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机关单位文档管理规范指南

第一章总则

一、重要性与基本原则

机关单位文档是各级机关在履行职能、处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料，是机关工作的重要组成部分，也是党和国家宝贵的历史财富。加强文档管理，对于规范工作流程、提高行政效能、保障信息安全、留存历史真实具有不可替代的作用。

文档管理工作应遵循以下基本原则：

1.服务大局原则：紧密围绕机关中心工作，服务于决策科学化、民主化和政务公开。

2.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和档案工作的各项规章制度。

3.真实准确原则：确保文档内容真实反映公务活动的客观情况，数据准确无误。

4.安全保密原则：严格执行保密规定，确保国家秘密、工作秘密和敏感信息的安全。

5.系统规范原则：对文档的形成、办理、流转、保管、利用、销毁等环节实行全过程规范化管理。

6.高效利用原则：建立便捷的文档检索和利用机制，充分发挥文档的参考和凭证作用。

二、适用范围

本指南适用于各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位（以下统称“机关单位”）的各类文档管理工作。

第二章组织领导与职责分工

一、组织领导

各机关单位应高度重视文档管理工作，将其纳入单位整体工作规划和年度考核范围。成立由单位分管领导牵头的文档管理工作领导小组，定期研究解决文档管理工作中的重大问题，协调各部门力量，确保文档管理工作顺利开展。

二、职责分工

1.单位办公室（或办公厅、综合处等）：通常作为文档管理工作的牵头部门，负责统筹规划、制度建设、监督指导和组织协调本单位的文档管理工作。具体包括：

*制定和完善本单位文档管理规章制度和工作细则。

*组织、指导和监督各部门的文档形成、积累、整理、归档工作。

*负责本单位重要综合性文档的直接管理。

*组织文档管理人员的业务培训和学习交流。

*向上级主管部门和同级档案行政管理部门汇报文档管理工作情况。

2.各业务部门：负责本部门在业务活动中形成的各类文档的收集、整理、初审和定期向牵头部门或档案管理部门移交。明确部门文档管理员，承担本部门文档的日常管理职责。

3.档案管理部门（如设有）：负责对已归档文档进行专业化管理，包括接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。

4.文档形成人员：对所形成文档的真实性、准确性、完整性和规范性负直接责任，按规定及时将办理完毕的文档交本部门文档管理员或牵头部门。

第三章文档的形成与办理

一、文档的拟制

1.内容要求：主题鲜明，观点正确，事实清楚，数据准确，逻辑严密，语言规范，表述简洁。

2.格式规范：严格按照国家和本单位规定的公文格式、常用应用文书格式进行拟制。包括字体、字号、行距、页边距、附件、版记等要素的规范。

3.审核签发：严格执行审核、签发制度。拟稿人完成初稿后，须经部门负责人审核，重要文档需报请单位领导审定签发。审核重点包括内容合规性、政策准确性、程序完备性、文字表述和格式规范性等。

二、编号与登记

1.编号：正式公文应按照规定的发文字号规则进行编号，确保唯一性和可追溯性。其他重要文档也可根据需要进行分类编号。

2.登记：建立健全文档收发登记制度。收到外来文档和本单位发出文档均需进行详细登记，包括文号、标题、来文单位/去向、日期、份数、密级、处理情况等信息。

三、传递与办理

1.传递：文档传递应迅速、准确、安全。涉密文档须通过机要渠道或符合保密要求的方式传递。

2.办理：遵循“谁承办、谁负责”的原则，及时、高效办理文档。办理过程中，应在指定位置签署意见、姓名和日期。需要多部门协同办理的，明确主办部门和协办部门职责。

第四章文档的日常管理

一、收集与积累

二、分类与排序

1.分类：根据文档的内容、性质、形成年度、组织机构等特征，按照便于管理和利用的原则进行科学分类。可参照国家或行业的文档分类标准，结合本单位实际制定分类方案。

2.排序：同一类别的文档，可按照形成时间、重要程度、或办理顺序等进行系统排列。

三、保管与防护

1.保管条件：文档保管场所应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”要求。配备必要的档案柜、除湿机、灭火器等设备。

2.日常保管：文档应存放于指定的文件柜内，由专人负责。个人不得私自留存、销毁应归档的文档。涉密文档必须存放在符合保密要求的保密柜中，并严格执行保密管理规定。

3.电子文档保管：除遵守上述原则外，还应注意：

*存储介质的选择与管理（如硬盘、U盘、光盘等，涉密电子文档须使用专用涉密存储介质）。

*定期备份，防止数据丢失或损坏。

*采用必要的技术手段进行加密和病毒防护