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竞争性谈判操作规程与管理办法

引言

在当前复杂多变的市场环境下，高效、合规且具成本效益的采购管理对于组织的稳健运营至关重要。竞争性谈判作为一种灵活且富有成效的采购方式，在满足采购需求的及时性、优化资源配置以及促进供应商良性竞争方面展现出独特优势。然而，其灵活性也对操作的规范性和管理的严谨性提出了更高要求。为确保竞争性谈判过程的公平、公正、公开，防范潜在风险，提升采购质量与效率，特制定本操作规程与管理办法。本办法旨在为相关从业人员提供清晰的行动指引，明确各环节要点，强化过程管控，以期最大限度发挥竞争性谈判的制度效能。

一、总则与适用范围

（一）基本原则

竞争性谈判应严格遵循以下核心原则：

1.合规性原则：全过程必须符合国家相关法律法规及组织内部采购政策的要求，确保程序正当。

2.公平竞争原则：为所有符合条件的潜在供应商提供平等参与机会，不得设置不合理壁垒或歧视性条款。

3.效益优先原则：在保证质量和服务的前提下，追求采购成本的最优化和综合效益的最大化。

4.诚实信用原则：采购方与供应商均应恪守承诺，秉持诚信态度参与谈判与后续合作。

5.保密原则：对谈判过程中的商业秘密、技术信息及未公开的评审信息等予以严格保密。

（二）适用范围界定

本办法适用于组织内采用竞争性谈判方式进行的各类货物、服务及工程类采购活动。通常情况下，符合以下特征之一的采购项目，可考虑采用竞争性谈判：

*招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；

*技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

*采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

*不能事先计算出价格总额的。

具体的适用标准，应结合组织实际及采购项目的具体特点，由采购管理部门按权限审核确定。

二、组织与职责

（一）采购管理部门

采购管理部门是竞争性谈判活动的归口管理和组织实施部门，主要职责包括：

*制定和完善竞争性谈判相关的制度与流程；

*组织、协调和监督竞争性谈判的全过程；

*负责谈判文件的审核与发布；

*组织组建谈判小组；

*办理供应商的邀请、资格审查事宜；

*负责采购合同的审核、签订及履约跟踪的协调；

*处理采购过程中的质疑与投诉（如需）。

（二）需求部门

需求部门是采购项目的发起者和最终使用者，其主要职责为：

*提出明确、合规的采购需求，包括技术规格、服务标准、数量、交付期等；

*参与谈判文件中技术部分的编制与审核；

*推荐或参与选择潜在供应商（如适用）；

*委派代表参与谈判小组，提供专业技术支持；

*参与对供应商履约情况的验收与评价。

（三）谈判小组

谈判小组是竞争性谈判的具体执行机构，其组成与职责如下：

*一般由采购管理部门代表、需求部门的技术或业务专家组成，必要时可邀请财务、法律等其他领域专家参与。成员人数应为三人以上单数。

*负责审阅谈判文件，提出完善建议；

*与符合资格条件的供应商进行实质性谈判；

*负责评审供应商的响应文件及最终报价；

*向采购管理部门提交评审报告及成交候选人建议。

谈判小组成员应独立履行职责，客观公正地参与谈判与评审。

（四）监督与审计部门

监督与审计部门对竞争性谈判活动的全过程进行监督，确保程序合规、行为规范，防范廉政风险。

三、操作规程

（一）采购项目立项与审批

需求部门根据实际业务需要，填写采购申请表，明确采购项目名称、预算金额、需求明细、建议采购方式等，按组织规定的审批权限报请审批。采购管理部门对采购申请的合规性进行审核。

（二）谈判文件的编制与审核

1.编制要求：谈判文件应包括采购项目的商务条款、技术需求、谈判程序、评审标准、合同主要条款、报价要求等核心内容。文件应表述清晰、准确，避免歧义，同时应具备一定的灵活性以适应谈判过程。

2.审核流程：谈判文件由采购管理部门会同需求部门共同编制，必要时征询法律、财务等部门意见。编制完成后，按规定进行内部审核，确保其合规性、完整性和准确性。

（三）邀请供应商与资格审查

1.邀请方式：采购管理部门可根据项目特点和市场情况，通过发布竞争性谈判公告（适用于公开邀请）或向不少于三家符合相应资格条件的潜在供应商发出书面谈判邀请书（适用于邀请邀请）的方式征集供应商。

2.资格审查：供应商应按要求提交资格证明文件。谈判小组（或采购管理部门）负责对供应商的资格进行审查，重点关注其营业执照、相关资质、生产能力、财务状况、类似项目业绩、信誉等，确定符合条件的供应商名单。只有通过资格审查的供应商方可进入谈判环节。

（四）谈判准备与初始报价

1.采购管理部门向通过资格审查的供应商提供谈判文件，并组织答疑，确保供应商充分理解采购需求。

2.供应