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机关单位文档归档与管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本机关单位各类文档的形成、积累、整理、归档及后续管理工作，确保文档的真实、完整、安全和有效利用，提高行政效能和管理水平，依据国家有关档案工作的法律法规和相关行业标准，结合本单位实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于本机关单位内部所有部门及工作人员在履行职责过程中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的文档材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料、实物档案等。

第三条基本原则

文档归档与管理工作遵循以下原则：

（一）统一领导、分级负责：实行单位统一领导下的档案工作管理体制，各部门明确职责，协同配合。

（二）完整准确、真实有效：确保归档文档材料的齐全完整、内容真实、数据准确、手续完备。

（三）规范整理、及时归档：按照规定的程序和标准对文档进行系统整理，并在规定时限内完成归档。

（四）安全保密、便于利用：建立健全安全保密制度，采取有效措施保障档案安全，同时优化管理，方便检索和利用。

第二章文档的形成与收集

第四条文档形成规范

各部门在日常工作中形成的各类文件材料，应符合国家及本单位关于公文处理、信息发布等相关规定，确保格式规范、内容完整、字迹清晰、签章齐全。电子文件的形成应符合电子文件管理相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第五条文档收集要求

文档收集应遵循“及时、完整、系统”的原则：

（一）及时收集：各项工作完成后或阶段性工作告一段落时，应及时收集相关文档材料，避免遗漏和散失。

（二）完整收集：对同一事项形成的不同形式、不同载体的文档材料应一并收集，确保其有机联系和完整性。

（三）系统收集：按照工作职能和业务流程，对文档材料进行系统性收集，反映工作活动的全貌。

第六条收集范围

收集范围包括但不限于：

（一）本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要会议材料；

（二）对外行文、收文及相关处理记录；

（三）各项业务工作中形成的计划、总结、报告、调研材料、统计报表、合同协议等；

（四）干部人事、财务审计、基建工程、设备购置等专门领域的文档材料；

（五）具有历史价值或凭证作用的声像、实物等特殊载体材料；

（六）其他对本单位具有保存和利用价值的文档材料。

第三章文档的整理与归档

第七条整理原则

文档整理应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。

第八条分类

应根据本单位文档的实际情况，采用年度、组织机构、问题等相结合的方法进行分类。分类方案应科学合理、层次分明，并保持相对稳定。

第九条鉴定

对收集的文档材料进行价值鉴定，区分归档与不归档范围，并划定归档文档的保管期限（永久、定期）。鉴定工作应由相关业务人员和档案管理人员共同进行。

第十条编号与排列

（一）编号：对归档文档材料按照分类方案和排列顺序进行编号，编制档号。档号应具有唯一性和可追溯性。

（二）排列：在同一类目下，按照文档材料的形成时间、重要程度或逻辑关系进行有序排列。

第十一条编目

对整理完毕的文档材料进行著录，编制档案目录。目录应包含档号、文件名、责任者、形成时间、保管期限、页数等基本要素，确保著录准确、项目完整。

第十二条装订与装盒

（一）装订：纸质文档应按规定进行装订，做到整齐牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物，对破损文件进行修复。

（二）装盒：装订好的文档应装入符合标准的档案盒，并填写盒内文件目录和备考表。

第十三条归档时限

（一）日常工作中形成的文档材料，一般应在次年上半年完成整理归档工作。

（二）专项工作、重大活动形成的文档材料，应在工作结束或活动结束后三个月内完成整理归档工作。

（三）电子文档应与纸质文档同步形成、同步整理、同步归档。

第十四条归档手续

文档材料归档时，归档部门与档案管理部门应办理交接手续，填写《文档材料归档交接登记表》，双方签字确认。

第四章档案的保管与保护

第十五条库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”措施。保持库房内适宜的温度和湿度。

第十六条载体保护

针对不同载体档案的特性，采取相应的保护措施：

（一）纸质档案：定期检查，防止霉变、虫蛀、老化，对破损档案及时修复。

（二）电子档案：采用符合要求的存储载体，定期进行数据备份和迁移，防止信息丢失和载体失效。

（三）声像档案、实物档案等：根据其特性进行特殊保护和存放。

第十七条档案清点与核对

档案管理部门应定期对库存档案进行清点核对，确保账物相符。发现问题及时处理并报告。

第十八条安全保密

严格执行国家保密法律法规，建立健全档案安全保密制度。对涉密档案实行专人、专库、专柜管理，严格借阅审批手续，防止泄密事件发生。

第五章档案的利用与