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单位接收函模板及使用指南

在日常的单位运作与对外交往中，单位接收函扮演着不可或缺的角色。它是一种具有明确法律意义和行政效力的正式文书，用于确认单位同意接收特定人员（如新员工、实习生、调动人员等）或物品，并对接收相关事宜进行说明。一份规范、严谨的接收函，不仅能清晰界定各方权责，保障接收过程的顺利进行，也是单位规范化管理的体现。本文将提供通用的单位接收函模板，并辅以详尽的使用指南，以期为各单位提供实用参考。

一、单位接收函通用模板

以下模板为通用版本，单位在实际使用时，应根据具体接收对象、事由及内部管理规定进行调整和完善。

单位接收函

[发函单位全称]文件

[发函单位文号，如有]签发人：[签发领导姓名及职务，根据单位规定确定是否需要]

关于接收[姓名/单位名称]的函

[收函单位/部门全称或相关负责人]：

根据[请在此处填写接收依据，如：双方协议编号XXX、XXX会议纪要、XXX文件精神、工作需要等]，我单位同意接收[被接收人姓名/被接收单位名称]。现将有关事宜函告如下：

一、接收对象基本信息：

*（若接收对象为个人）姓名：[姓名]，性别：[男/女]，身份证号码：[身份证号码]。

*（若接收对象为单位或物品）名称：[单位/物品具体名称]，规格/数量（如有）：[具体规格/数量]。

二、接收事由：

[请详细说明接收原因及背景，例如：因工作调动至我单位XX部门担任XX职务；为完成XX项目，接收其提供的XX服务/物品；安排其在我单位XX部门进行实习/进修；系我单位新招录员工等。]

三、接收安排：

1.（若适用）接收岗位/部门：[具体部门及岗位名称]。

2.（若适用）接收期限：自[XXXX年XX月XX日]起至[XXXX年XX月XX日]止/长期。

3.（若适用）主要工作/学习内容：[简述接收后的主要职责或学习任务]。

4.（若适用）其他特殊安排：[如住宿、待遇、需遵守的规章制度等，根据实际情况填写]。

四、其他事项（如有）：

[例如：请贵单位/部门协助办理其人事档案转移、社会保险关系接续等手续；请被接收人于X月X日前携带相关材料至我单位XX部门报到；本接收函有效期为X天等。]

我单位将按照相关规定，对[被接收人姓名/被接收单位名称]进行管理和安排。

特此函告。

（联系人：[经办人姓名]联系电话：[办公电话]）

[发函单位全称]（加盖公章）

[XXXX年XX月XX日]

二、单位接收函使用指南

（一）模板填写规范

1.抬头与文号：

*“[发函单位全称]”应填写单位法定全称，与公章一致。

*“[发函单位文号]”和“签发人”根据单位内部公文管理规定执行，正式函件通常需要编号和签发。

2.标题：

*标题应简明扼要，准确反映函件核心内容，如“关于接收XXX同志到我单位工作的函”、“关于接收XX大学实习生的函”。

3.主送机关/称谓：

*“[收函单位/部门全称或相关负责人]”需准确无误。若为发给单位的，写单位全称；若为发给具体部门的，写部门全称；若为通知被接收人本人的，可直接写其姓名或尊称。

4.正文内容：

*接收依据：清晰说明接收行为的合法性和合理性来源，这是函件有效性的基础。

*接收对象基本信息：务必准确无误，个人信息应核对身份证件，单位或物品信息应明确具体。

*接收事由：详细、具体，使收函方或被接收人清楚了解接收的目的和背景。

*接收安排：这是核心部分，应尽可能明确具体，包括岗位、期限、主要任务等，避免模糊不清导致后续纠纷。

*其他事项：根据实际需要补充，如需要对方配合的工作、对被接收人的要求等。

*联系方式：方便收函方就函件内容进行沟通联系，通常为经办部门联系人及办公电话。

5.落款与日期：

*“[发函单位全称]”同样需与公章一致，并务必加盖单位公章，否则函件无效。

*“[XXXX年XX月XX日]”为发函日期，应使用中文大写或阿拉伯数字标准格式。

（二）注意事项

1.内容真实准确：函件中所有信息必须真实、准确、完整，不得有虚假或误导性陈述。

2.语言规范得体：使用规范的书面语，语气应正式、礼貌、客观。避免使用口语化、随意性的表达。

3.逻辑清晰严谨：函件结构应清晰，层次分明，内容之间逻辑关系明确。

4.法律合规性：确保接收行为及函件内容符合国家法律法规、政策规定以及单位内部规章制度。特别是涉及人事关系、劳动合同、保密义务等方面，建议咨询法律顾问或人力资源专业人士。

6.审批流程：单位接收函通常需要经过内部审批流程，由相关负责人签字批准后方可发出。

7.原件留存：发出的函件应保留原件或复印件，并进行登记备案，以备后续查阅。

8.时效性：函