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企事业单位档案管理制度及规范要求
一、总则
档案作为企事业单位各项活动的真实记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和长远发展的重要基础性信息资源。为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业相关规定，结合本单位实际，特制定本制度。
本制度适用于单位内部各部门、各分支机构以及全体员工在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的档案管理。档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理、规范整理、安全保密、便于利用的原则，实行全员参与、全过程控制。
二、管理机构与人员职责
单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。成立档案工作领导小组，由单位分管领导任组长，成员包括各主要业务部门负责人。领导小组负责统筹规划、协调解决档案管理工作中的重大问题，审定档案工作发展规划和相关制度。
综合管理部门（或指定专门档案管理部门）为单位档案工作的归口管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，具体负责本单位档案的统一收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等工作，并对各部门的档案形成、积累和预归档工作进行业务指导与监督检查。
各部门应指定专人担任兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累、初步整理和定期向档案管理部门移交。兼职档案员应保持相对稳定，并具备一定的档案专业知识和责任心。
档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，确保档案安全。
三、档案的形成与收集
各部门在工作中形成的各类文件材料，包括但不限于公文、会议记录、合同协议、项目资料、财务凭证、人事信息、科研成果、声像制品、电子数据等，均属于档案收集范围。档案形成者应本着“谁形成、谁负责”的原则，确保文件材料的真实性、准确性、完整性和系统性。
文件材料的形成应符合国家及单位关于公文处理的规范要求，使用规定的纸张、书写工具和载体，做到字迹清晰、图样规范、签章完备。电子文件的形成应符合相关技术标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。
各部门兼职档案员应定期（每月或每季度）对本部门形成的文件材料进行收集、整理和预归档，确保应归档文件材料不丢失、不遗漏。对于专业性强、成套性的项目文件材料，应在项目完成后及时进行系统整理。
四、档案的整理与归档
档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、排列、编目、装订等环节。
归档文件材料的分类应按照单位档案分类方案进行，分类方案应具有科学性和稳定性，便于检索。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合。
档案的编号应遵循唯一性、系统性原则，根据分类方案和排列顺序编制档号，确保每一件档案都有唯一的标识。
文件材料的排列应在分类的基础上，按照事由结合时间、重要程度等顺序进行。正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等应成套排列。
档案编目应包括编制卷内目录、案卷目录等检索工具。著录项目应规范、准确，著录格式应符合国家档案著录规则。
归档的纸质文件材料应去除易锈蚀的金属物，采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订。电子文件应按照规定格式进行存储，并与相应的元数据一并归档。
各部门形成的档案材料，应在规定时间内（一般为次年上半年）向档案管理部门移交归档。移交时应填写《档案移交清册》，双方核对无误后签字盖章，一式两份，双方各执一份。
五、档案的保管与保护
档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案装具和设备。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。
档案库房应保持适宜的温度和湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%），并配备温湿度调控设备和监测仪器。
档案应按照不同门类、载体和保管期限分别存放，排列有序，便于管理和查找。涉密档案应单独存放于符合保密要求的保密柜或保密库房，并严格执行保密管理规定。
档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案，应及时采取修复、复制等保护措施。
严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。
六、档案的利用与开发
档案利用是档案工作的根本目的。单位应建立健全档案利用制度，在确保档案安全和保密的前提下，积极为单位各项工作提供档案服务。
单位内部人员因工作需要查阅档案，须持所在部门负责人签字批准的《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。
外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证
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