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采购流程标准化操作手册及审批模板
一、手册说明
本手册旨在规范企业采购活动，明确各环节职责分工，保证采购流程高效、合规、透明，有效控制采购成本，保障物资及时供应。手册适用于企业各部门各类采购行为（包括办公物资、生产物料、服务采购等），可根据实际业务场景调整细节。
二、适用范围与典型应用场景
（一）适用范围
企业所有采购活动，涵盖需求提出、审批、供应商选择、合同签订、履约验收、付款结算全流程。
（二）典型应用场景
日常办公采购：如办公用品、耗材、IT设备等常规物资的补充采购。
生产物料采购：为保障生产连续性，对原材料、零部件的计划内及临时采购。
服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等项目采购。
固定资产采购：如机器设备、车辆、办公家具等大额资产采购。
三、标准化操作流程详解
（一）需求提出与申请
操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）。
操作内容：
需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》，注明物资/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等信息。
需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性及预算合理性进行审核，签字确认后提交至采购部。
输出文件：《采购申请单》（详见第四部分模板工具）。
（二）采购审批
操作主体：采购部、财务部、分管领导、总经理（根据采购金额分级审批）。
审批权限划分（示例，企业可根据自身规模调整）：
金额≤5000元：需求部门负责人→采购部经理→财务部审核。
5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→分管副总。
金额＞5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→分管副总→总经理。
操作内容：
采购部审核采购需求的合理性（如是否在预算内、规格是否明确），并汇总审批意见。
财务部重点审核预算金额、资金来源是否符合财务制度。
各级审批人需在1-2个工作日内完成审批，逾期未回复视为默认通过。
输出文件：审批通过的《采购申请单》（标注审批意见及审批人签字）。
（三）供应商选择与确定
操作主体：采购部、需求部门、纪检部门（必要时）。
操作内容：
询价/比价：采购部根据采购需求，向不少于3家合格供应商发出询价单，收集报价单、产品资质、供货周期等信息。
供应商评估：采购部联合需求部门从价格、质量、信誉、供货能力、售后服务等方面进行综合评分（详见《供应商评估表》）。
确定供应商：根据评分结果选择最优供应商，金额较大（＞5万元）需采用招标方式，纪检部门全程监督。
输出文件：《供应商评估表》、比价记录表、中标通知书（招标适用）。
（四）合同签订与订单下达
操作主体：采购部、法务部（必要时）、供应商。
操作内容：
采购部根据确定的供应商信息，起草采购合同，明确物资/服务规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。
法务部对合同条款进行合规性审核，重点审核知识产权、争议解决等关键条款。
合同经双方签字盖章后生效，采购部向供应商下达正式《采购订单》，同步抄送需求部门及财务部。
输出文件：采购合同（一式三份，采购部、财务部、供应商各执一份）、《采购订单》。
（五）订单执行与交付跟进
操作主体：采购部、供应商。
操作内容：
采购部定期与供应商沟通，跟进生产/备货进度，保证按期交付。
如遇延迟风险，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部协调需求部门调整计划或更换供应商。
物资送达后，采购部核对送货单信息（名称、数量、规格）与《采购订单》是否一致，无误后签收。
输出文件：送货单、到货通知单。
（六）验收入库
操作主体：需求部门、仓库、采购部。
操作内容：
质量验收：需求部门根据《采购订单》及验收标准对物资/服务质量、规格、功能进行检验，必要时可委托第三方检测机构。
数量验收：仓库核对实物数量与送货单、订单数量是否一致，确认无误后办理入库手续，填写《入库单》。
验收不合格：需求部门需在2个工作日内出具《验收不合格报告》，采购部联系供应商退换货或索赔，同步更新供应商评估记录。
输出文件：《验收合格报告》（或《验收不合格报告》）、《入库单》。
（七）付款结算
操作主体：财务部、采购部。
操作内容：
供应商根据合同约定开具合法发票，提交至采购部。
采购部核对发票信息（名称、金额、税号）与合同、订单、验收单、入库单是否一致（“五单匹配”），确认无误后填写《付款申请单》。
财务部审核《付款申请单》及相关单据，按审批权限报批后，通过银行转账方式付款。
输出文件：发票、《付款申请单》、付款凭证。
四、审批与执行模板工具
（一）采购申请单模板
申请部门
申请日期
年月日
物资/服务名称
规格型号
需求数量
预估单价（元）
预算金额（元）
期望交付日期
年月日
用途说明
附件（技术参数、图纸等）
□无□有（请附后）
需求部门负责人签字：
日期：
采购部审核意见：
□同意□调整需
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