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设备验收与签收流程规范文档

一、引言

设备验收与签收作为设备全生命周期管理中的关键环节，旨在确保所采购或调入设备符合合同约定、技术标准及使用需求，保障设备质量与性能，明确各方责任，为设备的后续管理、使用和维护奠定坚实基础。本规范文档旨在统一设备验收与签收的操作流程，明确各相关部门及人员的职责，提升工作效率，降低管理风险。凡本单位所有新购、调拨、租赁的各类生产、办公及科研设备，均应遵照本规范执行。

二、职责分工

设备验收与签收工作需多方协作，各相关方应恪尽职守，确保流程顺畅高效。

1.采购部门/需求部门：负责组织设备验收工作，协调验收过程中的各项事宜。提供设备采购合同、技术协议、招投标文件等相关资料。作为与供应商沟通的主要接口，负责传递验收信息、反馈验收中发现的问题，并跟进问题的解决。

2.使用部门：作为设备的直接使用者，应派遣熟悉设备性能及操作需求的人员参与验收。负责确认设备是否满足实际使用需求，对设备的功能、操作便捷性等提出具体意见。

3.技术部门/设备管理部门：提供专业技术支持，负责审核设备的技术参数、性能指标是否符合合同及相关标准要求。参与或主导技术性较强设备的检验与测试工作。

4.财务部门：根据最终验收合格的凭证（如验收单），办理设备款项支付等相关财务手续。

5.供应商：应按合同约定提供合格的设备及相关技术文件、资料，并配合需方完成验收工作，对验收中发现的问题及时进行处理和整改。

三、验收准备

验收工作的顺利开展，离不开充分的前期准备。

1.资料准备：采购部门应提前收集并整理与设备相关的全部文件资料，包括但不限于采购合同、技术规格说明书、装箱清单、产品合格证、出厂检验报告、安装调试手册、操作手册、保修卡等。使用部门和技术部门应提前熟悉这些资料，明确验收标准和重点。

2.人员组织：采购部门牵头成立验收小组，成员应包括使用部门代表、技术部门（或设备管理部门）专业人员，必要时可邀请其他相关领域专家参与。明确验收小组组长及各成员职责。

3.场地与条件确认：使用部门需确保设备安装、存放及测试所需的场地、电源、水源、气源、网络环境等符合设备要求，并已准备就绪。对于有特殊环境要求的设备，需提前检查环境条件是否达标。

4.工具与辅材准备：根据设备特性和验收需求，准备必要的检验工具、测试仪器仪表、耗材及辅助材料，并确保其在有效期内且性能完好。

四、到货验收

设备抵达指定地点后，验收小组应首先进行到货外观及数量的初步核查。

1.包装检查：检查设备外包装是否完好无损，有无破损、水渍、油污、挤压变形等情况，包装标识是否清晰，是否与合同约定的设备型号、规格、生产厂家等信息一致。如有明显破损或异常，应及时拍照取证，并立即通知供应商及相关部门。

2.数量清点：对照装箱清单，仔细核对到货设备的主机、零部件、附件、工具等的数量、型号、规格是否与清单相符，是否有缺件、错发等现象。

3.初步记录：对到货检查情况进行详细记录，填写《设备到货验收记录表》。如发现包装破损、数量不符等问题，应在记录表中注明，并由供应商代表（或送货人员）签字确认，同时及时向供应商提出异议。

五、开箱检验

在确认外包装基本完好或处理完包装异议后，在供应商代表（或其授权人员）在场的情况下（如合同约定需共同开箱），或在验收小组监督下进行开箱检验。

1.内包装及防护检查：检查设备内包装及防护措施是否到位，设备本身有无因运输或包装不当造成的损伤、锈蚀、划痕等。

2.设备外观检查：检查设备主机及部件外观是否完好，表面有无瑕疵、变形、涂层脱落等，各连接部位是否牢固，接口是否完好无损坏。

3.部件核对：再次仔细核对主机、所有零部件、附件、随机工具等是否与装箱清单及合同要求完全一致，型号规格是否准确无误。

4.文件资料核对：检查随机提供的技术文件、资料（如产品说明书、安装手册、操作手册、维修手册、合格证、检验报告、软件光盘/密钥等）是否齐全、完整、清晰，是否为最新版本。

5.问题记录与确认：开箱检验中发现的任何问题，均应详细记录在《设备开箱验收记录表》中，并拍照或录像留存证据。对于发现的问题，应立即与供应商沟通确认。

六、安装调试（如适用）

对于需要安装调试的设备，应由供应商按照合同约定或设备安装手册的要求进行安装调试，验收小组全程参与并进行监督。

1.安装过程监督：检查供应商安装人员是否具备相应资质，安装过程是否符合规范和安全要求，是否按照安装手册进行操作。

2.调试与参数设置：监督供应商对设备进行通电、软件安装、参数配置等调试工作，确保设备各项功能初步正常。

3.安装调试记录：对安装调试的步骤、过程、遇到的问题及解决方法进行记录，填写《设备安装调试记录表》。

七、性能测试与功能验证

这是验收环节的核心步骤，旨在检验设