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采购需求清单与预算制定模板

一、模板适用范围与应用场景

本模板适用于企业、事业单位、机关等各类组织开展采购活动前，对所需物品或服务进行需求梳理、清单编制及预算制定的标准化工具。无论是日常办公物资采购、生产原材料补充，还是项目专项设备采购、服务外包需求，均可通过本模板规范采购前期工作，保证需求明确、预算合理，为后续采购执行、财务审批及成本控制提供依据。

典型应用场景：

行政部门：新员工入职办公设备（电脑、文具等）批量采购

生产部门：季度原材料补仓需求清单与预算编制

研发部门：实验仪器、试剂等专项物资采购计划

项目组：大型项目所需设备租赁、技术服务等预算制定

二、采购需求清单与预算制定操作流程

（一）需求发起与初步确认

需求提出：由需求部门（如行政部、生产部）根据业务需要，填写《采购需求申请单》，明确采购背景（如“因新项目启动需采购设备”）、采购目的（如“提升生产效率”“满足研发实验条件”）及核心需求（如“需采购高功能服务器5台，用于数据处理”）。

部门初审：需求部门负责人*对需求的必要性、合理性进行审核，确认采购内容符合部门年度工作计划及公司战略方向，签字批准后启动下一步流程。

（二）采购需求清单详细编制

清单信息梳理：根据审批通过的需求，对照《采购需求清单表》（详见第三部分模板表格），逐项填写采购物品/服务的具体信息，包括：

基础信息：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如“服务器CPU：IntelXeonGold6248R，内存：32GBDDR4”）、质量标准（如“符合国家3C认证”“供应商原厂正品”）；

数量与时间：需求数量、期望到货时间（如“2024年X月X日前完成交付”）；

使用场景：详细说明物品/服务的具体用途（如“用于项目数据处理服务器，需支持24小时不间断运行”）。

需求确认：采购部门对接需求部门，核对清单信息的准确性，避免遗漏或错误（如规格型号描述不清、数量与实际需求不匹配等），双方签字确认后形成最终《采购需求清单》。

（三）预算测算与明细编制

单价与总价估算：采购部门根据《采购需求清单》，结合以下依据测算预算：

历史采购数据：查询同类物品/服务的近期采购价格（如“近6个月内同型号服务器采购单价为元”）；

市场行情调研：通过电商平台、行业报价平台或供应商初步询价获取当前市场价格；

成本构成分析：若涉及服务外包，需明确人工费、材料费、管理费等明细（如“技术服务费包含方案设计费、实施费、售后维护费”）。

填写《采购预算明细表》，逐项计算“预估总价=数量×预估单价”，汇总形成总预算。

预算合理性审核：财务部门对预算金额的合规性、合理性进行审核，重点核查：

单价是否偏离市场平均水平（如溢价超过10%需提供书面说明）；

预算是否在部门年度预算额度内，超预算部分是否按规定履行审批流程；

是否存在重复采购或可替代的低成本方案（如“租赁设备是否比购买更经济”）。

（四）需求与预算汇总审批

材料提交：采购部门将《采购需求清单》《采购预算明细表》《采购需求申请单》及相关附件（如市场调研报告、历史采购记录）汇总，提交至采购管理负责人及财务负责人联合审批。

最终审批：审批人重点确认“需求与预算的匹配性”“采购的紧迫性”“成本控制的必要性”，审批通过后，模板及相关文档作为采购执行的正式依据，提交至采购执行部门；若未通过，需反馈修改意见，需求部门与采购部门重新调整后再次申报。

（五）模板归档与后续跟踪

文档归档：审批通过的需求清单与预算表，由采购部门统一编号归档（如“CG-2024-X”），保存期限不少于3年，便于后续审计、采购执行复盘及历史数据查询。

执行跟踪：采购过程中若需调整需求或预算（如数量增减、规格变更），需重新填写模板并履行审批流程；采购完成后，对比实际采购金额与预算金额，分析差异原因（如市场价格波动、供应商折扣等），形成《采购预算执行报告》，持续优化预算测算准确性。

三、模板表格设计

表1：采购需求清单表

序号

需求部门

需求编号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

需求紧急程度（普通/紧急）

需求发起人*

发起日期

部门负责人*审批意见

审批日期

1

行政部

XZ-2024-001

办公电脑

CPU:i5-12400，内存:16GB，硬盘:512GBSSD

台

10

4500

45000

新员工入职配置

普通

张*

2024-03-01

同意采购，按清单执行

2024-03-02

2

生产部

SC-2024-015

原材料A

纯度≥99.5%，粒度100-200目

千克

500

120

60000

产品生产原料

紧急（库存不足3天用量）

李*

2024-03-03

紧急采购，优先安排

2024-03-03

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