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财务共享服务中心采购付款流程管理制度

第一章总则

第一条为规范财务共享服务中心（以下简称“共享中心”）采购付款业务流程，确保资金安全与使用效益，防范财务风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条本制度适用于共享中心负责的所有采购付款业务，包括但不限于原材料、低值易耗品、固定资产、服务采购等支出。

第三条采购付款管理遵循以下原则：

（一）合规性原则：严格遵守国家财经法规及公司制度；

（二）安全性原则：确保资金支付安全可控；

（三）效益性原则：优化资金使用效率；

（四）标准化原则：统一流程标准，提升处理效率。

第二章职责分工

第四条共享中心职责：

（一）负责采购付款全流程的集中处理与监控；

（二）审核采购付款单据的合规性、完整性；

（三）执行资金支付操作；

（四）管理供应商付款信息及对账。

第五条业务部门职责：

（一）提出采购需求，提交合规请购单据；

（二）确认收货及服务质量；

（三）协助处理供应商争议。

第六条采购部门职责：

（一）执行采购计划，签订采购合同；

（二）审核供应商资质及报价；

（三）跟踪采购订单执行状态。

第七条财务部门职责：

（一）审核预算执行情况；

（二）监督付款流程合规性；

（三）组织财务对账及审计。

第三章采购业务流程

第八条请购管理：

（一）原材料或低值易耗品请购：由生产或使用部门根据库存及需求提出，经部门负责人审批后提交。

（二）固定资产请购：需提交可行性分析报告，经资产管理部门及分管领导审批。

（三）服务类请购：由需求部门明确服务内容、标准及预算，按权限审批。

第九条采购审批：

（一）共享中心审核请购单据的完整性、预算匹配性及审批权限。

（二）采购部门根据审批结果执行采购，金额超过规定标准的需招标或比价。

第十条合同管理：

（一）采购合同需明确付款条件、周期及违约责任。

（二）合同文本须经法务部门审核，重大合同需总经理办公会批准。

第四章付款执行流程

第十一条付款申请：

（一）业务部门凭合规发票、验收单及合同提交付款申请。

（二）共享中心审核单据一致性：

1.发票抬头、税号、金额与合同一致；

2.验收单注明实际收货数量及质量；

3.付款信息与供应商档案匹配。

第十二条预付款管理：

（一）预付款仅适用于合同约定且金额不超过合同总价30%的情形。

（二）需提交预付款申请表、合同副本及供应商担保函，经财务总监审批。

（三）预付款后30日内需跟踪货物交付或服务进度，逾期未履约的暂停后续付款。

第十三条付款审批：

（一）单笔付款金额≤10万元：由共享中心经理审批；

（二）10万元＜金额≤50万元：由财务总监审批；

（三）金额＞50万元：由总经理审批。

第十四条资金支付：

（一）共享中心根据审批结果通过银行系统支付，禁止现金交易。

（二）支付后2个工作日内将凭证归档，同步更新应付账款台账。

第五章监督与控制

第十五条对账管理：

（一）共享中心每月与供应商核对应付账款余额，差异需在5个工作日内查明原因。

（二）每季度组织业务、采购、财务三方联合对账，确保账实一致。

第十六条风险控制：

（一）建立供应商信用评级制度，对违约供应商暂停付款权限。

（二）付款流程全程留痕，操作日志保存不少于5年。

（三）设置系统预警规则：超预算付款、异常付款频率、单据缺失等自动阻断。

第十七条审计监督：

（一）内审部门每半年对采购付款流程进行合规审计。

（二）审计重点包括：审批权限执行、预付款比例控制、供应商关联交易等。

第六章附则

第十八条本制度由财务共享服务中心负责解释，自发布之日起执行。

第十九条原相关规定与本制度冲突的，以本制度为准。

第二十条本制度未尽事宜，参照公司《财务管理制度》及《采购管理办法》执行。