4.防潮、防尘、防锈、防变质：根据备件特性采取相应的防护措施，如通风、干燥、密封、涂抹防锈剂等，确保备件质量。

（三）日常保管与检查

1.仓库管理员应每日对库区进行巡查，检查备件存放状况、标识清晰程度、库区环境卫生及安全隐患。

2.定期检查备件有无受潮、锈蚀、损坏、过期等情况，发现问题及时处理并记录。

3.保持仓库内整洁有序，通道畅通，消防器材完好有效。

四、出库管理

（一）出库凭证审核

备件出库必须凭经相关部门负责人审批的有效领料单或出库单。仓库管理员应对出库凭证的真实性、完整性和合规性进行审核，确认无误后方可办理出库手续。

（二）备货与复核

1.根据出库凭证上的备件信息，仓库管理员到相应货位准确拣选备件。

2.备货完成后，应再次核对备件的名称、规格型号、数量与出库凭证是否一致，确保无误。

（三）出库交接与信息更新

1.领用人在领取备件时，应与仓库管理员共同核对实物，并在出库凭证上签字确认。

2.备件出库后，仓库管理员应立即在库存管理系统（或手工台账）中更新库存数量，并确保账实相符。

五、库存盘点与监控

（一）定期盘点

1.每月/每季度/每年（根据公司实际情况确定周期）组织对备件进行全面盘点，确保账、卡、物三者一致。

2.盘点过程中应认真记录盘点结果，对盘盈、盘亏、毁损、变质等情况，应查明原因，及时上报，并按规定程序进行处理。

（二）不定期抽查

仓库管理员可根据日常管理需要，对重点备件或易出现问题的备件进行不定期抽查，及时发现和解决库存管理中存在的问题。

（三）库存水平监控

1.设定关键备件的安全库存量、最低库存量和最高库存量。

2.通过库存管理系统对备件库存水平进行动态监控，当库存低于最低库存量时，及时发出补货预警，通知采购部门进行采购；当库存高于最高库存量时，分析原因，控制采购。

六、信息管理与文档保存

（一）库存记录

1.建立健全库存管理台账（电子或手工），详细记录备件的入库、出库、库存变动等信息，确保记录及时、准确、完整。

2.库存记录应包括备件编码、名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、供应商、入库日期、出库日期、领用部门