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企业合同管理标准流程手册

前言

在现代商业活动中，合同是企业之间确立、变更、终止民事权利义务关系的基本法律文件，是企业运营的生命线与风险的防火墙。规范、高效的合同管理，不仅能保障企业合法权益，降低经营风险，更能提升企业整体运营效率与商业信誉。本手册旨在通过建立一套标准化、系统化的合同管理流程，为企业各部门在合同的全生命周期管理中提供清晰指引，确保合同从需求发起至履行完毕（或终止）的各个环节均得到有效控制与规范运作。

本手册适用于企业内所有涉及合同订立、履行、变更、终止、归档等管理活动的部门及人员。全体相关人员均应认真学习、严格遵守本手册规定，共同维护企业的合法权益，促进企业持续、健康、稳定发展。

一、合同准备与立项阶段

合同的准备与立项是合同管理的起点，其质量直接影响后续合同的谈判、履行及风险控制。此阶段的核心在于明确合同目的、评估可行性并选定合适的合作对象。

1.1需求发起与评估

业务部门根据实际经营需要，发起合同需求。需求应明确、具体，包括但不限于：合作背景、合同标的、主要权利义务、期望达成的目标、预算范围、拟合作期限等。发起部门需对需求的必要性、可行性进行初步评估，确保合同的签订符合企业整体战略及当前业务发展方向。

1.2立项审批

对于重大或战略性合同，在正式启动前应履行立项审批程序。立项申请需详细说明项目概况、预期效益、主要风险及应对措施等，按企业规定的审批权限报请相关领导审批。立项审批通过后，方可进入后续合同订立流程。

1.3相对方选择与背景调查

在选择合同相对方时，应综合考虑其资质、信誉、履约能力、财务状况等因素。必要时，应对相对方进行背景调查，可通过查阅公开信息、行业评价、历史合作记录或委托专业机构等方式进行，以降低合作风险。优先选择信誉良好、实力雄厚、无不良记录的合作伙伴。

1.4项目/合同小组组建（如适用）

对于复杂或重大合同，可根据需要组建专门的项目或合同小组，明确小组负责人及成员职责，协调推进合同谈判、起草、履行等各项工作。

二、合同谈判与起草阶段

合同谈判与起草是将合作意向转化为具体法律条款的关键环节，应力求条款明确、权责清晰、公平合理。

2.1谈判策略与方案制定

在谈判前，业务部门应会同相关部门（如法务、财务）制定谈判策略与方案，明确谈判目标、底线、主要争议点及应对措施。充分了解相对方的需求与关切，为谈判做好充分准备。

2.2合同文本的起草与拟定

2.3谈判过程记录与纪要

重要的谈判过程应有专人记录，形成谈判纪要。纪要应载明谈判时间、地点、参与人员、主要议题、达成的共识及未解决的争议等，并由各方参会代表签字确认，作为合同起草的重要依据。

三、合同审核与审批阶段

合同审核与审批是确保合同合法合规、防范风险的重要保障，需严格按照规定流程进行。

3.1内部审核

合同初稿完成后，由发起部门首先进行内部审核，确保合同内容与谈判结果一致，符合业务需求。随后，根据合同性质及金额大小，流转至相关职能部门进行专业审核，通常包括但不限于：

*财务部门：审核合同中的价格、支付方式、税务处理、发票开具、财务风险等相关条款。

*其他相关部门：如涉及技术问题，需经技术部门审核；涉及知识产权，需经知识产权管理部门审核等。

3.2审批流程

审核通过的合同，应按照企业规定的审批权限和流程，逐级报请相关领导审批。审批人应仔细审阅合同内容，重点关注合同的合规性、可行性、风险点及审批权限。审批意见应明确、具体。

四、合同签署与用印管理阶段

合同经最终审批通过后，方可进行签署与用印，此环节需严格遵守企业印章管理规定。

4.1签署前最终确认

4.2签署规范

合同应由法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理人签署合同的，应出具合法有效的授权委托书。签署应清晰可辨，使用不易褪色的笔具。自然人签字应同时注明日期；法人或其他组织签署应加盖公章（或合同专用章），并由法定代表人或授权代表签字，同时注明签署日期。

4.3用印申请与审批

企业印章的使用需履行严格的申请与审批手续。合同用印前，应由发起部门提交用印申请，经有权审批人批准后，方可到印章管理部门办理用印。印章管理人员应对照审批文件及合同文本进行核对，确认无误后方可用印。

4.4合同文本份数与分发

合同签署份数应根据实际需要确定，一般应保证合同各方均持有一份原件，并至少留存一份原件归档。合同签署完毕后，应及时将合同文本分发给各相关执行部门，并做好分发记录。

五、合同履行与跟踪阶段

合同的顺利履行是实现合同目的的关键，需对履行过程进行全程跟踪与管理。

5.1履约计划与交底

合同签署后，业务部门应制定详细的履约计划，明确各阶段的履约内容、时间节点、责任人及资源保障。并向相关履行人员进行合同交底，确保其充分理解合同条款、自身权利义务及履约注意事项。

5.2履约