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建筑工程监理档案管理规范及模板

前言

建筑工程监理档案是监理工作的直接成果体现，是对工程建设全过程实施监理的真实记录，亦是工程质量终身责任制的重要依据。规范监理档案管理，不仅能有效提升监理工作的标准化、精细化水平，更能为工程竣工验收、后期维护、事故追溯及法律纠纷处理提供不可或缺的原始凭证。本规范旨在明确建筑工程监理档案管理的基本要求、工作流程及标准模板，以期为监理单位及相关从业人员提供系统性的指导，确保监理档案的完整性、真实性、规范性和可追溯性。

一、监理档案管理的基本原则与重要性

（一）基本原则

监理档案管理应遵循以下核心原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映工程监理活动的实际情况，数据准确，依据充分，不得虚构、篡改或伪造。

2.完整性原则：监理工作各环节形成的具有保存价值的文件材料均应纳入管理，确保档案的系统性和连续性。

3.规范性原则：档案的形成、收集、整理、组卷、归档、保管、利用等各环节均应符合相关标准和规定，做到格式统一、手续完备、条理清晰。

4.及时性原则：监理文件材料应随工程进度及时形成、收集和整理，避免事后补编，确保信息的时效性和准确性。

5.安全性原则：采取有效措施，保障档案在形成、流转、保管过程中的安全，防止失泄密、损坏或丢失。

（二）重要性

监理档案作为工程建设的“记忆”，其重要性不言而喻：

1.过程追溯依据：详实记录监理工作的决策过程、检查情况、指令下达与落实情况，为追溯工程质量问题、安全责任提供直接证据。

2.竣工验收基础：是工程竣工验收备案的必备资料之一，其质量直接影响竣工验收的顺利进行。

3.经验积累载体：为后续类似工程监理工作提供借鉴，促进监理单位技术水平和管理能力的提升。

4.法律维权保障：在涉及工程合同纠纷、质量事故等法律事务时，监理档案是维护监理单位及相关方合法权益的重要法律文书。

二、监理档案的构成与分类

监理档案内容丰富，应根据工程特点和监理合同约定进行系统分类。一般可分为以下主要类别：

（一）合同文件类

1.监理委托合同及附件；

2.施工合同（副本或关键部分复印件）；

3.勘察、设计合同（副本或关键部分复印件）；

4.材料设备采购合同（与监理工作相关的部分）；

5.各类补充协议、变更协议等。

（二）勘察设计文件类

1.工程地质勘察报告、水文地质资料；

2.经审查批准的设计文件（含初步设计、技术设计、施工图设计图纸、设计说明、设计变更单、洽商记录等）；

3.施工图审查合格书及审查意见回复。

（三）监理规划与实施细则类

1.监理规划（经审批）；

2.监理实施细则（针对关键部位、关键工序等，经审批）。

（四）监理通知单、联系单及回复类

1.监理通知单（监理工程师通知单、工程暂停令等）及施工单位回复；

2.监理工作联系单及相关单位回复；

3.工程变更单及确认文件。

（五）会议纪要类

1.第一次工地会议纪要；

2.监理例会纪要；

3.专题会议纪要（如质量、安全、进度专题会议等）。

（六）监理报告类

1.监理月报；

2.监理周报（如需）；

3.监理工作总结报告（阶段性、竣工）；

4.质量评估报告（分部分项工程、单位工程、竣工预验收）；

5.其他专项报告（如安全专项报告、事故调查报告等）。

（七）验收记录与报告类

1.施工组织设计（方案）报审表及审批意见；

2.分包单位资格报审表及审批意见；

3.测量放线成果报验表及复核记录；

4.工程材料、构配件、设备报审表及质量证明文件、检验报告；

5.检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录及监理验收意见；

6.单位工程竣工验收记录及监理评估意见；

7.隐蔽工程验收记录。

（八）监理日志与监理月报类

1.监理日志（每位监理人员每日记录）；

2.监理月报（按月编制，报建设单位）。

（九）其他文件材料类

1.监理单位资质文件、项目监理机构人员任命及资质证书；

2.建设单位提供的指令、通知、批复等文件；

3.与工程有关的照片、音像资料（注明拍摄时间、地点、事由等）；

4.工程质量保修书；

5.其他具有保存价值的文件材料。

三、监理文件材料的形成与收集

（一）文件材料的形成

监理文件材料的形成应符合国家现行法律法规、标准规范及合同约定，做到：

1.规范性：文件格式、内容、签署、编号等应符合规定。例如，监理通知单应采用规范格式，明确事由、依据、要求及整改期限，并由总监理工程师或其授权的专业监理工程师签发。

2.准确性：文件内容应真实、数据准确、逻辑清晰、语言简练。

3.及时性：随工程进度或监理工作开展及时形成，不得拖延或事后补编。

4.完整性：相关文件应配套齐全，如监理