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企业邮箱启用通知及使用指南

尊敬的各位同事：

为进一步规范公司内部及对外沟通渠道，提升企业形象与信息安全管理水平，经公司研究决定，自即日起正式启用企业邮箱系统。此举旨在为大家提供一个更稳定、专业且安全的邮件沟通平台，以满足日常工作交流、业务往来及重要信息传递的需求。现将相关事宜及使用方法通知如下，请各位同事认真阅读并遵照执行。

一、企业邮箱的重要性

企业邮箱作为公司官方的对外联络窗口和内部信息流转的重要载体，具有以下不可替代的优势：

1.提升企业形象：以公司域名为后缀的邮箱，能在对外沟通中展现专业、统一的企业形象，增强合作伙伴的信任度。

2.保障信息安全：相较于个人邮箱，企业邮箱在数据加密、反垃圾邮件、病毒防护等方面具有更高级别的安全保障，有效降低信息泄露风险。

3.规范沟通管理：便于公司对业务邮件进行统一归档和管理，确保重要信息可追溯，同时也有助于部门间及跨部门协作的顺畅高效。

4.增强品牌认同：统一的企业邮箱后缀是公司品牌的一部分，有助于强化员工的归属感和品牌意识。

二、邮箱账号信息

1.账号格式：本次分配的企业邮箱账号统一采用以下格式：`[用户名]@[您的企业域名]`。其中，“用户名”原则上为各位同事姓名的拼音全拼（或结合部门缩写，具体以实际分配为准）。

三、邮箱系统登录方式

（一）Web端登录

2.在登录界面输入您的完整邮箱地址（如：`zhang.san@[您的企业域名]`）及密码，点击“登录”即可进入邮箱界面。

（二）客户端配置（Outlook、Foxmail等）

为提升邮件处理效率，推荐大家使用邮件客户端软件（如MicrosoftOutlook、Foxmail、MacMail等）进行邮件的收发管理。以下为通用配置步骤（不同客户端界面略有差异，核心参数一致）：

1.账户类型：建议选择IMAP协议（推荐，可在多设备间同步邮件状态）或POP3协议。

2.接收邮件服务器（IMAP）：`imap.[您的企业域名]`，端口号：993，加密方式：SSL/TLS。

3.发送邮件服务器（SMTP）：`smtp.[您的企业域名]`，端口号：465，加密方式：SSL/TLS或端口号：587，加密方式：STARTTLS。

4.用户名：您的完整企业邮箱地址。

详细的客户端配置说明及常见问题解答，可参考邮箱登录页面的“帮助中心”或咨询IT部门。

四、邮箱使用规范

为确保企业邮箱系统的有序运行和有效利用，请各位同事在使用过程中严格遵守以下规范：

1.专人专用：企业邮箱账号实行专人负责制，仅限本人使用，严禁转借、共用或泄露给无关人员。

2.密码安全：请定期更换邮箱密码（建议每季度至少一次），避免使用过于简单或与其他平台相同的密码。切勿将密码记录在易被他人获取的地方。

3.邮件主题：发送邮件时，请务必填写清晰、准确的主题，简明扼要地概括邮件核心内容，以便收件人快速了解邮件重要性及内容概要。

4.内容规范：

*邮件内容应简洁明了，逻辑清晰。正式对外邮件需注意措辞得体、专业，避免使用不规范的网络用语或表情符号。

*涉及公司机密、敏感信息的内容，应审慎判断是否适合通过邮件发送。如确需发送，务必确认收件人身份的准确性，并可考虑使用加密方式。

*禁止利用企业邮箱发送任何与工作无关的垃圾邮件、涉密信息、违法违规内容、攻击性言论或从事其他不当活动。

5.附件管理：

*发送附件前，请确认附件内容与邮件主题相关，并检查文件名称是否规范。

*单个邮件附件大小请勿超过系统限制（具体限制以IT部门通知为准）。对于超大文件，建议使用公司内部文件传输工具或云盘共享。

6.邮件签名：建议在企业邮箱中设置统一格式的邮件签名，包含姓名、部门、职位、联系电话（可选）及公司名称等信息，以展现专业的企业形象。示例：

张三

市场部|经理

[公司名称]

电话：[电话号码]

邮箱：zhang.san@[您的企业域名]

网址：[公司官网地址]

7.及时查收与回复：请养成定期查收邮件的习惯，对于重要或紧急邮件，应尽快予以回复或处理。

五、邮箱安全注意事项

2.保护账号安全：不要在公共电脑或不安全的网络环境下登录企业邮箱。退出邮箱时，请确保已完全注销账号。

3.定期清理：请定期清理邮箱空间，及时删除无用邮件及大附件，以保证邮箱的正常使用和运行效率。

4.病毒防护：确保个人电脑已安装并运行最新的杀毒软件，以防邮件附件携带病毒。

六、技术支持与问题反馈

在企业邮箱使用过程中，如遇到任何问题或需要技术支持，请及时联系公司IT部门：

*联系人：[IT部门联系人姓名]

*支持邮箱：[IT支持邮箱地址]

*联系电话：[I