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会议议程制订

一、会议议程制订概述

会议议程制订是会议筹备工作的核心环节，其目的是明确会议主题、内容、流程和时间安排，确保会议高效、有序进行。一份完善的会议议程能够帮助参会人员提前了解会议要点，做好充分准备，提高会议参与度和决策效率。本指南将详细介绍会议议程制订的步骤、要点和注意事项，旨在为组织者提供系统性的指导。

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二、会议议程制订的步骤

（一）确定会议基本信息

在制订会议议程前，需首先明确以下基本信息：

1.会议名称：清晰、准确地反映会议主题，如“2023年第四季度销售策略研讨会”。

2.会议目的：明确会议要达成的目标，例如“讨论并确定下一季度市场推广方案”。

3.参会人员：列出主要参会者名单，并根据角色分配发言或讨论任务。

4.会议时间与地点：确定会议召开的具体日期、时间段及场所，并提前预订场地。

5.会议形式：明确会议是线下、线上或混合形式，以便安排设备和材料。

（二）规划议程内容

根据会议目的，将议程内容细化为具体议题，并合理安排时间分配：

1.开场环节

-主持人介绍会议背景和目标（建议5分钟）。

-领导或重要嘉宾致辞（建议10分钟）。

2.议题讨论

-每个议题分配固定时间，如“市场分析报告”讨论（30分钟）、“竞品策略分析”（25分钟）。

-设置问答或分组讨论环节，预留10-15分钟。

3.总结与决策

-主持人总结会议要点（10分钟）。

-形成决议或行动项，明确责任人和完成时限。

4.结束环节

-主持人宣布会议结束，提醒后续跟进事项（5分钟）。

（三）细化时间安排

1.时间分配原则：重要议题优先分配更多时间，确保核心内容充分讨论。

2.缓冲时间：预留5-10分钟的弹性时间，应对突发情况（如设备故障或讨论超时）。

3.时间节点标注：在议程中明确每个环节的开始和结束时间，如“14:00-14:05开场致辞”。

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三、会议议程制订的要点与注意事项

（一）议程内容的设计

1.逻辑清晰：议题排列顺序应遵循“主次分明、由浅入深”的原则，避免跳跃性安排。

2.重点突出：核心议题应放在议程前段，确保参会者优先关注关键内容。

3.可操作性：议题需具体明确，避免模糊表述（如“讨论公司发展方向”应改为“分析行业趋势及未来规划方向”）。

（二）参会者的准备要求

1.提前分发议程：至少提前3天将议程发送给参会者，以便其预习材料或准备发言。

2.明确任务分配：如需参会者提前提交报告或数据，需在议程中注明截止时间。

（三）应急预案

1.技术保障：如果是线上会议，需提前测试平台功能（如投票、共享屏幕）。

2.时间管理：主持人需严格把控时间，对超时讨论及时引导。

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四、会议议程模板示例

会议名称：XX部门2023年Q4工作复盘会

会议目的：总结Q3工作成果，明确Q4重点任务

时间：2023年10月20日14:00-16:30

地点：公司大会议室

|时间|内容|负责人|备注|

|---------------|-----------------------------|--------------|--------------------|

|14:00-14:05|开场致辞（部门负责人）|张经理||

|14:05-14:35|Q3销售业绩复盘（数据分析）|李数据|提前发送报表至参会者|

|14:35-14:55|Q3市场活动总结（案例分享）|王市场||

|14:55-15:15|Q4工作计划讨论（分组发言）|全体参会者|预留10分钟问答|

|15:15-15:25|主持人总结决议|张经理|明确行动项及负责人|

|15:25-15:30|自由交流（可选）|-||

|15:30-16:30|休会|-||

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五、总结

会议议程制订是确保会议高效运行的基础，需结合会议目标、参会人员和时间限制进行系统规划。通过明确议题、合理